SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES Concepto 115065694 Del 22 De Agosto

superintendencia de sociedades concepto 115-065694 del 22 de agosto de 2012 reconocimiento contable de operaciones entre participes y el

SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES
Concepto 115-065694 del 22 de agosto de 2012
RECONOCIMIENTO CONTABLE DE OPERACIONES ENTRE PARTICIPES Y EL CONSORCIO
Me refiero a su escrito recibido en esta entidad con número de
radicado 2012-01-184771 el 6 de julio del presente año, mediante el
cual expresa algunos interrogantes relacionados con el registro
contable de operaciones llevadas a cabo entre los participes y el
consorcio, en los siguientes términos:
1. Es claro que la contabilidad del consorcio se debe ajustar a los
lineamientos dados en el Decreto 2649 de 1993, pero debido a que como
tal los consorcios no tienen patrimonio, los aportes que cada
consorciado gira al consorcio como deben ser tratados, como un pasivo
a favor del consorciado por el monto del aporte o como una cuenta de
patrimonio?
2. Las utilidades que se generen cada año se deben mantener como
utilidades acumuladas?
3. En el caso donde los consorciados son los clientes del consorcio,
estos pueden solicitar al consorcio realizar cruce de cuentas contra
las utilidades acumuladas?
4. Como los activos, pasivos, ingresos, costos y gastos del consorcio
se deben registrar de acuerdo a su participación en la contabilidad de
cada consorciado, cuál sería el registro que debería realizar cada
consorciado en el caso del punto anterior?
5. Cabe precisar que el consorcio le factura a cada consorciado por
los servicios o suministros entregados, por ende genera una cuenta por
cobrar a sus consorciados (clientes), y estos a su vez generan una
cuenta por pagar al consorcio (proveedores).
Sea lo primero aclararle que las consultas que se presentan a esta
Entidad se resuelven de manera general, abstracta e impersonal, de
acuerdo con las facultades conferidas en ejercicio de las atribuciones
de inspección, vigilancia y control de las sociedades comerciales
expresamente señaladas en la Ley 222 de 1995 y se circunscribe a hacer
claridad en cuanto al texto de las normas de manera general, para lo
cual armoniza las disposiciones en su conjunto de acuerdo al asunto
que se trate y emite su concepto, ciñéndonos en un todo a las normas
vigentes sobre la materia.
Antes de dar respuesta a su comunicación, consideramos necesario hacer
las siguientes precisiones, de acuerdo con nuestro actual ordenamiento
legal:
El artículo 19 del Código de Comercio, establece que es obligación de
todo comerciante “1) Matricularse en el registro mercantil”… “ 3)
Llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las
prescripciones legales;…”. Es así como el artículo 57 del Decreto 2649
de 1993 dispone que “Antes de emitir estados financieros, la
administración del ente económico debe cerciorarse que se cumplen
satisfactoriamente las afirmaciones, explícitas e implícitas, en cada
uno de sus elementos.” dentro de las cuales se encuentra “existencia”,
“integridad”, “derechos y obligaciones” y “valuación”.
En relación con el tema consultado debemos tener en cuenta que el
artículo 7º de la Ley 80 de 1993, por la cual se expidió el Estatuto
General de Contratación de la Administración Pública, definió los
consorcios para los efectos allí contenidos, así “Consorcio: Cuando
dos o más personas en forma conjunta presentan una misma propuesta
para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato,
respondiendo solidariamente por todas y cada una de las obligaciones
derivadas de la propuesta y del contrato. En consecuencia, las
actuaciones, hechos y omisiones que se presenten en desarrollo de la
propuesta y del contrato, afectarán a todos los miembros que lo
conforman”.
Con base en lo antes trascrito, podemos afirmar que el consorcio no
constituye una persona jurídica, sino que es un contrato mediante el
cual, varias personas (naturales o jurídicas), de común acuerdo
realizan actividades comerciales, como son la venta de productos o la
prestación de servicios. Lo anterior, sin perjuicio de que ante
terceros, el consorcio se pueda identificar separadamente de sus
participes, tenga su propio representante, y que la DIAN le otorgue un
número de identificación tributaria para efectos de establecer sus
operaciones y solicitar información de carácter fiscal.
En cuanto a los registros contables, esta Superintendencia mediante
Circular Externa 115-000006 del 23 de diciembre de 2009, impartió a
las sociedades bajo su supervisión, instrucciones relacionadas con el
procedimiento para el reconocimiento, medición, presentación y
revelación de las operaciones económicas derivadas de la celebración
de contratos de colaboración, entre los que se encuentra la modalidad
de consorcio.
Dicha Circular establece que los participes deben reconocer en sus
registros contables los activos, pasivos, ingresos, costos y gastos y
en fin, todas las operaciones realizadas a través de un consorcio, en
lo que a él le corresponda, que por lo general es el porcentaje de
participación.
Adicionalmente observamos que si bien los consorcios, como contrato
que son, no están obligados a llevar contabilidad, es conveniente para
efectos prácticos que efectúen los registros contables de sus
operaciones comerciales en los términos del Decreto 2649 de 1993 y
demás normas complementarias, de tal suerte que puedan entregar
estados financieros a sus participes que les permita integrar a su
contabilidad los activos, pasivos, ingresos, costos y gastos de
acuerdo con su naturaleza y su grado de participación.
Para ilustrar lo anterior, veamos a manera de ejemplo una empresa A
que participa con el 90% en un consorcio X. Si la compañía A aporta al
consorcio $90 en efectivo, el otro participe $10 y el consorcio los
mantiene en efectivo, continuará siendo disponible para los participes
por los montos iniciales, pero si el consorcio adquiere inventarios
por $100, el participe A del ejemplo tendrá el 90% de tales
inventarios. Se aclara que el participe también deberá reconocer en su
contabilidad la participación en los ingresos, costos y gastos que
realice el consorcio.
Cabe anotar que esta Superintendencia no ha definido un procedimiento
para el reconocimiento de los activos, pasivos, ingresos, costos y
gastos del consorcio en la contabilidad del participe. Sin embargo, en
algunos casos ha sugerido que el consorcio le reporte periódicamente,
mínimo en forma mensual, a sus participes las operaciones realizadas,
con base en movimientos de libro auxiliar por cuenta. Ello le
permitiría a los consorciados reconocer en principio los saldos
iniciales y en cada periodo los movimientos débito y crédito por
subtotal a nivel de cuenta para llegar al saldo final, todo ello de
acuerdo con su porcentaje de participación, cuyos comprobantes y
soportes podrían estar bajo la responsabilidad del consorcio.
Ahora bien, el problema a resolver con ocasión de su consulta se
presenta cuando el participe realiza operaciones comerciales con el
consorcio en el cual tiene participación. En este evento, podríamos
considerar que tales operaciones las está realizando el participe, en
parte, consigo mismo y en parte con terceros que son los otros
participes. Tal sería el caso consultado donde el consorcio le
suministra bienes y servicios al participe con la respectiva
facturación.
Para resolver esta situación, consideramos como alternativa de
reconocimiento que al realizar la integración de las operaciones del
consorcio a la contabilidad del participe, se deben eliminar las
cuentas reciprocas, de la misma forma que se realiza en un proceso de
consolidación. Para mayor ilustración y siguiendo con el ejemplo, si
el consorcio X vende a crédito productos al participe A por valor de
$1.000, en el proceso de incorporación se deberán eliminar o cruzar
las cuentas reciprocas, esto es, ventas, cuentas por cobrar, cuentas
por pagar, costo de ventas, inventarios, etc., pues como se dijo, son
operaciones que realiza el participe en parte consigo mismo.
Con base en lo expuesto, procedemos a dar respuesta a sus
interrogantes, en el mismo orden en que fueron formulados:
1. Esta entidad considera procedente reconocer el aporte de los
participes como pasivo en la contabilidad del consorcio, con el objeto
de mantener la partida doble.
2. Las utilidades generadas por el consorcio durante cada ejercicio,
se reflejarán en la contabilidad del participe al incorporar
periódicamente los ingresos y gastos originados en las operaciones del
consorcio. El mantenimiento como utilidades acumuladas o su
distribución, dependerá de la decisión del máximo órgano social,
atendiendo las disposiciones legales y estatutarias que rigen la
materia.
3. Por las razones expuestas en la parte de análisis en el presente
oficio, no es procedente realizar cruces de cuentas contra las
utilidades acumuladas.
4. No procede respuesta a este punto, por cuanto la respuesta a la
pregunta anterior es negativa.
5. De presentarse la situación planteada en el punto 5, debemos tener
en cuenta que los servicios o suministros entregados por los
consorcios a sus participes que generan facturación y cuentas por
cobrar, y de otro lado costos o inventarios y cuentas por pagar,
constituyen como se dijo, operaciones realizadas en parte consigo
mismo, por lo tanto, estas cuentas deben ser objeto de eliminación, en
las participaciones correspondientes.
Este documento fue tomado directamente de la página oficial de la
entidad que lo emitió.