Aportaciones En Especie Diciembre 2009 Departamento Logístico Acción Contra

aportaciones en especie diciembre 2009 departamento logístico acción contra el hambre historia de revisió

Aportaciones en especie
Diciembre 2009

Departamento Logístico
Acción contra el Hambre
Historia de revisión del documento:
Fecha revisión
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14 Diciembre 2009
Almudena Bartayres
Creación del documento
Notes:
Tabla de contenidos:
1. Definición 6
2. Procedimiento 6
3. Contabilización en SAGA 7
3.1. Caso 1: Contrato único 7
3.2. Caso 2: Contrato mixto 8
3.3. Caso 3: Cofinanciación y valorización 8
4. PRUEBA. PROCEDIMIENTO APORTACIONES EN ESPECIE 9
1.Definición
============
Se consideran aportaciones no dinerarias (o en especie) aquellas que
no se realizan en metálico y, que por tanto, consisten en bienes,
servicios u obras, siempre que sean susceptibles de valoración
económica y que sean transmisibles.
En Acción contra el Hambre, la gestión financiera de las aportaciones
en especie supone 3 tipos de casos:
*
El contrato firmado entre el donante y Acción contra el Hambre
prevé solamente la donación de bienes, servicios u obras. Este
contrato no prevé transferencias monetarias del donante hacia
Acción contra el Hambre.
*
El contrato firmado entre el donante y Acción contra el Hambre es
un contrato mixto. En este caso, el donante otorga una subvención
a Acción contra el Hambre a través de un presupuesto firmado y a
la vez prevé la donación de materiales, servicios u obras.
*
El contrato firmado entre el donante y Acción contra el Hambre
prevé una cofinanciación contractual del proyecto objeto del
contrato. En este caso, el donante financia solamente una parte
del proyecto presentado por Acción contra el Hambre, pero no su
totalidad. Algunos donantes permiten aportaciones en especie como
justificantes de la cofinanciación (verificar los guidelines del
donante para cada propuesta presentada). Las aportaciones en
especie aceptadas por el donante como cofinanciación pueden ser
solamente parte de la aportación del Socio Local o de las personas
beneficiarias (ej. Donante Gobierno de Navarra), como puede ser
también de Acción contra el Hambre (ej. AECID – Agencia Española
de Cooperación Internacional al Desarrollo). Algunos donantes no
aceptan aportaciones en especie como justificantes de una
cofinanciación exigida contractualmente (ej. ECHO – Departamento
de Ayuda Humanitaria de la Comisión Europea).
2.Procedimiento
===============
Como para cualquier contrato de financiación:
*
1) no se puede parametrizar en SAGA un contrato de financiación
para aportaciones en especie sin disponer de la copia del contrato
de financiación (o Acuerdo de Colaboración) firmado entre el
donante y Acción contra el Hambre
*
el Coordinador Administrativo debe enviar la propuesta de
codificación del contrato de financiación – así como la
codificación de sus líneas financieras - a su Gestor Financiero en
Sede. El Gestor Financiero valida las líneas propuestas y comunica
el código SAGA-Agresso del nuevo contrato.
3.Contabilización en SAGA
=========================
3.1.Caso 1: Contrato único
--------------------------
*
Se debe abrir un contrato de financiación en SAGA.
*
Se debe abrir un único capitulo “Aportaciones en especie”, con
código SAGA “Z”
*
Se deben abrir las líneas de este capítulo, empezando por ZA00,
ZA01, ZA02, ZA03, etc…
*
Los códigos contables a usar para la parametrización de estas
líneas son los siguientes:
6550
USO DE CONTRIBUCIONES EN ESPECIE
655000
(EQUIPAMIENTO) DONACIONES EN ESPECIE DE EQUIPAMIENTOS
Donaciones de equipos a añadir al inventario de los equipos en la
misión y a amortizar (en caso de que fuera requerido). Motos,
vehículos, ordenadores,…
655001
CONTRIBUCIONES EN ESPECIE DE SERVICIOS
Contribuciones de cualquier tipo de servicios (alquiler de oficina,
sala de formación, estudios,…) o de trabajo laboral
655002
CONTRIBUCIONES EN ESPECIE DE MATERIALES
Contribuciones de materiales (vacunas, comida, semillas, medicinas,…)
El importe a indicar por línea es el importe que aparece en el
contrato de financiación firmado entre Acción contra el Hambre y el
donante. Si el contrato no precisa importes sino solo la naturaleza de
los bienes, servicios u obras, es muy recomendable solicitar al
donante el valor monetario correspondiente (aunque sea una carta
firmada por el donante y no un anexo del contrato). Si el donante no
puede dar esta información antes de la finalización del contrato, el
importe indicado por línea en SAGA debe ser de 0, ya que hemos de
tener siempre una justificación sobre la contabilización de la
valorización.
Con la validación en Sede del Gestor Financiero de la misión, abrir o
crear el Libro Extra Contable EVAL en SAGA. Referirse a la sección del
Kit admin. “Crear un libro en SAGA”.
No se puede registrar aportaciones en especie en SAGA sin disponer de
la lista detallada, firmada por el donante, de los bienes, servicios y
obras, dados por el Donante a Acción contra el Hambre con su
equivalencia en moneda.
*
Introducir en SAGA las escrituras correspondientes a la lista
transmitida por el donante en el libro EVAL del mes de la
contabilidad en curso
Después de haber registrado las escrituras de las aportaciones en
especie en SAGA en el libro EVAL, se debe pasar una escritura
correspondiente al ingreso que representa estas aportaciones en
especie.
*
Crédito de la clase 437200, CONTRIBUCIONES EN ESPECIE EN EL
TERRENO para el importe total correspondiente a las aportaciones
en especie registradas previamente y correspondientes a un solo
contrato de financiación (importe total indicado en la lista
detallada transmitida por el donante, con la equivalencia en
moneda)
*
El libro EVAL debe siempre tener un saldo final a 0 (tal como los
libros EDOM, EOD, el contrato Z5, etc…), ya que es un libro
extracontable que no supone movimientos de tesorería en la misión.
3.2.Caso 2: Contrato mixto
--------------------------
*
Se debe abrir normalmente un contrato de financiación en SAGA que
corresponde al contrato firmado con el donante
*
Para las líneas “no valorizadas”, se debe abrir un capitulo
“Costes directos”, con los códigos SAGA A,B,C,…(esta codificación
es la “clásica” y la mas usada)
*
Se parametrizan las líneas del capítulo Costes Directos de manera
conforme al contrato de financiación firmado entre el donante y
Acción contra el Hambre (Anexo Presupuesto del Contrato de
financiación). Estas líneas corresponden a transferencias de
dinero de parte del donante hacia Acción contra el Hambre.
*
En este mismo contrato, se debe abrir un capitulo “Aportaciones en
especie”, con código SAGA “Z”. Estas líneas corresponden a
donación de bienes, servicios u obras y no prevén transferencias
monetarias del donante hacia Acción contra el Hambre. Las líneas
de este capítulo, las aportaciones en especie y el ingreso
correspondiente se registran en SAGA de la misma forma que en el
caso 1.
Excepción del Caso 2: puede ocurrir (por ejemplo con el donante UNICEF
en algunos países), aunque sean pocas veces, que el presupuesto
firmado con el donante contemple a la vez subvención y aportaciones en
especie dentro de los costes directos. En este caso, las aportaciones
en especie deben registrarse en una línea incluida dentro de los
costes directos para que el porcentaje de los costes indirectos se
aplique también sobre las aportaciones en especie (y no en un capitulo
“Aportaciones en especie” con líneas empezando por Z en lo cual no se
aplica el porcentaje de costes indirectos).
3.3.Caso 3: Cofinanciación y valorización
-----------------------------------------
*
Se debe abrir un contrato de financiación en SAGA con código de
donante “H8, COFINANCIACIÓN NO ACCIÓN CONTRA EL HAMBRE ”
*
Se debe abrir un capitulo “Costes directos”, con los códigos SAGA
clásicos A,B,C,…
*
Se parametrizan las líneas del capítulo Costes Directos de manera
conforme a la parte de cofinanciación prevista en el contrato de
financiación firmado entre el donante y Acción contra el Hambre
(Anexo Presupuesto del Contrato de financiación). Estas líneas no
corresponden a transferencias de dinero de parte del donante hacia
Acción contra el Hambre sino a aportaciones de organizaciones
distintas de Acción contra el Hambre (socio local, otra ONG,
institución…) para un proyecto gestionado por Acción contra el
Hambre y en lo cual intervienen como actores del proyecto
*
En este mismo contrato, se debe abrir un capitulo “Aportaciones en
especie”, con código SAGA “Z”. Estas líneas corresponden a
donación de bienes, servicios u obras y no prevén transferencias
monetarias del donante hacia Acción contra el Hambre. Las líneas
de este capítulo, las aportaciones en especie y el ingreso
correspondiente se registran en SAGA de la misma forma que en el
caso 1.
*
No se debe parametrizar una línea de costes indirectos para este
tipo de contrato con código de donante H8. Un contrato H8 no
supone transferencias de dinero de parte del donante hacia Acción
contra el Hambre y por esta razón, no es Acción contra el Hambre
quién se beneficia de los costes indirectos de este contrato.
Solamente, se deben registrar contablemente los costes directos de
este tipo de contrato, por ser un volumen gestionado, aunque
indirectamente, por Acción contra el Hambre.
4.PRUEBA. PROCEDIMIENTO APORTACIONES EN ESPECIE
===============================================
1.
¿El código contable 437100 se debe usar para el registro de los
ingresos correspondientes a las aportaciones en especie?
Respuesta: No.
Explicación: El código contable 437100 corresponde a un ingreso de
dinero, en terreno, de parte del donante hacia Acción contra el Hambre
en la misión. Este código contable solo se puede registrar en libros
contables del SAGA de la misión. El código contable 437200 corresponde
a las contribuciones en especie realizadas de parte del donante. Este
código contable nos permite distinguir lo que son ingresos en dinero y
lo que no lo son. Este código contable solo se puede registrar en el
libro Extra-Contable EVAL del SAGA de la misión.
2.
¿Dentro de un contrato de financiación, el capitulo Z corresponde
a costes directos?
Respuesta: No.
Explicación: Las aportaciones en especie se registran en un capitulo
“Aportaciones en especie”, con código SAGA “Z”. No se calculan costes
indirectos sobre este capitulo, por no ser costes directos.
3.
¿Las aportaciones en especie se registran en el libro EDMA en
SAGA?
Respuesta: No.
Explicación: En el libro Extra-Contable EVAL.
4.
¿Las aportaciones en especie se deben registrar en el capitulo de
los “Costes directos” del contrato solo cuando el presupuesto
firmado entre el donante y Acción contra el Hambre contempla a la
vez líneas correspondientes a transferencias monetarias del
donante hacia Acción contra el Hambre y líneas correspondientes a
aportaciones en especie?
Respuesta: Si.
Explicación: Cuando el capitulo de Costes Directos del presupuesto
firmado entre el donante y Acción contra el Hambre contempla líneas
correspondientes a transferencias monetarias del donante hacia Acción
contra el Hambre y líneas correspondientes a aportaciones en especie.
Solamente en este caso, el porcentaje de costes indirectos se aplica
también al importe previsto para las aportaciones en especie.
5.
¿Para poder parametrizar en SAGA el importe de cada línea
correspondiente a aportaciones en especie, el Administrador en
capital – con ayuda del Logista – puede indicar un importe
aproximativo de las aportaciones en especie previstas en el
contrato de financiación?
Respuesta: No.
Explicación: El importe a indicar por línea es el importe que aparece
en el contrato de financiación firmado entre Acción contra el Hambre y
el donante. Si el contrato no precisa importes sino solo la naturaleza
de los bienes, servicios u obras, es muy recomendable solicitar al
donante el valor monetario correspondiente (aunque sea una carta
firmada por el donante y no un anexo del contrato). Si el donante no
puede dar esta información antes de la finalización del contrato, el
importe indicado por línea en SAGA debe ser de 0, ya que hemos de
tener siempre una justificación sobre la contabilización de la
valorización.
6.
¿El código donante del contrato en lo cual se deben registrar las
aportaciones en especie correspondientes a un contrato de
cofinanciación no gestionado directamente por Acción contra el
Hambre es el H8?
Respuesta: Si.
Explicación: El código donante es el H8, con el titulo genérico “COFINANCIACIÓN
NO ACCIÓN CONTRA EL HAMBRE”.
7.
¿El capitulo de los “Costes Indirectos” se debe parametrizar en un
contrato de tipo H8?
Respuesta: No.
Explicación: El capitulo de los costes indirectos. Un contrato H8 no
supone transferencias de dinero de parte del donante hacia Acción
contra el Hambre y por esta razón, no es Acción contra el Hambre quién
beneficia de los costes indirectos de este contrato.
8.
Un donante otorga una subvención a Acción contra el Hambre a
través de un presupuesto firmado y a la vez prevé la donación de
materiales, servicios u obras. ¿Este contrato se considera como
siendo “mixto” para Acción contra el Hambre?
Respuesta: Si.
Explicación: Un contrato se considera como mixto cuando prevé a la vez
transferencias monetarias y donación de materiales, servicios u obras,
de parte del donante hacia Acción contra el Hambre.
9.
¿Un contrato que prevé solamente la donación de materiales,
servicios u obras contempla costes indirectos?
Respuesta: En general, no, pero siempre se debe verificar el
presupuesto firmado entre el donante y Acción contra el Hambre (anexo
del contrato de financiación).
10.
¿Para poder registrar en SAGA aportaciones en especie, el
Administrador en capital solo necesita disponer de la copia del
contrato de financiación (o Acuerdo de Colaboración) firmado entre
el donante y Acción contra el Hambre?
Respuesta: No.
Explicación: Disponer de:
- la copia del contrato de financiación (o Acuerdo de Colaboración)
firmado entre el donante y Acción contra el Hambre;
- de la lista detallada, firmada por el donante, de los bienes,
servicios y obras, dados por el donante a Acción contra el Hambre con
su equivalencia en moneda.