INFORMATION TO ASSIST SCHOOL DISTRICTS TO COMPLETE THE PRIOR

information to assist school districts to complete the prior written notice (notice of recommendation) form subject of the notice the

INFORMATION TO ASSIST SCHOOL DISTRICTS TO COMPLETE THE
PRIOR WRITTEN NOTICE (NOTICE OF RECOMMENDATION) FORM
Subject of the Notice
The form prompts the school district to select the subject of the
Prior Written Notice. The form includes drop-down selections and text
fields to enter other subjects. It is likely that the subject of the
notice might include multiple subjects.
Description of Action Proposed or Refused
In this section, the district should identify the specific actions
proposed and/or refused. Attachment 4 provides examples of proposed or
refused actions that would be provided in this section of the notice.
Explanation of Why the Action is Proposed or Refused
In this section, the district must provide the reasons why the
action(s) is proposed or refused. Attachment 4 provides examples.
For an Initial or Reevaluation - Description of the Proposed Initial
or Reevaluation and the Uses to be Made of the Information
Before a school district initiates an initial or reevaluation of a
student, it must provide the parent(s) with prior written notice and
describe the proposed evaluation and the uses to be made of the
information. If the district is proposing to base its initial or
reevaluation on existing information, the form must still identify the
evaluations to be considered as part of the evaluation. In describing
the proposed evaluation, the district can identify the type of
assessment (e.g., language assessment, psychological assessment,
etc.), without identifying the specific test(s) (e.g., Vineland Social
Emotional Early Childhood Scale) to be used as part of those
assessments. Attachment 4 provides examples.
Description of Any Other Options Considered and the Reasons Why Those
Options were Rejected:
In proposing or refusing actions, the district must describe other
options considered and the reasons why those options were rejected.
For placement recommendations, for example, this is the section of the
notice that would describe the other less restrictive environment
placements considered. If there were no other options considered, the
form should so indicate. Attachment 4 provides examples.
Description of Other Factors that are Relevant to the Proposed or
Refused Action:
In proposing or refusing an action, there may be other factors
relevant to the recommendation. This is the section of the form where
those factors would be described. If there are no other relevant
factors to the proposed or refused action, the form should so
indicate. Attachment 4 provides examples.
Statement that the Parent(s) Has Protection under the Procedural
Safeguards of the Regulations of the Commissioner of Education
Each prior written notice must inform the parent(s) of their
procedural safeguard rights. If the prior written notice is being
provided upon initial referral of the child for an individual
evaluation, a copy of the Procedural Safeguards Notice must be
provided to the parent. In this case, the following should be checked:
A copy of the Procedural Safeguards Notice is enclosed.
For all other prior written notices, the notice must describe how the
parent can obtain a copy of the Procedural Safeguards Notice.
A copy of the Procedural Safeguards Notice may be obtained by: Contact
Mrs. Jones in the CSE Office by calling 518-XXX-1234
Sources the Parent May Contact to Obtain Assistance in Understanding
the Special Education Process
Each prior written notice to the parent(s) must identify the sources
the parent(s) may contact to obtain assistance in understanding the
special education process. While documents and web sites often provide
useful information for parents to assist them in understanding the
special education process, this requirement specifically requires that
the district identify sources for the parent(s) to contact. Therefore,
names of individuals or agencies should be specifically noted. More
than one source should be indicated. Attachment 4 provides examples.
Additional Information Related to the Subject of the Notice and
Enclosures
As part of the Notice of Recommendation form, for certain
recommendations, a district must include additional information
required by law and regulation that is not pre-printed on the State’s
Model form. In addition, certain information must be provided to the
parent(s) at the same time prior notice is given to the parent(s).
The following information (presented separately for preschool students
and school-age students) is provided to assist the district to insert
additional required information related to the subject of the notice
as applicable for a student and to provide the appropriate enclosures
with the notice. If the subject of the notice does not require any of
the following information, indicate “none” or “not applicable” in the
"Additional Information Related to the Subject of the Notice" text box
on the Notice of Recommendation.
Nothing in this attachment should be construed to mean that the school
district could not add other information in the "Additional
Information Related to the Subject of the Notice" section of prior
notice in addition to the information noted below.
FOR PRESCHOOL STUDENTS
INITIAL EVALUATION
Additional information related to the subject of the notice:
Como debemos contar con su consentimiento por escrito para realizar la
evaluación inicial propuesta, adjuntamos un formulario de
consentimiento. Usted tiene derecho a dar o negar el consentimiento
para que se realice la evaluación inicial de su hijo.
Usted debe elegir un programa preescolar para que realice una
evaluación inicial de su hijo. Adjuntamos una lista con la descripción
de programas preescolares que han sido autorizados para realizar
evaluaciones y los procedimientos que deberá seguir para elegir un
programa disponible para que realicen la evaluación de su hijo dentro
del plazo estipulado por la reglamentación del estado.
Usted también podrá presentar datos de evaluación que serán
considerados por el Comité como parte de la evaluación inicial.
Enclosures:
 Parent consent form
 Procedural Safeguards Notice
 List of approved evaluators
 Procedures to select an approved evaluator
INITIAL EVALUATION BASED ON EXISTING EVALUATION INFORMATION ONLY
If, in the review of existing evaluation information, a determination
is made that no additional data are needed to determine the student's
initial eligibility for special education services, the following
statement must also be included in the prior written notice:
Additional information related to the subject of the notice:
No hace falta realizar ninguna otra prueba o evaluación para
determinar si en principio su hijo reúne las condiciones para recibir
educación especial. El(los) motivo(s) de esta decisión se ofrece(n)
arriba. En este caso, usted tiene derecho a solicitar una evaluación
para determinar si su hijo reúne las condiciones para recibir
educación especial y cuáles son sus necesidades educativas.
Usted también podrá presentar datos de evaluación que serán
considerados por el Comité como parte de la evaluación inicial.
Enclosure: Procedural Safeguards Notice
REEVALUATION
Additional information related to the subject of the notice:
Como debemos contar con su consentimiento por escrito para realizar la
reevaluación propuesta, adjuntamos un formulario de consentimiento.
Usted también podrá presentar datos de evaluación que serán
considerados por el Comité como parte de la reevaluación.
Usted debe elegir un programa preescolar para que realice una
reevaluación de su hijo. Adjuntamos una lista con la descripción de
programas preescolares que han sido autorizados para realizar
evaluaciones y los procedimientos que debe seguir para elegir un
programa disponible para que realicen la evaluación de su hijo dentro
del plazo estipulado por la reglamentación del estado.
Enclosures:
 Parent consent form
 List of approved evaluators
 Procedures to select an approved evaluator
REEVALUATION BASED ON EXISTING EVALUATION INFORMATION ONLY
If, in the review of existing evaluation information, a determination
is made that no additional data are needed to determine the student's
continued eligibility for special education services, the following
statement must also be included in the prior written notice:
Additional information related to the subject of the notice:
No hace falta realizar ninguna otra prueba o evaluación para
determinar si su hijo continúa reuniendo las condiciones para recibir
educación especial. El(los) motivo(s) de esta decisión se ofrece(n)
arriba. En este caso, usted tiene derecho a solicitar una evaluación
para determinar si su hijo continúa reuniendo las condiciones para
recibir educación especial y cuáles son sus necesidades educativas.
Usted también podrá presentar datos de evaluación que serán
considerados por el Comité como parte de la reevaluación.
INITIAL PROVISION OF SPECIAL EDUCATION SERVICES
Additional information related to the subject of the notice:
Como debemos contar con su consentimiento por escrito para brindar
servicios de educación especial, adjuntamos un formulario de
consentimiento. Usted tiene derecho a dar o negar el consentimiento
para que se le presten los servicios iniciales de educación especial a
su hijo. Si no da el consentimiento por escrito para que se presten
los servicios iniciales de educación especial, el Comité no seguirá
actuando hasta tanto no obtenga dicho consentimiento.
Enclosure: Parent consent form
INITIAL PROVISION OF SPECIAL EDUCATION SERVICES DURING THE MONTHS OF
JULY AND AUGUST
Additional information related to the subject of the notice:
Como debemos contar con su consentimiento por escrito para brindar
programas o servicios de educación especial durante julio y agosto a
su hijo, adjuntamos un formulario de consentimiento.
Enclosure: Parent consent form
FOR SCHOOL-AGE STUDENTS
INITIAL EVALUATION
Additional information related to the subject of the notice:
Como debemos contar con su consentimiento por escrito para realizar la
evaluación inicial propuesta, adjuntamos un formulario de
consentimiento.
Usted también podrá presentar datos de evaluación que serán
considerados por el Comité como parte de la evaluación inicial.
Enclosure:
 Parent consent form
 Procedural Safeguards Notice
INITIAL EVALUATION BASED ON EXISTING EVALUATION INFORMATION ONLY
If, in the review of existing evaluation information, a determination
is made that no additional data are needed to determine the student's
initial eligibility for special education services, the following
statement must also be included in the prior written notice:
Additional information related to the subject of the notice:
No hace falta realizar ninguna otra prueba o evaluación para
determinar si su hijo reúne las condiciones para recibir educación
especial. El(los) motivo(s) de esta decisión se ofrece(n) arriba. En
este caso, usted tiene derecho a solicitar una evaluación para
determinar si su hijo reúne las condiciones para recibir educación
especial y cuáles son sus necesidades educativas.
Usted también podrá presentar datos de evaluación que serán
considerados por el Comité como parte de la evaluación inicial.
Enclosure: Procedural Safeguards Notice
REEVALUATION
Additional information related to the subject of the notice:
Como debemos contar con su consentimiento por escrito para realizar la
reevaluación propuesta, adjuntamos un formulario de consentimiento.
Usted también podrá presentar datos de evaluación que serán
considerados por el Comité como parte de la reevaluación.
Enclosure: Parent consent form
REEVALUATION BASED ON EXISTING EVALUATION INFORMATION ONLY
If, in the review of existing evaluation information, a determination
is made that no additional data are needed to determine the student's
continued eligibility for special education services, the following
statement must also be included in the prior written notice:
Additional information related to the subject of the notice:
No hace falta realizar ninguna otra prueba o evaluación para
determinar si su hijo continúa reuniendo las condiciones para recibir
educación especial. El(los) motivo(s) de esta decisión se ofrece(n)
arriba. En este caso, usted tiene derecho a solicitar una evaluación
para determinar si su hijo continúa reuniendo las condiciones para
recibir educación especial y cuáles son sus necesidades educativas.
Usted también podrá presentar datos de evaluación que serán
considerados por el Comité como parte de la reevaluación.
INITIAL PROVISION OF SPECIAL EDUCATION SERVICES
Additional information related to the subject of the notice:
Como debemos contar con su consentimiento por escrito para brindar
servicios de educación especial, adjuntamos un formulario de
consentimiento.
Enclosure: Parent consent form
INITIAL PROVISION OF SPECIAL EDUCATION SERVICES DURING THE MONTHS OF
JULY AND AUGUST
Additional information related to the subject of the notice:
Como debemos contar con su consentimiento por escrito para brindar
programas o servicios de educación especial a su hijo durante julio y
agosto, adjuntamos un formulario de consentimiento.
Enclosure: Parent consent form
DECLASSIFICATION RECOMMENDATION
If the student is recommended to receive declassification support
services:
Additional information related to the subject of the notice:
Se prestarán los siguientes servicios de apoyo desclasificación para
su hijo o sus profesores durante un año como se indica más adelante.
 
STUDENT’S RECEIPT OF A SKILLS AND ACHIEVEMENT COMMENCEMENT CREDENTIAL
OR
STUDENT’S RECEIPT OF A NEW YORK STATE CAREER DEVELOPMENT AND
OCCUPATIONAL STUDIES COMMENCEMENT CREDENTIAL
Additional information related to the subject of the notice:
Su hijo continúa reuniendo las condiciones para recibir educación
pública gratuita adecuada hasta que termine el año escolar en el que
el alumno cumpla 21 años o hasta que se gradúe de la escuela
secundaria con un diploma común (local o Regents), lo que ocurra
primero.
STUDENT’S GRADUATION WITH A LOCAL HIGH SCHOOL OR REGENTS DIPLOMA
Additional information related to the subject of the notice:
Su hijo no reúne las condiciones para recibir educación pública
gratuita adecuada luego de haberse graduado con un diploma local o
Regents.
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