CERN Electronics Pool User’s Guide August 2002 Département De

cern electronics pool user’s guide august 2002 département de physique groupe support des systèmes electroniques pool electron

CERN Electronics Pool User’s Guide August 2002

Département de Physique
Groupe Support des Systèmes Electroniques
Pool Electronique du CERN
Guide de l’utilisateur
Version 3
10 Novembre 2003
Version originale : Anglais
Pool Electronique CERN
Lieu: Bâtiment 4-R-050
Téléphone: 73329, 72656
Email: [email protected]
WWW: http://www.cern.ch/ESS/Electronics_Pool/
Avant propos
Ce guide de l’utilisateur regroupe les règles et directives régissant
le fonctionnement du Pool Electronique. Ce service est ouvert à toutes
les activités approuvées par le CERN, et non restreintes aux
expériences et groupes de support.
La mission du Pool Electronique est de fournir un service de location
répondant au mieux aux besoins des utilisateurs du CERN pour les
instruments de laboratoire, l’électronique modulaire et l’équipement
d’infrastructure tel que sub-racks (crates), alimentations et
appareils de même type. Le CERN met à disposition l’infrastructure de
ce service en grande partie autofinancé. Le groupe PH-ESS est
responsable du management et des opérations du Pool. Dans la limite
des ressources disponibles, le Pool Electronique tente de satisfaire
toutes les demandes raisonnables d’équipements. De la même façon, le
groupe ESS fera de son mieux pour répondre aux demandes pour l’aide
technique et logistique apportée aux utilisateurs du Pool.
Vous êtes invités à lire attentivement ce guide et à prendre note des
règles, directives et procédures opérationnelles. En cas de doute,
n’hésitez pas à vous mettre en rapport avec la Réception du Pool
Electronique (Bat 4-R-050), ou avec les contacts donnés dans la
section 1.1, ci dessous. Vous êtes également invités à utiliser les
sites Web du Pool Electronique et du groupe ESS comme source
d’informations :
Site du groupe ESS: http://www.cern.ch/ESS/
Site du Pool Electronique: http://www.cern.ch/Electronics_Pool/
La version 3 de ce guide de l’utilisateur comprend les changements
apportés, au service de location du Pool Electronique, ainsi qu’aux
conditions financières, comme agréés par EAB (Electronics Advisory
Board) dans sa réunion du 23 Mai 2003, (puis approuvés par le
Directeur de la Recherche) en continuité de la version 2 du 20 Mars
2003.
Chris Parkman
Chef de Groupe PH-ESS
10 Novembre 2003
Table des matières
Part 1: Operations 1
1.1 Contacts 1
1.2 Location d’un équipement 1
1.3 Documentation 3
1.4 Tarifs de location 3
1.5 Reparation 3
1.6 Conseil technique 4
1.7 Equipement de réserve 4
Part 2: Règlement 5
2.1 Accès général 5
2.2 Accès individuel 5
2.3 Responsabilité de l’équipement 5
2.4 Conditions financières 5
2.5 Utilisation de l’équipement du Pool Electronique hors du site CERN
7
Part 3: Classification du Support 8
Part 4: Selection d’un nouvel Equipement 9
Part 5: Organisation 10
5.1 Gestion 10
5.2 Politique du Pool Electronique 10
Part 1:Operations
=================
1.1Contacts
-----------
Réception du Pool Electronique
Lieu: Bâtiment 4-R-50
Téléphone: 73329, 72656
Email: [email protected]
Opérations du Pool Electronique
Catherine Moine (PH-ESS/US Chef de Section)
Téléphone: 75035, 160849
Email: [email protected]
Chef de Groupe PH-ESS
Chris Parkman
Téléphone: 73963
Email: [email protected]
1.2Location d’un équipement
---------------------------
Il est important de noter que la location d’un équipement du Pool
Electronique est sujette au règlement statué dans la section Part 2:
de ce guide de l’utilisateur.
1.2.1Choisir l’équipement requis et contrôler sa disponibilité
Il est conseillé aux utilisateurs de consulter le catalogue des
équipements et le guide de sélection sur le Web, accessibles depuis le
site du Pool Electronique.
(http://www.cern.ch/Electronics_Pool/). Se référer à Fig. 1.
Le catalogue des équipements et le guide de sélection ne donnent pas
seulement une liste d’équipements, mais permettent aussi de connaître
le nombre d’articles disponibles et d’avoir accès à la consultation de
la documentation électronique. Dans le cas où le catalogue des
équipements montre qu’un article spécifique n’est pas disponible
(stock zéro), il est conseillé de se mettre en contact avec la
Réception du Pool afin de contrôler son statut en cas de retour
récent.
1.2.2Demande et enlèvement d’un équipement
L’équipement nécessaire peut être directement demandé à la réception
du Pool Electronique (Bâtiment 4-R-050). En outre, il existe un
formulaire électronique disponible sur le site du Pool Electronique.
S’il est disponible, le matériel peut être récupéré au Pool
Electronique pour une utilisation immédiate.
Il est important de noter que la location de l’équipement du Pool
Electronique est sujette au règlement statué dans la section Part 2:
de ce guide de l’utilisateur.
1.2.3Anticiper une commande
En règle générale, le Pool Electronique garde un stock des articles
les plus utilisés. Si une quantité importante est demandée, ou s’il
n’y a plus d’article en stock sur le catalogue, veuillez prendre
contact avec la Section des Opérations du Pool Electronique afin de
discuter vos besoins. Le Pool Electronique ne peut garantir une
réponse à toutes les exigences, bien que dans la plupart des cas tous
les efforts soient faits pour satisfaire les demandes raisonnables.
Pour des quantités courantes, merci d’utiliser le formulaire de
demande d’équipement disponible sur le site Web du Pool Electronique
(voir Fig. 1).

Fig. 1 Electronics Pool web site at:
http://www.cern.ch/ESS/Electronics_Pool (partial)
1.2.4En dehors des heures d’ouverture
En cas d’urgence, pour les expériences qui tournent ou pour les tests
beams, l’équipement peut être obtenu ou échangé en dehors des horaires
de travail. Merci de contacter le responsable des Opérations du Pool
(Catherine Moine - tel. 75035, 160849, [email protected]) pour
plus d’informations.
1.3Documentation
----------------
Tout l’équipement du Pool Electronique de la classification “current”
(i.e non “cancelled”) a au moins un manuel d’utilisation disponible.
Dans certains cas, celui ci est complété par une fiche technique et
certaines autres informations. Cette documentation est disponible sous
format électronique, sur la base de données du groupe ESS. Merci de
prendre note que tous les documents relatifs à l’équipement du Pool
peuvent aussi être directement retrouvés depuis le catalogue, via les
liens à la base de données de la documentation.
Pour toutes questions concernant la documentation, merci de contacter
:
Evelyne Dho - Tel. 72656 or 164277

Fig. 2 PH-ESS base de données documentation :
http://oraweb01:9000/Ess_Info_Public/owa/info.retrieve
1.4Tarifs de location
---------------------
Les frais de location, calculés sur une base journalière, sont
prélevés mensuellement par débit automatique, sur le code budgétaire
CERN correspondant. Le coût de location de chaque article est indiqué
dans le catalogue.
Les paiements cessent uniquement à la date de retour de l’équipement à
la réception du Pool Electronique, à la vente de l’équipement, ou
suite au paiement de la compensation pour perte ou dommages
irréparable (se référer à la section 2.3.1)
1.5Reparation
-------------
L’équipement défectueux doit être retourné pour réparation à la
réception du Pool Electronique. Dans la plupart des cas, les articles
défectueux seront remplacés immédiatement. Se (référer Part 3: pour
plus d’informations sur le support technique disponible)
L’utilisateur ne peut en aucun cas réparer, modifier l’équipement du
Pool Electronique, ou contacter directement le constructeur de
l’équipement pour toute réparation ou modification quelle qu’elle
soit. Le coût généré par ce type d’action pas ne sera pris en charge
par le Pool Electronique, et l’utilisateur se verra facturé tout
travail effectué pour la remise à l’état initial de l’appareil.
1.6Conseil technique
--------------------
En cas de difficulté avec l’utilisation du matériel du Pool
Electronique, veuillez prendre contact avec la Section du Service des
Utilisateurs du groupe ESS. (Se référer à la section Part 3: pour plus
d’informations sur le support technique disponible).
Chef de Section du Service des Utilisateurs PH-ESS:
Catherine Moine – Tel. 75035 ou 160489
1.7Equipement de réserve
------------------------
Pour un grand nombre d’articles, un stock minimum d’équipement est
gardé dans le but d’assurer une disponibilité immédiate du matériel.
Les exceptions incluent les articles en petites quantités ou les
articles très coûteux. Dans tous les cas, tous les efforts seront
faits pour remplacer ou réparer l’équipement défectueux le plus
rapidement possible.
Part 2:Règlement
================
2.1Accès général
----------------
Le Pool électronique est ouvert à tous les groupes dans le secteur de
la Recherche et des Accélérateurs.
2.2Accès individuel
-------------------
L’accès du Pool Electronique est autorisé à tous les utilisateurs
possédant une carte magasin CERN. Pour tout mouvement d’équipements
l’utilisateur doit présenter sa carte d’accès CERN à la réception du
Pool. (Bât. 4-R-050).
2.3Responsabilité de l’équipement
---------------------------------
L’équipement loué est sous l’entière responsabilité de l’utilisateur
jusqu’à ce qu’il soit retourné à la réception du Pool. Cependant, il
reste la propriété du Pool, et ne doit pas être modifié ou transporté
hors du CERN sans l’accord préalable du responsable du Pool
Electronique.
2.3.1Compensation pour perte ou dommage irréparable de l’équipement
La perte du matériel, même accidentelle, résultant d’un vol ou d’un
dommage électrique ou mécanique irréparable doit être déclaré à la
Réception du Pool Electronique aussitôt que possible. Le paiement de
la compensation au Pool est dans ce cas une condition obligatoire de
la location.
Les frais de location cesseront uniquement après le paiement de la
compensation.
Se référer à la section 2.4.1 pour les détails du paiement de la
compensation.
2.4Conditions financières
-------------------------
Les frais de location sont facturés mensuellement et calculés sur une
base journalière. Cliquez simplement sur les lignes d’écritures
comptables Pool dans CET pour voir les détails de la facturation. Le
montant de la location est indiqué sur le formulaire Pool que
l’utilisateur signe lorsque l’équipement est pris au Pool. Le
Responsable Budgétaire doit s’assurer que son code budgétaire est
suffisamment approvisionné tout au long de la location.
2.4.1Charges
Taux de location
Le taux de location initial pour un nouveau type d’équipement est
determiné en fonction de son coût initial, sa durée de vie probable,
son utilisation et sa fiabilité. Ce taux de location sera ajusté
annuellement, basé sur les statistiques du système de gestion de la
base de données du Pool, dans le but d’équilibrer le coût réel du
maintien de l’équipement dans l’inventaire avec le revenu qu’il
génère, en accord avec le management de PH et EAB.
Aucun frais de location n’est facturé pour l’équipement déclassé (declassified).
Paiement de la compensation
En cas de perte ou de dommage majeur, la compensation est fixée à 100%
du prix d’achat la première année de vie de l’appareil, puis diminue
de 10% par an jusqu’à un minimum de 10 %.
Procédure de facturation
La base de données du Pool est intégrée avec les autres outils
administratifs du CERN, et la procédure de facturation du Pool est
automatique. Les responsables budgétaires verront leurs comptes
débités mensuellement.
Les utilisateurs du Pool Electronique ont accès aux détails concernant
leurs frais de location en cliquant sur « Electronics pool » dans CET
(CERN Expenditure Tracking).
Pour obtenir un nom d’accès et un mot de passe dans CET, contacter le
service AIS (Administrative Information Services) (Email
[email protected] - Téléphone +41 22 767 9933). Les utilisateurs non
enregistrés au CERN (par exemple les administrateurs des comptes
budgétaires dans les instituts extérieurs) doivent d’abord remplir le
formulaire "Form to register persons at CERN on a team account"
disponible à la réception ou sur le site web du Pool Electronique.
Ainsi, ils recevront leur nom d’accès et mot de passe directement du
service AIS.
2.4.2Vente et disposition de l’équipement Pool
Equipement déclassé (declassified)
L’équipement déclassé, après avoir été retiré de la location, est
rendu disponible à la vente au service Vente et Récupération du CERN.
Equipement courant (current)
L’équipement des classes Full Support et Special Equipment peut être
disponible à l’achat, à sa valeur de compensation (se référer à
l’Annexe A), aux conditions suivantes:
1.
Que l’équipement ne soit pas requis comme unité de référence
technique par le Pool.
2.
Que tout support cesse à la revente (aucune pièce de rechange ou
réparation). Un support ultérieur peut être négocié avec le groupe
PH-ESS.
2.5Utilisation de l’équipement du Pool Electronique hors du site CERN
---------------------------------------------------------------------
Dans des circonstances exceptionnelles, l’équipement du Pool
Electronique peut être utilisé hors du site CERN, aux conditions
suivantes:
1.
La location est en rapport direct avec une expérience CERN
approuvée.
2.
L’utilisateur a un compte valide au Pool Electronique.
3.
L’utilisateur paie toutes les charges de transport et d’assurance.
(La Réception du Pool Electronique s’assurera que les procédures
correctes ont été suivies pour l’exportation).
4.
L’équipement peut rester hors du site pour une durée de 3 ans
maximum (ou la période indiquée sur les documents de
l’exportation), après quoi il devra être retourné au Pool
Electronique à la charge de l’utilisateur (transport et
assurance). En cas de non retour de l’équipement dans les temps,
l’utilisateur sera facturé en accord avec les conditions du Pool
Electronique du moment, et devra faire le nécessaire pour son
importation du pays d’utilisation selon les règlements locaux .
5.
En cas de perte totale de l’équipement due à un accident ou à un
vol, l’utilisateur devra rembourser la valeur de l’équipement au
Pool Electronique, (Se référer à la Section 2.3.1), ainsi que les
droits de douane applicables.
6.
Tous les autres termes et conditions sont applicables.
Le formulaire d’autorisation, disponible à la réception ou sur le site
du Pool Electronique, doit être dûment complété et signé avant que
l’équipement ne soit alloué.
Part 3:Classification du Support
================================
Le support technique de l’équipement du Pool Electronique est donné à
quatre niveaux:
Table 1. Classes de support
CLASSE
ACTION
DEFINITION
FULL SUPPORT (Support total)
Disponibilité
Les petites demandes peuvent être satisfaites dans la limite du stock
disponible. Les demandes qui ne peuvent l’être sont enregistrées et
seront normalement prises en compte pour les achats futurs. Les
demandes pour de grandes quantités devront être faites à l’avance
auprès de la Section des Opérations du Pool Electronique.
Evaluation
Un contrôle complet de l’équipement a été effectué afin de s’assurer
que celui ci est conforme aux spécifications du fabricant. Un rapport
de tests est disponible sur demande.
Vérification
Toutes les fonctionnalités de l’équipement sont vérifiées à la
livraison et après chaque retour de location au Pool.
Réserve disponible
Une quantité d’articles est gardée en stock afin qu’un appareil
défectueux puisse être remplacé immédiatement.
Support
Une connaissance détaillée de cet équipement existe localement, et les
programmes de vérification sont disponibles. L’équipement en fonction
peut être contrôlé ou calibré sur demande.
Réparation
Dans la plupart des cas, un équipement ne fonctionnant pas est couvert
par un contrat de maintenance extérieur. Une réparation standard
nécessite 6 à 10 semaines.
Documentation
Une documentation détaillée existe, disponible électroniquement dans
la plupart des cas.
REDUCED SUPPORT
(Support réduit)
Disponibilité
L’équipement n’est pas réapprovisionné.
Verification
Toutes les fonctionnalités de l’équipement sont vérifiées à chaque
retour de location au Pool, si l’instrumentation nécessaire aux tests
est maintenue et opérationnelle, et si l’expertise est disponible.
Réserve disponible
Le remplacement de l’équipement ne fonctionnant pas sera assuré par le
stock restant.
Support
Si cela est possible, un support technique sera fourni.
Réparation
Les réparations seront faites seulement dans des cas exceptionnels.
Tout équipement ne fonctionnant pas, retourné au Pool, sera envoyé à
la récupération.
Documentation
Une documentation détaillée existe, disponible électroniquement dans
la plupart des cas.
DECLASSIFIED (Déclassé)
Aucun support, technique ou autre, n’est donné, et aucune
documentation n’est disponible. L’équipement sera prochainement
supprimé du catalogue.
SPECIAL
Articles spécifiques d’équipement où la classe de support est définie
sur une base cas par cas. Principalement, les instruments de mesure
haute performance et d’autres articles très spécifiques rentrent dans
cette classe.
Part 4:Selection d’un nouvel Equipement
=======================================
Tout utilisateur peut proposer de nouveaux types d’équipements pour
introduction au Pool Electronique. Les propositions devront être
faites au service Opérations du Pool Electronique (se référer à la
section 1.1). Merci de fournir autant d’informations que possible,
incluant:
1.
Justification (l’équipement doit être d’intérêt général, plutôt
que spécifique)
2.
Fiche technique, et toutes autres informations techniques s’y
rapportant.
3.
Contact commercial.
4.
Applications possibles.
Les propositions seront présentées au Comité consultatif technique du
Pool Electronique (Electronics Pool Technical Advisory Board - EPTAB).
Si le principe est accepté, l’équipement fera l’objet d’une évaluation
technique afin de garantir sa conformité avec les spécifications du
constructeur. Après une évaluation réussie, et les fonds nécessaires
disponibles, l’équipement sera acheté.
Prendre note que le processus pour rendre un nouvel équipement
disponible à la location peut être long.
Pour plus d’informations, consulter le site web de EPTAB:
http://www.cern.ch/ESS/EPTAB/
Part 5:Organisation
===================
5.1Gestion
----------
Le Pool Electronique du CERN est géré et dirigé par le Groupe de
Support des Systèmes Electroniques (Electronic System Support - ESS),
Departement PH.
La Section Service aux Utilisateurs (User Services – US) du Groupe ESS
fournit la logistique et le support technique de première ligne, en
collaboration avec les autres membres du Groupe ESS.
Se référer à la section 1.1 pour la liste des personnes à contacter.
5.2Politique du Pool Electronique
---------------------------------
5.2.1Electronics Advisory Board (Comité consultatif en électronique)
Electronics Advisory Board (EAB), qui se réunit deux à trois fois par
an, est un forum où sont représentés les utilisateurs et le management
du Département, qui permet de discuter de la politique générale du
Pool Electronique.
Voir: http://ep-mgt-eab.web.cern.ch/ep-mgt-eab/
5.2.2Electronics Pool Technical Advisory Board (Comité consultatif
technique du Pool Electronique)
Electronics Pool Technical Advisory Board (EPTAB) est un comité
consultatif technique, qui émet un rapport au Chef de Groupe PH-ESS.
Il analyse les demandes des utilisateurs et fait ses recommandations
concernant le profil technique global, (nombre et type d’instruments
et modules, etc.), aussi bien que sur les achats détaillés.
Voir: http://www.cern.ch/ESS/EPTAB/
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