Bilaga 4 Användarfall 12(12) Upphandling Av Schema Bemanning Och

bilaga 4, användarfall 12(12) upphandling av schema, bemanning och tid 2010-04-07 bilaga 4 ======== användarfall och b

Bilaga 4, Användarfall 12(12)
Upphandling av Schema, Bemanning och Tid
2010-04-07
Bilaga 4
========
Användarfall och beskrivande bilder
===================================
INNEHÅLLSFÖRTECKNING
Bilaga 4 1
Användarfall och beskrivande bilder 1
1. Inledning 3
2. Organisationsbild 3
3. Tjänstgöringsschema för deltidsarbetande 5
4. Bemanningsschema 9
5. Användarfall 11
5.1 Användargrupper 11
5.2 Beskrivning av användarfall 11
5.2.1 Anställd 11
5.2.2 Chef 11
5.2.3 Bemanningsplanerare 12
5.2.5 Systemförvaltare 12
1. Inledning
============
Denna bilaga har till syfte att ge anbudsgivaren en kortfattad och
övergripande beskrivning av Arbetsförmedlingens organisationsstruktur
samt ge ett exempel på hur dagens blankett ser ut för anmälan av
tjänstgöringsschema för deltidsarbetare. Vi visar också ett exempel på
hur ett bemanningsschema kan se ut för ett Af-kontors kundmottagning
(DirektService).
Slutligen presenterar vi ett antal användarfall som vi önskar att
anbudsgivaren använder sig av för att presentera sitt förslag till
systemlösning, dels direkt i anbudet, dels vid den
leverantörspresentation som kommer att ske med de leverantörer som
klarar kvalificeringskraven (ska-kraven).
Användarfallen kommer att betygsättas i enlighet med bilaga 4.1 av
utvärderingsgruppen utifrån följande poängskala,
5 = Utmärkt
4 = Mycket tillfredställande
3 = Tillfredställande
4 = Acceptabelt
1 = Ej acceptabelt
Den erhållna totalpoängen för bilaga 4 räknas samman med det betyg som
anbudsgivaren erhållit från bilaga 2 och 4 så att en totalpoäng
erhålls för kriteriet Kvalitet.
2. Organisationsbild
====================
Här nedan presenterar vi Arbetsförmedlingens organisation som är
uppbyggd i fyra nivåer. I kravspecifikationen ställer vi krav på att
systemet ska klara minst 3 nivåer.
Nedanstående exempel avser ett arbetsmarknadsområde (AMO) där det
finns medarbetare som är stationerade på ett kontor (hemmakontor), men
jobbar på flera andra kontor inom arbetsmarknadsområdet.
3. Tjänstgöringsschema för deltidsarbetande
===========================================
Här nedan visar vi den blankett som idag manuellt fylls i vid
förändringar av tjänstgöringsschemat för deltidarbetande. Denna
manuella rutin vill vi förändra genom upphandlingen av ny
systemlösning. Vi önskar få ett elektronisk ansöknings- och
attestförfarande där den anställde själv anger om arbetstiden ska
fördelas jämt över veckan dagar (mån-fre) eller om man avser att
arbeta koncentrerad deltid, dvs. vara helt ledig viss dag/dagar.
Som underlag bifogas Arbetsförmedlingens anvisningar ”Schema över
arbetstid inom Arbetsförmedlingen 2010” och ”Tjänstgöringsschema för
deltid”.
4. Bemanningsschema
===================
Här nedan visar vi ett exempel på hur ett bemanningsschema för en
DirektService (kundmottagning) inom Arbetsförmedlingen kan se ut idag.
I grunden bygger ett bemanningsschema på verksamhetens behov av ett
antal aktiviteter (arbetsmoment) och ett behov av antal resurser
(anställda/kompetenser) fördelade över en given tidsperiod.
5. Användarfall
===============
5.1 Användargrupper
-------------------
Användarfallen är beskrivna utifrån nedanstående användargrupper;
*
Anställd
*
Chef
*
Bemanningsplanerare/motsv.
*
Systemadministratör
5.2 Beskrivning av användarfall
-------------------------------
Följande användarfall ska presenteras i anbudsgivarens systemlösning;
[Lägg in användningsfallsdiagram här. Beskriv sedan respekive
användningsfalls kortbeskrivning nedan.]
5.2.1 Anställd
Beskriv er systemlösning vad avser den anställdes möjligheter att;
En medarbetare ska,
*
Registrera sin närvarotid, dvs. in- och utstämpling.
*
Se sitt flextidssaldo
*
Korrigera/ändra tidigare registrerad tid
*
Ansökan om ledighet, ex semester eller tjänstledighet
*
Anmälan av frånvaro, ex sjukdom eller vård av barn.
*
Följa sitt ansökningsärende, ex se om anmälan är
beviljad/avslagen.
*
Lägga tjänstgöringsschema och tillika ansöka om partiellt nedsatt
arbetstid under en angiven period, där man arbetar koncentrerad
deltid.
*
Se historiskt, aktivt och framåtrapporterat tjänstgöringsschema
*
Få sammanställning (statusrapport) över aktuella saldon för
flextid, uttagen semester, föräldradagar etc.
*
Se sitt egna och sin arbetsplats bemanningsschema presenterad per
dag/vecka/månad.
*
Tillfälligt byta aktivitet/pass med annan anställd.
*
Ange egen tid/förhinder att bli bemannad på aktivitet.
5.2.2 Chef
Beskriv er systemlösning vad avser chefens möjligheter att;
*
Ange sitt resursbehov, dvs. registrera behov av antal personer med
olika kompetenser, fördelade på aktiviteter under olika
tidsperioder.
*
Bemanna sin personal utifrån fastställda aktiviteter.
*
Se sin organisations (ansvarsområdets) aktuella bemanningsschema
med sortering på såväl person som tidsperiod.
*
Få sammanställning (statusrapport) över aktuella saldon för
flextid, övertid, mertid, uttagen semester, kvarstående semester,
sjukfrånvaro, sjuktillfällen, föräldradagar etc.
*
Godkänna och attestera ansökan om ledigheter och göra skriftliga
kommentarer.
*
Godkänna och attestera avvikelser innan underlag går till lön.
*
Registrera anställds sjukfrånvaro och vård av barn.
*
Godkänna ansökan om nedsatt arbetstid.
5.2.3 Bemanningsplanerare
Beskriv er systemlösning vad avser bemanningsplanerarens möjligheter
att;
*
Ange verksamhetens resursbehov, dvs. registrera behov av antal
personer med olika kompetenser, fördelade på aktiviteter under
olika tidsperioder.
*
Bemanna personal utifrån fastställda aktiviteter.
*
Se organisationens (ansvarsområdets) aktuella bemanningsschema med
sortering på såväl person som tidsperiod.
*
Registrera att en anställd är frånvarande.
5.2.5 Systemförvaltare
Beskriv er systemlösning vad avser systemförvaltarens möjligheter att;
*
Tilldela behörigheter och attesträtter på olika nivåer.
*
Sätta upp och ändra regelsamlingar/avtal i systemet.
*
Sätta upp aviseringar/varning då värden- eller datumgränser
uppnåtts.
*
Ta emot och avhjälpa systemfel.
Upphandling av Schema, Bemanning och Tid
Dnr Af 2.3 2009/57842