Casos De Éxito Microsoft Microsoft® Windows® XP Tablet PC

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Casos de Éxito Microsoft
Microsoft® Windows® XP Tablet PC Edition

Un Ministerio digitalizado
Resumen
País: España
Sector: Administración Pública
Perfil del Cliente
El MCYT dirige la política de fomento y coordinación general de la
investigación científica y técnica, del desarrollo tecnológico y de la
ordenación de las comunicaciones.
Situación
Todos los procesos de tramitación se realizaban en papel. A mediados
de 2003 se planteó digitalizar todo el proceso de gestión documental.
Solución
Una nueva solución de gestión documental dirigida a los órganos
colegiados, basada en Microsoft SharePoint Portal Server 2003, y los
equipos Tablet PC de Microsoft, fueron la clave del proyecto.
Beneficios
*
Aumento de la productividad.
*
Mejor gestión de la documentación.
*
Disminución de los errores.
*
Integración total.
"El Tablet PC supone un ahorro de tiempo: los usuarios pueden acceder
a través del navegador de Internet y en tiempo real a todas sus
aplicaciones".
Carlos Turmo, subdirector general de Sistemas de Información del
Ministerio de Ciencia y Tecnología.
Los responsables del Ministerio de Ciencia y Tecnología perseguían un
objetivo claro: dotar al Ministerio de una herramienta que
centralizase toda la información y permitiese establecer un marco de
colaboración común para el personal que trabaja en la preparación de
las comisiones. La empresa Renacimiento, compañía de servicios
especializada en Tecnologías de la Información, fue la encargada de
desarrollar la nueva aplicación. Basada en Microsoft SharePoint Portal
Server 2003, la solución permite crear y gestionar documentos en
formato digital, que son transferidos a equipos Tablet PC. Esta mejora
en la gestión de la documentación se ha traducido en un importante
aumento de productividad para el Ministerio.


Situación
“Desde la creación del Ministerio de
“El Tablet PC proporciona un gran valor añadido al proyecto, ya que es
una herramienta de productividad muy elevada y que mejora la gestión
del conocimiento de cualquier organización”.
Carlos Turmo, subdirector general de Sistemas de Información del
Ministerio de Ciencia y Tecnología.
Ciencia y Tecnología, en abril de 2000, todos los procesos de
tramitación se han venido realizando en papel, por lo que, a mediados
de 2003 se planteó llevar a cabo toda la gestión documental a través
de herramientas informáticas, y emplear el Tablet PC como instrumento
para que los altos cargos manejasen únicamente documentación
electrónica y pudieran prescindir del papel”, explica Carlos Turmo,
subdirector general de Sistemas de Información del Ministerio de
Ciencia y Tecnología.
Por ello, se decidió desarrollar una aplicación que permitiese crear y
gestionar toda la documentación digital para que pudiera ser editada,
corregida y ampliada por el personal autorizado. La documentación
final sería transferida a los equipos Tablet PC de los altos cargos.
Solución
El pasado 7 de noviembre, el por entonces ministro de Ciencia y
Tecnología, Juan Costa, acudió a su cita semanal del Consejo de
Ministros con mucho menos peso de lo habitual. Toda la información
sobre el Plan Nacional de I+D+i 2004-2007, nuevo eje estratégico de la
política española de investigación científica para los próximos cuatro
años, se encontraba digitalizada en un Tablet PC dotado con Microsoft
Windows XP Edition. Este dispositivo sustituía a la tradicional
documentación en papel que ha acompañado tanto a él como a los
anteriores ministros de Ciencia y Tecnología cada vez que han
presentado un nuevo proyecto ante este órgano. Gracias a la pantalla
táctil, Juan Costa realizó manualmente todas las puntualizaciones
pertinentes antes de que el consejo diese luz verde al nuevo Plan
Nacional. Después, compareció ante los periodistas e hizo una
presentación en Microsoft PowerPoint, también con su Tablet PC.
El nuevo sistema de gestión facilita el acceso a toda la documentación
necesaria para las reuniones en el Consejo de Ministros, así como para
la Comisión General de Secretarios de Estado y Subsecretarios, la
Comisión de Política Económica y la Comisión Delegada del Gobierno
para Asuntos Económicos.
“Este dispositivo constituye un ahorro de tiempo, ya que gracias a
tecnologías inalámbricas como Wi-Fi y GPRS, los usuarios pueden
acceder a través del navegador de Internet y en tiempo real a la nueva
aplicación de gestión documental disponible en la intranet del
Ministerio, y a otras herramientas de gran valor para su gestión
diaria, como el correo electrónico”, sostiene Carlos Turmo. “Son dos
proyectos en uno, y ambos plenamente complementarios”, agrega el
subdirector de S
“Antes se empleaba un procedimiento poco práctico y lento basado en el
tradicional intercambio de documentación en papel".
Pilar Matellano, consultora de Renacimiento.
istemas de Información del Ministerio: “Por un lado, se encuentra la
solución de gestión documental, dirigida a los órganos colegiados y,
por otro, las posibilidades de movilidad que ofrece el Tablet PC, una
herramienta que podemos considerar como la cabeza visible de esta
iniciativa”.
La compañía Renacimiento, empresa de servicios especializada en el
ámbito de las tecnologías de la información, ha sido la encargada de
desarrollar la aplicación. El software de base ha sido Microsoft
SharePoint Portal Server 2003 sobre Microsoft Windows Server 2003.
También se han utilizado Microsoft Office System 2003, Microsoft
Visual Studio .NET 2003, Microsoft IIS 6.0 y Microsoft SQL Server
2000. Todo ello, sobre la tecnología Microsoft .NET.
“Para la elección de la plataforma Microsoft se tuvo en cuenta, por un
lado, el entorno tecnológico existente en el Ministerio, así como la
conexión del nuevo sistema con otros proyectos ya en marcha; y por
otro, la penetración de los productos Microsoft en el mercado”, afirma
Cristina del Caño, jefa del Área Informática de la Subdirección
General de Sistemas de Información del Ministerio de Ciencia y
Tecnología.
La puesta en marcha del sistema ha significado una transformación
total del proceso de preparación de las comisiones en el Ministerio.
“Antes se empleaba un procedimiento poco práctico y lento basado en el
tradicional intercambio de documentación en papel. Con la nueva
aplicación, se dan de alta todas las comisiones y es posible adjuntar
la documentación necesaria para la realización de cada una de forma
centralizada y automatizada”, sostiene Pilar Matellano, consultora de
Renacimiento.
El objetivo del sistema era, por tanto, dotar al Ministerio de una
herramienta que centralizase toda la información y permitiese
establecer un marco de colaboración común para el personal que trabaja
con la documentación relacionada con la preparación de las comisiones.
El flujo de trabajo comienza en la Secretaría General Técnica del
Ministerio de Ciencia y Tecnología, el departamento encargado de
generar todos los proyectos de esta cartera y, por tanto, de dar de
alta las distintas comisiones. “Una vez que se ha creado una comisión
en la plataforma de gestión documental, se adjunta al unísono el
primer borrador de esa comisión, así como toda la documentación
necesaria, y se dan de alta los puntos del orden del día o asuntos que
se van a tratar”, explica Matellano. A partir de ese momento se
establece un riguroso calendario para modificar y revisar digitalmente
tanto el borrador original como la documentación adjunta. “Cuando todo
ha sido perfectamente
“El Tablet PC proporciona un gran valor añadido al proyecto, ya que es
una herramienta de productividad muy elevada, que mejora
la gestión del conocimiento de cualquier organización”.
Carlos Turmo, subdirector genera de Sistemas
de Información del Ministerio de Ciencia y Tecnología.
revisado se cierra la comisión. Esto significa que ya está preparada
para que el Ministro, los Secretarios de Estado correspondientes o el
Subsecretario acudan a la reunión con la versión ampliada y corregida
del documento”, señala Enrique de la Torre, director comercial de
Renacimiento.
Pero, ¿por qué eligieron Tablet PC? Enrique de la Torre lo justifica
así: “Es el instrumento informático más pequeño que existe en el
mercado, con una pantalla suficientemente grande”. Una opinión
compartida por Carlos Turmo, quien señala que si se hubiese escogido
otro equipo, como un ordenador portátil, el sistema no podría contar
con funcionalidades básicas para un alto cargo a la hora de mejorar su
operatividad, como la posibilidad de realizar anotaciones a mano: “El
Tablet PC proporciona un gran valor añadido al proyecto, ya que es una
herramienta de productividad muy elevada y que mejora la gestión del
conocimiento de cualquier organización”.
La implantación del nuevo sistema de gestión documental concluyó a
finales de noviembre de 2003 con la entrega de Tablet PCs a diez altos
cargos, aunque ya se está contemplando la posibilidad de extender el
programa a otros órganos del Ministerio. Los responsables de
Renacimiento, por su parte, confían en que la iniciativa, pionera en
una administración pública, sea empleada por otros organismos. “Nos
encantaría que en un futuro no muy lejano todos los ministerios
implantaran este sistema de tal forma que al menos los ministros y
altos cargos acudan a sus reuniones únicamente con un Tablet PC en su
cartera”, apunta Enrique de la Torre. Esta posibilidad es contemplada
también por el subdirector general de Sistemas de Información del
Ministerio de Ciencia y Tecnología: “La solución es totalmente
horizontal, con el propósito de que pueda ser utilizada por cualquier
organización. Además, quedará disponible para las posteriores
administraciones que deseen emplearla”.
Por ahora, el Ministerio tiene previsto potenciar las funcionalidades
del nuevo sistema de gestión y extenderlo a otras aplicaciones. “El
objetivo es utilizar SharePoint Portal Server 2003 como base para ir
añadiendo otras funcionalidades que sean de utilidad, como Portal del
Empleado, agenda telefónica, etcétera”, explica De la Torre.
En una siguiente fase, según Cristina del Caño, se realizará una
sincronización inversa del sistema de gestión documental: “Se crearán
portales por grupos de audiencia en los que se volcará la información
que se ha incorporado a la documentación inicial de la comisión. Una
fase en la que esperamos se empiece a aplicar al máximo el concepto de
trabajo en grupo”.
Beneficios
• Aumento
"Microsoft SharePoint Portal Server es una excelente solución de
gestión documental y de creación de portales corporativos".
Juan Antonio Martín, managing consultant de Renacimiento
de la productividad.
Esta nueva metodología de trabajo se ha traducido en un aumento de la
productividad, ya que los empleados tienen un acceso más rápido a la
información que necesitan para la toma de decisiones.
• Mejor gestión de la documentación.
A este beneficio, Carlos Turmo añade “una mejora de la gestión de la
documentación de los órganos del Ministerio, ya que el nuevo sistema
agiliza la creación de documentación para cada comisión, permite
guardar históricos de todas las revisiones y genera un feedback con la
opción para incluir anotaciones”. Así, cuando los altos cargos asistan
a las reuniones, en lugar de llevar consigo un gran volumen de
información en formato impreso dispondrán de las últimas versiones
digitalizadas de los documentos relacionados con la comisión. “Gracias
al Tablet PC, los usuarios ven toda la documentación de una forma
bastante amigable, pueden consultar cómodamente la información e
incluir anotaciones y comentarios”, afirma Pilar Matellano.
Para los responsables de Renacimiento, gran parte del éxito de la
nueva aplicación se debe a la utilización de la tecnología Microsoft y
en concreto del software Microsoft SharePoint Portal Server 2003. En
opinión de Juan Antonio Martín, managing consultant de la compañía,
“se trata de una excelente solución de gestión documental y de
creación de portales corporativos, por lo que ha resultado ideal en un
escenario como el del Ministerio de Ciencia y Tecnología”.
Otro aspecto importante de la aplicación es la gran potencia de
búsqueda documental que proporciona. Así, el personal autorizado puede
realizar búsquedas de documentos utilizando cualquiera de los campos
que componen los metadatos de la información. Junto a SharePoint
Portal Server 2003, Cristina del Caño, hace especial hincapié en el
entorno de desarrollo que ofrece la plataforma Visual Studio .NET y
.NET Framework: “Proporciona una alta productividad en la creación de
sistemas en los que el mundo documental y el relacional tienen una
estrecha relación”.
• Disminución de los errores.
“A lo largo de todo el proceso de elaboración del documento final que
irá a una comisión intervienen muchos actores que tienen potestad para
modificarlo”, explica Enrique de la Torre. “Anteriormente todo se
realizaba con documentación en papel, lo que generaba problemas como
confusión por la existencia de varias versiones. Con el nuevo
procedimiento, los documentos permanecen en un único lugar y se
modifican tantas veces como sea necesario, de tal forma que cada
cambio queda perfectamente señalado. El sistema guarda todas las
versiones e informa sobre cuál es la última, así como quiénes la han
visto o han añadido anotaciones”, señala de la Torre. “Toda la
documentación que antes iba físicamente de un lado a otro, ahora no se
mueve, y se encuentra digitalizada en un servidor Web”, puntualiza
Pilar Matellano.
• Integración total.
Enrique de la Torre subraya “la perfecta integración del sistema con
Microsoft Office System 2003, lo que garantiza un óptimo
funcionamiento de la herramienta”. Por su parte, Pilar Matellano
destaca la completa funcionalidad que ofrece Microsoft SharePoint
Portal Server 2003, “con ventajas como poder acceder rápidamente a
toda la información, proteger y desproteger documentos, anexar
comentarios y visualizar determinados contenidos en función del
usuario”.
Para Carlos Turmo, del Ministerio de Ciencia y Tecnología, otro
aspecto a destacar es la rapidez con la que se ha desarrollado el
proyecto y la sencilla integración dentro de la organización. En su
opinión, esto se ha logrado, en gran parte, gracias a la mínima curva
de aprendizaje que requieren la nueva herramienta y el Tablet PC.
“Cualquier persona autorizada puede utilizar el sistema sin problemas,
ya que su funcionamiento es muy similar al de los entornos
tradicionales de Office. El mayor reto que planteaba el proyecto era
lograr que el alto cargo aprendiese a manejar la aplicación en poco
tiempo y que no se viese envuelto en complejas dificultades
operativas; un handicap que hubiese convertido al sistema en
inviable”, puntualiza Carlos Turmo.
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Fecha de Publicación: abril, 2004
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