Administration Contractante Secrétariat Du Groupe Des États ACP

administration contractante : secrétariat du groupe des états acp mise en œuvre de l’expertise court-terme externe de la facilité cot

Administration contractante : Secrétariat du Groupe des États ACP
Mise en œuvre de l’expertise court-terme externe de la Facilité Coton
du programme d’Appui à la Consolidation du Cadre d'Action pour le
Partenariat UE- Afrique sur le Coton, visant au :
« Renforcement des capacités des associations professionnelles et
acteurs des filières cotonnières en termes de planification et de
suivi/participation active dans le cadre de la mise en œuvre des
stratégies »
Termes de référence à l’attention des demandeurs d’appui en expertise
court-terme
10e Fonds européen de développement
Référence : 320-967
Date limite de soumission des demandes :
Second cycle : 02 octobre 2015
Liste des acronymes
AAACP All ACP Agricultural Commodities Programme (Programme tous ACP
relatif aux produits de Base Agricoles)
ACP Afrique Caraïbe Pacifique
AT Assistance Technique – Consortium mené par AGRICONSULTING EUROPE
S.A., avec CECODDA S.A.
CCI Centre de commerce International /International Trade Center
CEDEAO Communauté Économique des États de l’Afrique de l’Ouest
CEEAC Communauté Économique des États d'Afrique Centrale
CER Communauté Économique Régionale
COMESA Marché Commun de l’Afrique Orientale et Australe
COS-coton Comité d’Orientation et de Suivi du Partenariat UE-Afrique
sur le coton
CP Comité de Pilotage
CE/DEVCO Communauté européenne/ Développement et Coopération de l’aide
européenne
FAO Organisation des Nations-Unies pour l’Alimentation et
l’Agriculture
FED Fonds Européen de Développement
OIR Organisation d’Intégration Régionale
TdR Termes de Référence
UGP Unité de Gestion du Programme
UEMOA Union Économique et Monétaire Ouest Africaine
TABLE DES MATIERES
Administration contractante : Secrétariat du Groupe des États ACP 1
Termes de référence à l’attention des demandeurs d’appui en expertise
court-terme 1
10e Fonds européen de développement 1
Référence : 320-967 1
1. Renforcement des capacités des associations professionnelles et
acteurs des filières cotonnières en termes de planification et de
suivi / participation active dans le cadre de la mise en œuvre des
stratégies 4
1.1. Contexte 4
1.2. Objectif des termes de référence 6
1.3. Cycles de demandes 6
1.4. Nombre de jours d’expertise cout-terme pouvant être accordés par
demande 6
1.5. Nombre et type d’experts court-terme par demande 6
2. Règles applicables aux présents termes de référence 6
2.1. Critères d’éligibilité 7
Les types d’actions suivantes ne sont pas éligibles : 9
2.2. Présentation de la demande d’appui en expertise court-terme et
procédures à suivre 12
Adresse postale pour envoi recommandé ou pour remise en main propre ou
pour envoi par messagerie express privée 13
2.3. Évaluation et sélection des demandes d’appui en expertise
court-terme 13
Grille d’évaluation 15
La conformité entre la déclaration du demandeur (section 4 du
formulaire de demande d’appui en expertise court-terme, annexe A) et
les pièces justificatives fournies par ce dernier sera vérifiée. Toute
pièce justificative manquante ou toute incohérence entre la
déclaration du demandeur et les pièces justificatives pourra conduire
sur cette seule base au rejet de la demande. 17
L’éligibilité des demandeurs et de l’action sera vérifiée sur la base
des critères établis aux points 2.1.1 et 2.1.2 des présents TdR. 17
Toute demande rejetée sera remplacée par la première demande la mieux
placée sur la liste de réserve qui se trouve dans les limites de
l’enveloppe financière disponible. 17
2.4. Pièces justificatives soumises à vérification pour les demandes
provisoirement sélectionnées 17
2. La fiche d’entité juridique (voir annexe C des présents TdR) dûment
complétée et signée par le demandeur, accompagnée des documents
justificatifs qui y sont demandés. Si le demandeur a déjà signé un
contrat avec l'administration contractante, au lieu de la fiche
d’entité juridique et des documents justificatifs, il peut fournir le
numéro d’entité juridique, à moins qu’un changement dans le statut
juridique ne se soit produit dans l’intervalle. 17
Lorsque de tels documents ne sont pas rédigés dans la langue du pays
où l’action est mise en œuvre, une traduction en anglais ou français
des parties pertinentes du document prouvant l’éligibilité du
demandeur, doit être jointe et prévaudra pour l’analyse de la demande.
17
2.5. Notification de la décision de l'administration contractante 17
2.6. Conditions de la mise en œuvre après la décision de
l'administration contractante d'attribution d'une subvention pour un
appui en expertise court-terme 18
3. Liste des annexes 18
1.
Renforcement des capacités des associations professionnelles et
acteurs des filières cotonnières en termes de planification et de
suivi / participation active dans le cadre de la mise en œuvre des
stratégies
==================================================================
1.
Contexte
--------
Le présent appel à propositions se situe dans le cadre général de la
mise en œuvre du programme intitulé « Appui à la Consolidation du
Cadre d'Action pour le Partenariat UE- Afrique sur le Coton1 ». Ce
programme fait suite au volet coton2 du Programme tous ACP relatif aux
produits de base agricoles. (AAACP) qui s’est déroulé de 2007 à 2012.
Ce dernier a permis d’apporter un appui à l’élaboration et au début de
mise en œuvre de trois stratégies régionales coton (UEMOA, CEEAC et
COMESA).
L’actuel programme a comme objectif global de : « Contribuer à
l'amélioration durable de la compétitivité, de la valeur ajoutée, et
de la viabilité des filières cotonnières africaines, de manière à en
optimiser l'impact sur le revenu des producteurs » en relation directe
avec l'objectif spécifique du Cadre d'Action3 du Partenariat
UE-Afrique sur le coton et ainsi contribuer à l'objectif du millénaire
de réduction de la pauvreté, en milieu rural.
L'objectif spécifique du programme vise à ce que « les acteurs des
filières coton africaines mettent en œuvre de manière concertée les
stratégies coton pour assurer le développement durable du secteur
cotonnier africain »
Trois résultats permettant d’atteindre l’objectif spécifique sont
attendus, à savoir :
Résultat 1 : les stratégies régionales coton sont opérationnelles au
niveau national et coordonnées en approche continentale
Résultat 2 : les capacités des associations professionnelles du
secteur sont renforcées en termes de planification et de suivi de mise
en œuvre des stratégies
Résultat 3 : la compétitivité interne et la viabilité des filières
cotonnières africaines sont améliorées.
Pour atteindre ces trois résultats, le programme met en œuvre les
composantes suivantes :
*
Une « Facilité Coton pour une expertise court-terme », mise en
place dans le cadre spécifique du programme. L’Unité de gestion du
programme (UGP) en assure la coordination technique et l’appui
administratif, en appui à l’administration contractante, le
Secrétariat du Groupe des États ACP. Cette facilité permet le
recours à une expertise court-terme, externe à l’UGP, qui doit
permettre de renforcer l’atteinte du résultat 24 du programme et
de répondre à des besoins que l’UGP ne peut assurer directement en
interne.
*
Des « conventions de contribution » signés avec la FAO et le CCI
qui mettent en œuvre des activités dans le cadre des résultats 1
et 3 du programme pour le CCI et du résultat 3 pour la FAO
*
Des « contrats de subvention » destinés à des actions
complémentaires, à identifier avec les acteurs, devant permettre
d’améliorer la compétitivité et la viabilité des filières
cotonnières africaines et faisant l’objet de lignes directrices
spécifiques.
Pour renforcer l’atteinte du résultat 2 et répondre à des besoins que
l’UGP ne peut assurer directement en interne, la Facilité Coton «
expertise court-terme » prévoit un volume indicatif total d’expertise
court-terme externe de 1400 jours ouvrables, répartis sur une base
indicative de recrutement potentiel de 60% d’experts5 seniors et 40%
d’experts juniors. Notons que dans la suite de ces TdR, l’expression «
expertise court-terme » doit être comprise en tant qu’expertise
court-terme externe à l’Unité de Gestion du Programme (UGP).
L’assistance technique (AT/UGP) qui a la responsabilité de gérer la
Facilité Coton « expertise court-terme » pour l’administration
contractante (le Secretariat ACP) prévoit d’utiliser les 1400 jours
ouvrables d’expertise court-terme externe de deux manières suivantes :
1.
900 jours6 comprenant 540 j (60%) d’expert senior et 360 j (40%)
d’expert junior pour répondre à des demandes émanant
d’associations professionnelles et acteurs des filières
cotonnières (voir § 2.1.1. éligibilité des demandeurs et § 2.1.2,
actions éligibles).
2.
500 jours comprenant 300 j (60%) d’expert senior et 200 j (40%)
d’expert junior, pour permettre à l’UGP de répondre à des besoins
qu’elle ne peut assurer directement en interne. La gestion de
cette composante sera effectuée selon des procédures spécifiques
définies avec l’administration contractante, en concertation avec
la Commission Européenne. Les actions éligibles porteront sur :
*
Des études thématiques en lien direct avec le Cadre d’Action, dont
l’intérêt est jugé pertinent pour les filières cotonnières
africaines mais dont le caractère transversal ne permet pas leur
formulation par une partie prenante particulière.
*
L’appui à l’organisation d’ateliers / évènements liés aux
activités du programme (ex. ateliers régionaux annuels avec les
points focaux, atelier de dissémination des résultats)
Les présents termes de référence définissent les modalités de recours
à l’expertise court-terme qui se rapporte au point 1.
2.
Objectif des termes de référence
--------------------------------
L’objectif général des présents TdR est en relation directe avec
l’objectif global du programme d’Appui à la Consolidation du Cadre
d'Action du Partenariat UE-Afrique sur le coton (voir §1.1) et avec
son objectif spécifique qui vise à ce que « les acteurs des filières
coton africaines mettent en œuvre de manière concertée les stratégies
coton pour assurer le développement durable du secteur cotonnier
africain »
L’objectif spécifique des présents TdR est d’identifier et
sélectionner des actions complémentaires qui seront mise en œuvre par
une expertise court-terme permettant de renforcer l’atteinte du
résultat 2 du programme. Prenant en compte le résultat 2 et ses deux
sous-résultats tels que formulés dans le cadre logique de la
convention de financement, le résultat 2 doit être compris de manière
inclusive : « les capacités des associations professionnelles et
acteurs des filières cotonnières sont renforcées en termes de
planification et de suivi / participation active dans le cadre de la
mise en œuvre des stratégies ».
Les actions éligibles sont indiquées au § 2.1.2.
3.
Cycles de demandes
------------------
Deux cycles de demandes sont prévus (voir aussi le calendrier
indicatif au § 2.5.2). Le premier a déjà eu lieu et est clôturé. Le
second cycle débute avec la date de publication des présents TdR..
4.
Nombre de jours d’expertise cout-terme pouvant être accordés par
demande
----------------------------------------------------------------
Le nombre total de jours d’expertise court-terme par demande pouvant
être attribués dans le cadre des présents TdR doit être compris entre
un minimum et un maximum suivant :
*
Nombre minimum : 20 jours
*
Nombre maximum : 80 jours
5.
Nombre et type d’experts court-terme par demande
------------------------------------------------
Un maximum de 3 experts court-terme pourra être attribué par demande
pour autant que le nombre total de jours presté par l’expertise
court-terme se situe entre le nombre minimum et maximum précisé
ci-avant.
Dans le cas d’une demande de 1 expert court-terme, l’expert demandé
pourra être un senior ou un junior
Dans le cas d’une demande de 2 experts court-terme, l’équipe d’experts
comprendra un senior et un junior ;
Dans le cas d’une demande de 3 experts court-terme, l’équipe d’experts
comprendra au moins deux juniors
2.
Règles applicables aux présents termes de référence
===================================================
Les présents termes de référence définissent les règles de soumission,
de sélection et de mise en œuvre des actions qui peuvent être
financées.
1.
Critères d’éligibilité
----------------------
Les critères d’éligibilité concernent respectivement :
*
(1) Les demandeurs:
*
(2) Les actions:
*
(3) Les coûts:
1.
Éligibilité des demandeurs
--------------------------
Pour pouvoir prétendre à une subvention, le demandeur doit satisfaire
aux conditions suivantes:
*
être une personne morale ;
*
être établi dans un pays d’Afrique membre du Groupe des États ACP,
*
être actif dans le secteur cotonnier comme Associations
professionnelles régionales, sous régionales, ou nationales, Inter
Professions et « Cotton Boards » nationaux, Entreprises privées,
Entreprises publiques, parapubliques ou mixtes, Organisations
d’intégration régionales portant les stratégies régionales coton
(comprenant les Points Focaux Coton et les comités de coordination
et de suivi des stratégies), Ministères techniques impliqués dans
les filières Coton, Centres et Instituts de Recherches nationaux,
régionaux ou internationaux, et autres organisations actives dans
le secteur cotonnier ;
*
être directement chargé de la préparation et de la gestion de
l’action et non agir en tant qu’intermédiaire.
2.
Actions éligibles: pour quelles une demande d’appui en expertise
court-terme peut-elle être présentée
----------------------------------------------------------------
Durée
La durée prévue de l’action au cours de laquelle les prestations de
l’expertise court-terme seront entièrement effectuées ne peut pas
dépasser une période de 6 mois.
Secteurs ou thèmes
En cohérence avec le Résultat 2 du programme, tel que formulé par
l’objectif spécifique des TdR (cf. §1.2), les actions de renforcement
des capacités des associations professionnelles et acteurs des
filières cotonnières doivent se rapporter aux thèmes spécifiques
suivants :
1) La planification de stratégies coton et leur actualisation
périodique, concernant :
*
Les stratégies coton régionales et nationales associant les
acteurs publics et privés;
*
Les stratégies cotonnières des associations professionnelles aux
niveaux régional, sous-régional et national.
2) Le suivi / participation active dans le cadre de la mise en œuvre
des stratégies coton, ce qui inclut :
*
Le suivi des stratégies axé sur les résultats ;
*
La participation active à la mise en œuvre des plans d’action
résultant des stratégies.
*
La promotion des stratégies
Couverture géographique
Les actions doivent être mises en œuvre dans un ou plusieurs pays
africains membres du Groupe des États ACP.
Actions éligibles
En cohérence (complémentarité et/ou synergie) avec des actions et
activités déjà entreprises par l’actuel programme et/ou mises en œuvre
par le volet coton de l’ancien programme AAACP, les types d’actions
pouvant bénéficier d’un financement avec mise à disposition d’une
expertise court-terme dans le cadre des présents TdR sont :
Actions se rapportant à la planification de stratégies coton et
leur actualisation périodique
*
Formation de perfectionnement des acteurs et parties
prenantes en programmation stratégique
*
Animation / facilitation d’ateliers de planification
stratégique, d’actualisation périodique de stratégies et/ou
d’identification et planification d’activités prioritaires
Actions se rapportant au suivi de la mise en œuvre des
stratégies
*
Formation en suivi-évaluation interne pour la mise en œuvre
des plans d’action des stratégies
*
Animation / facilitation d’ateliers consacrés à l’évaluation
interne de la mise en œuvre des plans d’action des
stratégies pilotées par des comités de coordination et de
suivi des stratégies
Actions favorisant une participation active à la mise en œuvre
des stratégies
*
Animation / facilitation d’ateliers de capitalisation,
d’échanges / diffusion de résultats d’expériences en matière
d’activités de production, transformation (textile,
habillement, création ; coproduits issus de la graine),
commercialisation
*
Animation / facilitation d’ateliers d’aide à la décision
dans le choix d’orientations jugées importantes pour
l’avenir de la filière (ex. coton biotechnologique, modes
d’accès aux intrants, politique en matière de transformation
locale (fibre et graine) et de commercialisation, gestion
des risques
*
Formation à la mise en place et à l’animation de cellules de
veille stratégique et de recherche sur le coton
*
Formation orientées sur la promotion de stratégies auprès de
différents acteurs (notamment les investisseurs publics et
privés) et/ou en élaboration de plaidoyers en faveur
d’instruments ciblés de politiques d’appui aux filières.
Exemples (à définir selon le segment de la chaîne de
valeur): accès aux intrants et qualité des intrants,
mécanismes de fixation de prix, instruments de financement,
recherche agronomique & conseil agricole, lutte contre la
contamination, transformation locale (textile, habillement,
création ; coproduits issus de la graine), promotion et
développement de marchés, instruments de financement, etc.
*
Formations de formateurs ou formations professionnalisantes
sur des thématiques jugées importantes par les parties
prenantes mettant en œuvre les stratégies et de nature à
favoriser l’impact des actions. Exemples (à définir selon le
segment de la chaîne de valeur) : gestion
technico-économique d’exploitations cotonnières, processus
qualité du coton le long de la chaîne, connaissance et
information sur les marchés, transformation locale (textile,
habillement, création; coproduits issus de la graine), tant
au plan industriel qu’artisanal,
commercialisation-marketing, gestion des risques, etc.
*
Études spécifiques sur des thématiques importantes
identifiées par les parties prenantes et qui comptent
s’impliquer fortement dans leur pilotage. Exemples (à
définir selon le segment de la chaîne de valeur) :
mécanismes de fixation de prix, mécanismes de financement,
études de marché et de rentabilité financière et économique
au niveau de maillons de la filière et en approche chaîne de
valeur, gestion des risque, etc.
Les types d’actions suivantes ne sont pas éligibles :
*
actions consistant uniquement ou principalement à parrainer la
participation de particuliers à des ateliers, séminaires,
conférences et congrès;
*
actions consistant uniquement ou principalement à financer des
bourses individuelles d'études ou de formation;
Soutien financier à des tiers :
Les demandeurs ne peuvent pas proposer de soutenir des tiers
financièrement.
Visibilité :
Les demandeurs qui seront sélectionnés devront garantir la visibilité
du financement de l'UE et du Secrétariat du Groupe des États ACP,
l’administration contractante.
Nombre de demandes d’expertise court-terme et de subventions par
demandeur :
Le demandeur ne peut pas soumettre plus de trois demandes d’expertise
court-terme par cycle de demandes dans le cadre des présents TdR.
Le demandeur ne peut pas se voir attribuer plus d‘une subvention par
cycle de demandes au titre des présents TdR.
Une demande ne peut porter que sur un seul type d’action (voir actions
éligibles ci-avant)
Le demandeur dont une ou plusieurs demandes d’expertise court-terme
seraient rejetées lors du premier cycle de demandes peut à nouveau
soumettre des demandes lors du second cycle d’appel, pour autant qu’il
soit officiellement confirmé par l’administration contractante.
Le demandeur qui aurait soumis une demande dans le cadre de l’appel à
propositions relatif à : « l’amélioration de la compétitivité et de la
viabilité des filières cotonnières africaines », est autorisé à
soumettre une demande dans le cas des présents TdR pour autant que
l’activité ne soit pas déjà partiellement ou totalement financée par
un contrat de subvention accordé dans le cadre de cet appel à
propositions.
3.
Éligibilité des coûts : quels coûts peuvent être inclus?
--------------------------------------------------------
Seuls les «coûts éligibles» peuvent être couverts par une subvention.
Les types de coûts éligibles et inéligibles sont indiqués ci-dessous.
Le budget constitue à la fois une estimation des coûts et un plafond
des «coûts éligibles».
Coûts éligibles
Les coûts éligibles sont directement gérés par l’AT, sous la
supervision de l’administration contractante. Ils sont constitués par
:
*
Les coûts de l’expertise court-terme : honoraires et dépenses
accessoires directement liées à son activité (vols internationaux,
déplacements locaux, per diem….). Le demandeur n’aura donc pas à
estimer ces coûts mais il est indiqué qu’il fasse une estimation
aussi précise que possible du besoin total en nombre de jours
d’expertise pour mettre en œuvre l’action (voir annexe A).
*
Des coûts éligibles autres que ceux de l’expertise court-terme
mentionnés ci-avant mais importants et en lien direct avec
l’organisation de l’action. Ils sont cependant limités aux types
de coûts et montants suivants et seront uniquement payés sur base
de pièces justificatives :
*
Coûts de fonctionnement dans le cadre d’organisation d’ateliers et
de formations ou d’études spécifiques: Ressources humaines (per
diems pour missions/voyages de participants), voyages (voyages
internationaux, voyages locaux), équipement et fournitures
(locations véhicules, mobilier, matériel informatique, machines,
outils…), bureau local (location salle/bureau,
consommables-fournitures de bureau), autres coûts, services
(publications, traduction / interprètes, actions de visibilité).
*
Ces coûts sont plafonnés aux montants maximum et non cumulables de
5000 € dans le cadre d’une étude spécifique et maximum de 15 000 €
pour l’organisation et la tenue d’ateliers/formations.
Lors de la phase d'attribution de la demande d’appui en expertise
court-terme, l’AT se réserve le droit d’accepter ou non les montants
proposés de coûts éligibles autres que ceux directement liés à
l’expertise court-terme, sur la base du budget prévisionnel soumis par
le demandeur (voir annexe B) , en analysant les données factuelles
utilisées par le demandeur ou d'actions similaires.
Les décisions d’acceptation de l’éligibilité des coûts sont toujours
subordonnées à la condition que les vérifications précédant la
signature du contrat ne révèlent pas de problèmes nécessitant des
modifications du budget (par exemple, les erreurs arithmétiques, les
inexactitudes, les coûts irréalistes et les coûts non éligibles).
Cette procédure de vérification peut donner lieu à des demandes de
clarification et conduire l’AT à demander des modifications ou des
réductions afin de corriger ces erreurs ou inexactitudes. Ces
corrections ne peuvent entraîner une augmentation des coûts éligibles
qui conduirait à dépasser les plafonds autorisés.
Notons que les coûts éligibles qui seront approuvés ne seront
uniquement payés que sur base de pièces justificatives dûment
établies.
Réserve pour imprévus
Le budget peut inclure une réserve pour imprévus correspondant au
maximum à 5 % des coûts éligibles estimés. Elle ne peut être utilisée
qu’avec l'autorisation écrite préalable de l'administration
contractante.
Pour maximiser les résultats attendus de l’action tout en respectant
les limites autorisées de jours d’expertise court-terme (§ 1.2) et
celles fixées pour les coûts éligibles hors expertise court-terme, il
est dans l’intérêt du demandeur de fournir un budget réaliste et de
contribuer au mieux de ses possibilités au déroulement de l’action
(ex. mise à disposition de salle, d’équipements, facilitation de
déplacements de participants et de leur prise en charge, etc.).
Coûts inéligibles
Tout autre coût, autre que ceux définis comme coûts éligibles ci-avant
ne pourra être financé dans le cadre des présents TdR. (voir aussi
actions non éligibles, § 2.1.2)
2.
Présentation de la demande d’appui en expertise court-terme et
procédures à suivre
--------------------------------------------------------------
1.
Contenu de la demande d’appui en expertise court-terme
------------------------------------------------------
La (les) demande(s) d’appui en expertise court-terme doivent être
soumises conformément aux instructions relatives au « formulaire de
demande d’appui en expertise court-terme » annexé aux présents TdR
(annexe A).
Les demandeurs doivent soumettre leur demande en anglais ou en
français.
Dans l’annexe A, les demandeurs doivent notamment fournir une
estimation :
*
Du nombre de jours d’expertise court-terme que le demandeur estime
nécessaire pour mener l’action. Le nombre et type d’experts
court-terme par demande respectera les dispositions définies aux §
1.4 et 1.5
*
Des coûts éligibles externes à l’expertise court terme (coûts de
fonctionnement en lien direct avec la mise en œuvre de l’action,
voir § 2.1.3).
Toute erreur ou incohérence majeure relative aux points mentionnés
dans les instructions relatives au formulaire de demande d’appui en
expertise court-terme peut conduire au rejet de cette dernière.
Des éclaircissements ne seront demandés que lorsque les informations
fournies ne sont pas claires et empêchent donc l'administration
contractante de réaliser une évaluation objective.
Les demandes manuscrites ne seront pas acceptées.
2.
Où et comment envoyer la demande d’appui en expertise court-terme?
------------------------------------------------------------------
La (les) demande(s) d’appui en expertise court-terme accompagnée de la
liste de contrôle relative à cette demande (section 3 du formulaire de
demande, annexe A) ainsi que la déclaration du demandeur (section 4 du
formulaire de demande, annexe A) doivent être soumises en un original
et deux copies en format A4, reliés séparément.
Une version électronique de la demande d’appui en expertise
court-terme doit être fournie. Un CD-ROM contenant la demande en
format électronique sera placé, avec la version papier, dans une
enveloppe scellée selon les indications figurant ci-dessous. Le
fichier électronique doit être exactement identique à la version
papier jointe.
L’enveloppe extérieure doit porter le numéro de référence et
l'intitulé des présents termes de référence ainsi que la dénomination
complète et l'adresse du demandeur, ainsi que la mention «Ne pas
ouvrir avant la séance d’ouverture».
Les demandes d’appui en expertise court-terme doivent être soumises7
dans une enveloppe scellée, envoyée par recommandé ou par messagerie
express privée ou remise en main propre (un accusé de réception signé
et daté sera délivré au porteur dans ce dernier cas), à l’adresse
indiquée ci-dessous:
Adresse postale pour envoi recommandé ou pour remise en main propre ou
pour envoi par messagerie express privée
Bureau d’enregistrement
Secrétariat ACP, Avenue Georges Henri 451
1200 Bruxelles, Belgique
Référence : 320-967 Programme coton
Mention « Ne pas ouvrir avant la session d’ouverture »
Il est également demandé d’envoyer une copie des demandes d’appui en
expertise court-terme à l’adresse de courrier électronique :
[email protected]
Les demandes d’appui en expertise court-terme envoyées par d’autres
moyens (par exemple par télécopie ou courrier électronique) ou remises
à d’autres adresses seront rejetées.
Les demandeurs doivent s’assurer que leur demande d’appui en expertise
court-terme est complète en utilisant la liste de contrôle (section 3,
du formulaire de demande d’appui en expertise court-terme – annexe A).
Les demandes d’appui en expertise court-terme incomplètes peuvent être
rejetées.
3.
Date limite de soumission de la demande d’appui en expertise
court-terme
------------------------------------------------------------
La date limite de soumission des demandes d’appui en expertise
court-terme pour ce second cycle de demande est fixée au 02 octobre
2015, tel que prouvé par la date d'envoi, le cachet de la poste ou la
date de l'accusé de réception. En cas de remise en main propre,
l'heure limite de réception est fixée à 16 heures (heure locale) telle
que prouvée par le reçu signé et daté. Toute note succincte de
présentation soumise après la date limite sera rejetée.
Cependant, pour des raisons d'efficacité administrative,
l'administration contractante peut rejeter toute demande d’appui en
expertise court-terme envoyée dans les délais mais reçue après la date
effective d'approbation de l'évaluation de la demande d’appui en
expertise court-terme (voir calendrier indicatif au point 2.5.2).
3.
Évaluation et sélection des demandes d’appui en expertise
court-terme
---------------------------------------------------------
Les demandes d’appui en expertise court-terme seront examinées et
évaluées par l’AT/UGP sous la supervision de l'administration
contractante. Toutes les demandes soumises par les demandeurs seront
évaluées selon les étapes et critères décrits ci-après.
Si l'examen de la demande révèle que l'action proposée ne remplit pas
les critères d'éligibilité décrits au § 2.1.2, la demande sera rejetée
sur cette seule base.
1.
Comité d’évaluation.
Le comité d’évaluation des demandes d’appui en expertise court-terme
sera composé de :
*
Membres effectifs : Représentants du Secrétariat ACP et de
l’AT/UGP
*
Membre observateur : Un représentant de la CE/DEVCO
*
Membre facultatif : Le Président du COS-coton ou son représentant
2.
Ouverture, vérification administrative, contrôle de l’éligibilité
des demandes et évaluation des demandes d’appui en expertise
court-terme.
Les éléments suivants seront examinés:
*
Respect de la date limite de soumission. Si la date limite n’a pas
été respectée, la demande sera automatiquement rejetée.
*
La demande d’appui en expertise court-terme répond à tous les
critères spécifiés aux points 1 à 10 de la liste de contrôle
(partie 3 du formulaire de demande d’appui en expertise
court-terme, annexe A). Si une information fait défaut ou est
incorrecte, la demande peut être rejetée sur cette seule base et
elle ne sera pas évaluée.
Les demandes d’appui en expertise court-terme satisfaisant aux
conditions du premier contrôle administratif seront évaluées au regard
de la grille d’évaluation de l’action proposée.
La demande d’appui en expertise court-terme se verra attribuer une
note globale sur 70 suivant la ventilation figurant dans la grille
d'évaluation ci-après.
Les critères d'évaluation sont divisés par rubriques et
sous-rubriques. Chaque sous-rubrique se verra attribuer un score
compris entre 1 et 5 comme suit : 1 = très insuffisant, 2 =
insuffisant, 3 = moyen, 4 = bon, 5 = très bon.
Grille d’évaluation
Rubrique
Notes
1. Capacité opérationnelle
Oui/Non
1.1 Le demandeur possède-t-il une expérience suffisante pour gérer
l’action?
2. Pertinence de l'action pour laquelle une expertise court-terme est
demandée
Sous-note
25
2.1 Dans quelle mesure la proposition est-elle pertinente par rapport
aux objectifs (§1.2) et actions éligibles (§ 2.1.2) des TdR?
5(x2)**
2.2 Dans quelle mesure la proposition est-elle pertinente par rapport
aux besoins particuliers et contraintes du/des pays ou de la/des
région(s) cible(s) (y compris la synergie avec d'autres initiatives de
l'UE et l'absence de double emploi) ?
5
2.3 Dans quelle mesure les parties concernées (bénéficiaires finaux,
groupes cibles) sont-elles clairement définies et choisies de manière
stratégique? Leurs besoins ont-ils été clairement définis et sont-ils
convenablement abordés dans la proposition?
5
2.4 La proposition contient-elle des éléments spécifiques apportant
une valeur ajoutée, tels que des aspects environnementaux, la
promotion de l'égalité hommes/femmes ou l'innovation et les meilleures
pratiques ainsi que d’autres éléments complémentaires mentionnés dans
la section 1.2 et 2.1.2 des présents TdR ?
5
3. Conception de l’action pour laquelle une expertise court-terme est
demandée
Sous-note
15
3.1 Dans quelle mesure la conception générale de l'action est-elle
cohérente?
En particulier, reflète-t-elle l'analyse des problèmes ainsi que des
parties prenantes concernées?
3.2 Les besoins en expertise court-terme exprimés sont-ils justifiés
de façon cohérente par rapport à l’action
5
5 (x2)**
4. Faisabilité de l’action pour laquelle une expertise court-terme est
demandée
Sous-note
15
4.1 L'action est-elle faisable et logique par rapport aux objectifs et
résultats escomptés et à la méthodologie de mise en œuvre proposée?
5(x2)**
4.2 La proposition contient-elle des indicateurs objectivement
vérifiables pour évaluer les résultats de l'action?
5
5. Durabilité des résultats de l’action pour laquelle une expertise
court-terme est demandée
Sous-note
15
5.1 L’action est-elle susceptible d’avoir un impact tangible sur les
groupes cibles?
5
5.2 La proposition est-elle susceptible d’avoir des effets
multiplicateurs?
(notamment probabilité de reproduction, d’extension et de partage
d’informations).
5
5.3 Les résultats attendus de l’action proposée sont-ils durables aux
plans technique, économique, institutionnel et commercial, le cas
échéant?
5
SCORE TOTAL
70
** Ces scores sont multipliés par 2 en raison de leur importance.
Note sur la rubrique 1. Capacité opérationnelle
Si la réponse est négative pour un ou plusieurs critères, la demande
sera rejetée.
Une fois toutes les demandes d’appui en expertise court-terme
évaluées, une liste sera établie, classant les actions proposées selon
leur score total.
En premier lieu, seules les demandes d’appui en expertise court-terme
ayant atteint un score d'au moins 42 points sur 70 (60%) seront
présélectionnées et classées par ordre de priorité, de la mieux notée
à la moins bien notée.
En second lieu, pour les demandeurs ayant introduit deux ou trois
demandes et pour autant qu’elles figurent toutes dans la présélection,
les demandes les moins bien notées seront retirées.
Enfin, un tableau sera établi, reprenant l’ensemble des demandes
classées d’après leur score et dans les limites du volume d’expertise
disponible. Une liste de réserve sera en outre établie suivant les
mêmes critères.
3.
Vérification de l'éligibilité des demandeurs
La vérification de l’éligibilité, basée sur les pièces justificatives
demandées par l'administration contractante (voir section 2.4) sera
réalisée uniquement pour les demandes qui ont été provisoirement
sélectionnées en fonction de leur score et dans les limites du volume
d’expertise disponible.
*
La conformité entre la déclaration du demandeur (section 4 du
formulaire de demande d’appui en expertise court-terme, annexe A)
et les pièces justificatives fournies par ce dernier sera
vérifiée. Toute pièce justificative manquante ou toute incohérence
entre la déclaration du demandeur et les pièces justificatives
pourra conduire sur cette seule base au rejet de la demande.
*
L’éligibilité des demandeurs et de l’action sera vérifiée sur la
base des critères établis aux points 2.1.1 et 2.1.2 des présents
TdR.
Toute demande rejetée sera remplacée par la première demande la mieux
placée sur la liste de réserve qui se trouve dans les limites de
l’enveloppe financière disponible.
4.
Pièces justificatives soumises à vérification pour les demandes
provisoirement sélectionnées
---------------------------------------------------------------
1.
Les statuts ou articles d'association du demandeur8.
2.
La fiche d’entité juridique (voir annexe C des présents TdR)
dûment complétée et signée par le demandeur, accompagnée des
documents justificatifs qui y sont demandés. Si le demandeur a
déjà signé un contrat avec l'administration contractante, au lieu
de la fiche d’entité juridique et des documents justificatifs, il
peut fournir le numéro d’entité juridique, à moins qu’un
changement dans le statut juridique ne se soit produit dans
l’intervalle.
Les pièces justificatives requises doivent être fournies sous la forme
d’originaux, de photocopies ou de versions scannées (montrant les
cachets légaux, signatures et dates) de ces originaux.
Lorsque de tels documents ne sont pas rédigés dans la langue du pays
où l’action est mise en œuvre, une traduction en anglais ou français
des parties pertinentes du document prouvant l’éligibilité du
demandeur, doit être jointe et prévaudra pour l’analyse de la demande.
5.
Notification de la décision de l'administration contractante
------------------------------------------------------------
1.
Contenu de la décision
----------------------
Le demandeur sera avisé par écrit de la décision prise par
l'administration contractante au sujet de sa demande et, en cas de
rejet, des raisons de cette décision négative.
Il n’y aura pas de possibilité de recours du demandeur en cas de rejet
de sa (ses) demande(s). Comme précisé au § 2.1.2, le demandeur dont
une ou plusieurs demandes auraient été rejetées lors du premier cycle
de demandes d’appui en expertise court-terme peut à nouveau soumettre
une demande pour le second cycle d’appel.
2.
Calendrier indicatif du second cycle de demandes
------------------------------------------------
Date
Heure*
Date limite de soumission des demandes d’appui en expertise
court-terme
02 octobre 2015
16 heures
Ouverture, vérifications administratives, évaluation des
demandes d’appui en expertise court-terme et de l’éligibilité
des demandes
31 octobre 2015*
Notification de l'attribution*
01 novembre 2015*
* Dates indicatives.
NB. Toutes les heures sont en heure locale de l'administration
contractante.
6.
Conditions de la mise en œuvre après la décision de
l'administration contractante d'attribution d'une subvention pour
un appui en expertise court-terme
-----------------------------------------------------------------
Les demandeurs retenus pour bénéficier d’appui(s) en expertise
court-terme seront approchés par l’AT/UGP afin que celle-ci puisse
établir :
*
Les termes de référence (TdR) de l’expertise court-terme
comprenant les rubriques suivantes : informations générales,
objectifs et résultats escomptés de l’action, champ
d’intervention, logistique et calendrier, besoins, rapports, suivi
et évaluation).
*
De même, l’AT/UGP établira précisément les différents postes de
coûts éligibles de l’action en veillant à leur conformité et
limites, tel que défini au § 2.1.3. des présents TdR.
L’AT soumettra à l’approbation de l’administration contractante le
dossier, constitué des TdR et d’un budget détaillé des dépenses
accessoires de l’action hors coût de l’expertise court-terme.
Dans les 15 jours suivant l’adoption du dossier par l’administration
contractante,, l’AT soumettra à l’administration contractante au moins
deux curriculum vitae d’experts proposés par expert demandé. Dès
approbation des experts par l’administration contractante, l’AT
contractera avec les experts retenus.
Les contrats seront établis entre l’AT et les experts pour la mise en
œuvre de l’action. Chaque contrat indiquera également les procédures à
suivre en matière de demande de payement, de monitoring, de rapports.
L’AT/UGP sera responsable de la mise à disposition de l’expertise
court-terme au bénéficiaire.
Une évaluation de l’appui en expertise court-terme et de l’action dans
laquelle elle s’inscrit sera effectuée conjointement entre le
bénéficiaire et l’AT/UGP.
3.
Liste des annexes
=================
documents à compléter
annexe a : formulaire de demande d’expertise court terme (format word)
Annexes au formulaire de demande d’expertise court terme
annexe b : couts de l’action non lies à l’expertise court-terme
(format excel)
annexe C: fiche d'entité juridique
Lignes directrices gestion du cycle de projet
https://ec.europa.eu/europeaid/sites/devco/files/methodology-aid-delivery-methods-project-cycle-management-200403_fr_2.pdf
1
http://www.coton-acp.org/sites/default/files/documents/downloads/131121_brochure_fr_v2.pdf
2
http://www.coton-acp.org/sites/default/files/documents/downloads/rapport_coton_fr_18_06web.pdf
3
http://www.coton-acp.org/sites/default/files/documents/downloads/cos_cadre_actionfch_1502102rfb.pdf
4 Les capacités des associations professionnelles du secteur sont
renforcées en termes de planification et de suivi de mise en œuvre des
stratégies
5 L’expert senior possède au moins dix ans d’expérience
professionnelle
L’expert junior possède entre 3 et 5ans d’expérience professionnelle
6 Environ 400 jours d’expertise (+/- 340 jours d’expertise senior et
60 jours d’expertise junior) seront utilisés dans le cadre du premier
cycle de demande, clôturé le 15 juillet 2014
7 Si deux ou trois demandes d’appui en expertise court-terme sont
adressées, chaque demande est insérée dans une enveloppe individuelle
sur laquelle est mentionné le titre de l'action pour laquelle l’appui
en expertise court-terme est demandé.
8Lorsque le demandeur est une entité publique créée par une loi, une
copie de ladite loi doit être fournie.
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