TRABZON ÜNİVERSİTESİ DEVLET KONSERVATUVARI MÜDÜRLÜĞÜ PERSONEL GÖREV TANIMLARI Dokuman

trabzon üni̇versi̇tesi̇ devlet konservatuvari müdürlüğü personel görev tanimlari dokuman no: 09 dok. tarihi : 26.03.2021 sayfa ad

TRABZON ÜNİVERSİTESİ
DEVLET KONSERVATUVARI MÜDÜRLÜĞÜ
PERSONEL GÖREV TANIMLARI
Dokuman No: 09
Dok. Tarihi : 26.03.2021
Sayfa Adeti : 2
BİRİM
DEVLET KONSERVATUVARI
ALT BİRİM
İŞ UNVANI
Konservatuvar Sekreteri
BAĞLI OLDUĞU MAKAM
Konservatuvar Müdürlüğü
EMİR ALACAĞI MAKAM
Konservatuvar Müdürü
TEMEL GÖREVLERİ
Gelen/Giden evrakların günlük yazışmalarını yaptırmak. Kanun,
Yönetmelik ve Genelgeleri incelemek ve uygulamak, İhtiyaçları gözden
geçirerek yapılacak satın almaları gerçekleştirmek, Bütçeyi kontrol
etmek gerekli ödemeleri yapmak, Genel temizliği yaptırmak, Personelin
devam durumlarını takip etmek, Müdürlükçe verilecek diğer iş ve
işlemleri takip etmek.
GÖREV VE SORUMLULUKLARI
*
2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu’nun 51/ b, 51/c maddelerinin
gereğini yapar.
*
Konservatuardaki idari birimlerin mevzuata uygun ve düzen içinde
çalışmasını sağlar.
*
Konservatuar’ın üniversite içi ve dışı tüm idari işlerini yürütür,
istenildiğinde üst makamlara gerekli bilgileri sağlar,
*
Konservatuvar idari teşkilatında görevlendirilecek personel
hakkında Konservatuvar Müdürüne öneride bulunur.
*
Kurum içi ve kurum dışı yazışmaların yürütülmesini sağlar.
*
Akademik Genel Kurul, Konservatuvar Kurulu, Konservatuvar Yönetim
Kurulu ve Konservatuvar Disiplin Kurulu gündemini hazırlar ve
ilgililere duyurur. Raportörlüğünü yapar. Karar ve tutanaklarını
hazırlar, uygulanmasını sağlar.
*
Konservatuvar bina ve tesislerinin kullanılabilir durumda
tutulmasını sağlar; gerekli bakım ve onarım işlerini takip eder;
ısınma, aydınlatma, temizlik vb hizmetlerin yürütülmesini sağlar.
*
Çalışma odalarının düzenlenmesi ve dağıtılması çalışmalarına
katılmak,
*
Eğitim ve öğretim faaliyetleri ile yönetim görevlerinde kullanılan
makine ve teçhizatın, hizmet araçlarının periyodik bakım ve
onarımlarını yaptırır.
*
Konservatuvara gelen ilan ve duyurulardan ilgilileri haberdar
eder.
*
Konservatuvar ile ilgili istatistiklerin derlenmesini ve
güncellenmesini sağlar.
*
Resmi evrakları tasdik eder. Evrakların elemanlardan teslim
alınması ve arşivlenmesini sağlar.
*
Öğrenci işleri, kütüphane gibi birimlerin düzenli çalışmasını;
bütün tüketim -demirbaş malzeme ve materyallerin temini ve
kullanılmasına kadar geçen işleyişi yönetir.
*
Öğrencilere gerekli sosyal hizmetlerin sağlanmasında yardımcı
olur, Konservatuvar faaliyet raporunun hazırlanmasına yardım eder.
*
Konservatuvara alınacak akademik personelin sınav işlemlerinin
takibi ve sonuçlarının Rektörlüğe iletilmesini sağlar. Akademik
Personelin görev sürelerinin uzatılmasında gerekli uyarıları yapar
ve zamanında yerine getirilmesini sağlar.
*
Dikey geçiş başvuru formlarını kontrolü., imzalanması, teslim
alınması, listelenmesi, başvuru formlarını ve dekontları
toplayarak ÖSYM’ye gönderilmesini sağlar.
*
Konservatuvar personelinin özlük haklarına ilişkin uygulamaları
takip eder.
*
Gerektiği zaman güvenlik önlemlerinin alınmasına yardımcı olur.
*
İdari personelin görev ve işlerini denetler, eğitilmelerini
sağlar.
*
İdari personele ve öğrencilere mevzuat hakkında bilgi verir.
*
Tüm birimlerden gelen İdari ve Mali işler evraklarını ve diğer her
türlü evrakı kontrol eder, gereği için hazırlıklar yapar.
Gerçekleştirme Görevlisi olarak mali işleri yürütür,
*
Personelin özlük dosyalarının oluşumunu ve korunmasını sağlar.
*
Personelin izinlerini planlar ve sağlık raporlarını takip ederek
yasal prosedürleri uygular.
*
Öğrenci ve personelden gelen dilekçeleri ilgili yerlere
yönlendirir ve gerekeni yapar.
*
Müdürlükçe verilecek diğer görevleri yapar.
İŞ ÇIKTISI
Yetki ve sorumlulukları dâhilinde yapılan iş ve işlemlere ilişkin
Konservatuvar müdürüne sunulmaya hazır, kontrol edilmiş her türlü
yazı, belge, form, liste, onay, duyuru, rapor.
BİLGİ KAYNAKLARI
İşin gerçekleşmesi sırasında ihtiyaç duyulan bilgileri:
* Resmi yazılar, Kanunlar, yönetmelik ve tamimler
* Yazılı ve sözlü talimatlar
* Havale edilen işlemler, hazırlanan çalışmalar
Bilgilerin temin edileceği yerler:
* Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı, Fakülte Sekreteri, Şube
Müdürü, Yazı İşleri Birimi, Tahakkuk Birimi, Öğretim
Elemanları, Dekan ve Yardımcıları, Bölüm Başkanı ve
Yardımcıları, Bilgi İşlem Birimi
Bilginin şekli:
* Kanun, genelge, yönetmelik, yazı, telefon, e-mail, yazılı ve
görsel yayın organları, yüz yüze görüşme.
İLETİŞİM İÇERİSİNDE
OLUNAN BİRİMLER
Diğer Bölüm Sekreterleri, Konservatuvar Sekreteri, Şube Müdürü, Yazı
İşleri, Tahakkuk, Bilgi İşlem, Öğrenci İşleri Bürosu, Sosyal
Bilimler Enstitüsü, İhtiyaç duyulan diğer Fakülte ve birimler
İLETİŞİM ŞEKLİ
Yazı, telefon, internet, yüz yüze görüşme.
ÇALIMA ORTAMI
Konservatuvar sekreterliği odası
ÇALIŞMA SAATLERİ
08.00-12.00 – 13.00-17.00 (İş yoğunluğu olması halinde çalışma
saatleri artırılabilir.