Regulamin Organizacyjny Zarządu Dróg Miejskich W Koszalinie Załącznik Do

regulamin organizacyjny zarządu dróg miejskich w koszalinie załącznik do zarządzenia nr 19/84/11 prezydenta miasta koszalina z dni

Regulamin Organizacyjny Zarządu Dróg Miejskich w Koszalinie
Załącznik do
Zarządzenia Nr 19/84/11
Prezydenta Miasta Koszalina
z dnia 27 stycznia 2011r.
REGULAMIN ORGANIZACYJNY
ZARZĄDU DRÓG MIEJSKICH
W KOSZALINIE
Rozdział I
Postanowienia ogólne
§ 1. Regulamin Organizacyjny, zwany dalej Regulaminem określa
organizację i zasady funkcjonowania Zarządu Dróg Miejskich w
Koszalinie.
§ 2. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:
1.
“Regulaminie” – należy przez to rozumieć Regulamin Organizacyjny
Zarządu Dróg Miejskich w Koszalinie,
2.
„Zarządzie” – należy przez to rozumieć Zarząd Dróg Miejskich w
Koszalinie,
3.
„Dyrektorze”- należy przez to rozumieć Dyrektora Zarządu Dróg
Miejskich
w Koszalinie,
4.
„Komórkach organizacyjnych” - należy przez to rozumieć działy i
samodzielne stanowiska pracy posługujące się symbolami literowymi
Zarządu Dróg Miejskich
w Koszalinie,
5.
„Prezydencie” – należy przez to rozumieć Prezydenta Miasta
Koszalina,
6.
„Radzie Miejskiej” – należy przez to rozumieć Radę Miejską w
Koszalinie.
§ 3.1. Zarząd działa na podstawie przepisów prawa powszechnie
obowiązującego, aktów prawnych wydawanych przez Radę Miejską oraz
Prezydenta, a w szczególności Statutu oraz niniejszego Regulaminu.
2.
Zarząd jest pracodawcą w rozumieniu art. 3 ustawy z dnia 26
czerwca 1974 r. Kodeks
pracy i pracodawcą samorządowym w rozumieniu art. 7 ustawy z dnia 21
listopada 2008 r.
o pracownikach samorządowych.
Rozdział II
Zasady i cele funkcjonowania Zarządu
§ 4. Funkcjonowanie Zarządu opiera się na zasadzie jednoosobowego
kierownictwa , służbowego podporządkowania, podziału czynności
służbowych i indywidualnej odpowiedzialności za wykonanie powierzonych
zadań.
§ 5.1. W swoich działaniach Zarząd kieruje się zasadami
praworządności, prawdy obiektywnej, czynnego udziału stron w
postępowaniu oraz uwzględnia interes społeczny i słuszny interes
stron, zapewnia terminowe i profesjonalne prowadzenie spraw.
2. Zarząd w sposób ciągły doskonali swoją organizację, stwarza warunki
dla podnoszenia kwalifikacji pracowników, zapewnia efektywne działanie
przy wykorzystaniu technik informatycznych, poprawia komunikację
wewnętrzną i zewnętrzną.
2.
Zarząd zapewnia dostęp do informacji publicznej związanej z jego
działalnością.
4. Udostępnienie informacji publicznej i dokumentów urzędowych odbywa
się w oparciu o powszechnie obowiązujące przepisy prawa.
5. Podstawą informacji o działalności Zarządu jest Biuletyn Informacji
Publicznej.
6. Zarząd przestrzega zasad i trybów określonych w przepisach prawa
powszechnie obowiązującego w zakresie ochrony danych osobowych, prawa
do prywatności i tajemnic prawnie chronionych.
§ 6.1. Zarząd prowadzi gospodarkę finansową z zachowaniem zasad
określonych w ustawie o finansach publicznych, uchwałach Rady
Miejskiej oraz zarządzeniach Prezydenta.
2. Podstawowym instrumentem zarządzania finansami jest budżet,
wyznaczający cele działań Zarządu w poszczególnych dziedzinach.
3. Gospodarując środkami publicznymi Zarząd zapewnia ich wydatkowanie
w sposób celowy, oszczędny, dążąc do uzyskania możliwie najlepszych
efektów.
§ 7. Przy załatwianiu spraw z zakresu administracji samorządowej
stosuje się postanowienia Kodeksu postępowania administracyjnego,
chyba, że przepis szczególny stanowi inaczej.
§ 8. W celu zapewnienia warunków efektywnego funkcjonowania, sprawnego
działania i prawidłowego wykonywania zadań Dyrektor wydaje wewnętrzne
regulacje organizacyjno-prawne.
Rozdział III
Zasady kierowania Zarządem
§ 9.1. Dyrektor kieruje Zarządem jednoosobowo, zgodnie z przepisami
prawa, postanowieniami statutu oraz w ramach pełnomocnictwa
udzielonego przez Prezydenta.
2. Dyrektor kieruje Zarządem przy pomocy Zastępcy Dyrektora i Głównego
Księgowego.
3. W czasie nieobecności Dyrektora jego obowiązki pełni Zastępca
Dyrektora, który uprawniony jest również do wydawania zarządzeń
będących w kompetencji Dyrektora.
§ 10.1. Do zadań Dyrektora należą wszelkie czynności związane z
kierowaniem Zarządem, a w szczególności:
1.
realizacja zadań statutowych,
2.
reprezentowanie Zarządu na zewnątrz,
3.
nadzór nad prawidłowością wykonywania zadań Zarządu i ich
przebiegiem,
4.
ustalanie polityki kadrowej i płacowej Zarządu,
5.
zapewnienie należytej organizacji pracy,
6.
ustalenie kompetencji komórek organizacyjnych,
7.
realizacja uchwał Rady Miejskiej oraz zarządzeń i innych decyzji
Prezydenta,
8.
wydawanie zarządzeń i poleceń służbowych pracownikom Zarządu,
9.
kierowanie całokształtem zadań obrony cywilnej w Zarządzie,
10.
zabezpieczenie właściwego trybu podejmowania i załatwiania skarg i
wniosków klientów i pracowników,
11.
organizowanie i zapewnianie prawidłowego działania kontroli i
audytu wewnętrznego, a także należyte wykorzystywanie wyników
kontroli oraz audytu,
12.
sprawowanie nadzoru w zakresie ochrony informacji niejawnych,
13.
zapewnienie przestrzegania przepisów kodeksu pracy min. dyscypliny
pracy i właściwego wykorzystania czasu pracy przez pracowników.
2. Dyrektor sprawuje bezpośredni nadzór nad pracą:
1.
Zastępcy Dyrektora,
2.
Głównego Księgowego,
3.
Kierownika Działu Organizacji i Kadr.
§ 11.1. Do zakresu zadań Zastępcy Dyrektora należy:
1.
kierowanie pracą Zarządu w razie nieobecności Dyrektora,
2.
opracowywanie projektów, planów rozwoju sieci drogowej Miasta
Koszalina,
3.
opracowywanie projektów planów w zakresie bezpieczeństwa ruchu w
sieci komunikacyjnej Miasta Koszalina,
4.
koordynacja prac nad rzeczowymi i finansowymi planami działalności
Zarządu,
5.
nadzór realizacji zadań wynikających z przyjętych planów
rzeczowych
i finansowych Zarządu w zakresie:
a.
przebudowy, remontów dróg oraz obiektów inżynieryjnych,
b.
bieżącego utrzymania dróg wraz z infrastrukturą,
c.
utrzymania urządzeń zabezpieczających ruch drogowy,
d.
budowy nowych dróg,
e.
utrzymania czystości,
f.
zimowego utrzymania dróg,
g.
utrzymania zieleni,
h.
utrzymania innych nieruchomości przekazanych w zarządzanie.
2. Zastępca Dyrektora sprawuje bezpośredni nadzór nad pracą:
1.
Działu Eksploatacji Dróg,
2.
Działu Inwestycji,
3.
Działu Inżynierii Ruchu,
4.
Działu Zieleni,
5.
Działu Infrastruktury Technicznej,
6.
Działu Uzgodnień i Rozwoju,
7.
Stanowiska ds. zamówień publicznych.
§ 12.1. Do obowiązków Głównego Księgowego należy:
1.
prowadzenie rachunkowości Zarządu zgodnie z obowiązującymi
przepisami i zasadami,
2.
wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi,
3.
dokonywanie wstępnej kontroli w zakresie:
a.
zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem
finansowym,
b.
kompletności operacji gospodarczych i finansowych z planem
finansowym.
2. Główny Księgowy sprawuje bezpośredni nadzór nad pracą:
1.
Działu Finansowo – Księgowego,
2.
Działu Administrowania Pasem Drogowym.
Rozdział IV
Organizacja wewnętrzna Zarządu
§ 13. Zarząd czynny jest od poniedziałku do piątku w godzinach od 7.00
do 15.00.
§ 14.1.W Zarządzie tworzy się następujące komórki organizacyjne
posługujące się symbolami literowymi:
1) Działy:
a.
Organizacji i Kadr - symbol „NOK”
b.
Finansowo – Księgowy - symbol „EFK”
c.
Eksploatacji Dróg - symbol „TED
d.
Inżynierii Ruchu - symbol „TIR”
e.
Zieleni - symbol „TZ”
f.
Inwestycji - symbol „TI”
g.
Administrowania Pasem Drogowym - symbol „EAD”
h.
Infrastruktury Technicznej - symbol „ TIT”
i.
Uzgodnień i Rozwoju - symbol „TUR”
2) Samodzielne stanowiska pracy:
a.
stanowisko ds. zamówień publicznych - symbol „TZP”
2. Graficzną strukturę organizacyjną Zarządu określa schemat
organizacyjny stanowiący załącznik do niniejszego Regulaminu.
§ 15. Praca na stanowisku Radcy Prawnego, Inspektora ds.
Bezpieczeństwa i Higieny Pracy, Inspektora ds. Obrony Cywilnej zlecana
jest w ramach umów cywilnoprawnych.
§ 16. 1. Strukturę wewnętrzną komórek organizacyjnych, zasady
funkcjonowania, tryb pracy oraz szczegółowy zakres czynności
pracowników określa regulamin wewnętrzny ustalony przez kierownika
danej komórki organizacyjnej po zatwierdzeniu przez Dyrektora.
2. Zbiór aktualnych regulaminów wewnętrznych prowadzi Dział
Organizacji i Kadr.
3. Aktualizacji regulaminów określonych w ust. 1 dokonują kierownicy
komórek organizacyjnych w terminie do 30 listopada każdego roku.
Rozdział V
Zadania wspólne komórek organizacyjnych
=======================================
i samodzielnych stanowisk pracy
===============================
§ 17. 1. Do zadań wspólnych pracowników komórek organizacyjnych i
samodzielnych stanowisk pracy Zarządu należy w szczególności:
1.
wykonywanie zadań z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy oraz
przepisów przeciwpożarowych,
2.
udzielanie informacji publicznej w zakresie zadań komórki
organizacyjnej,
3.
współpraca z Urzędem Miejskim i miejskimi jednostkami
organizacyjnymi,
4.
prowadzenie wymaganej prawem sprawozdawczości,
5.
obsługa klientów w związku z realizowanymi zadaniami.
2. Do zadań wspólnych kierowników komórek organizacyjnych Zarządu
należy w szczególności:
1.
kształtowanie polityki personalnej we współpracy z Działem
Organizacji i Kadr
w tym:
a.
ustalanie szczegółowego zakresu czynności pracowników,
b.
nadzorowanie przestrzegania przez pracowników przepisów
bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przepisów przeciwpożarowych,
c.
kontrolowanie przestrzegania przez podległych pracowników
dyscypliny pracy, ewidencji czasu pracy, zachowań etycznych,
d.
ocena pracowników komórki organizacyjnej oraz składanie wniosków w
sprawie ich awansowania, nagradzania lub pociągnięcia do
odpowiedzialności,
e.
sporządzanie planów urlopów oraz opiniowanie urlopów
wypoczynkowych podległych pracowników.
2.
podejmowanie czynności z zakresu koordynacji i nadzoru nad
działaniami podległych pracowników,
3.
kształtowanie strategii i polityki w zakresie realizacji zadań
Zarządu,
4.
opracowywanie propozycji do projektów planów rzeczowo-finansowych
w części dotyczącej komórki organizacyjnej,
5.
przygotowywanie okresowych ocen, analiz, informacji i sprawozdań z
realizacji zadań,
6.
nadzór nad przestrzeganiem zasad dotyczących ochrony danych
osobowych i tajemnic prawnie chronionych,
7.
przeciwdziałanie występowaniu w podległej komórce organizacyjnej
negatywnych zjawisk z zakresu stosunków międzyludzkich, takich jak
mobbing, czy dyskryminacja oraz niezwłoczne wyjaśnianie wszelkich
przypadków wskazujących na jego występowanie.
3. W ramach swych zadań kierownicy komórek organizacyjnych oraz
samodzielne stanowiska pracy zobowiązani są do :
1.
zgodnego z prawem i terminowego realizowania zadań komórki
organizacyjnej,
2.
załatwiania indywidualnych spraw z zakresu administracji
publicznej w zakresie udzielonych upoważnień,
3.
opracowywania programów operacyjnych i zadań w formie projektów,
4.
wykonywania zadań z zakresu spraw obronnych, ochrony ludności i
zarządzania kryzysowego,
5.
przygotowywania projektów odpowiedzi na interpelacje, zapytania i
wnioski radnych, pytania komisji Rady Miejskiej oraz rozpatrywania
i załatwiania wniosków zgłaszanych przez komisje Rady Miejskiej i
Rady Osiedli,
6.
przygotowywania projektów odpowiedzi na wnioski i skargi zgłaszane
do Zarządu,
7.
opracowywania materiałów na sesje Rady Miejskiej i komisje Rady
Miejskiej,
8.
przygotowywania projektów uchwał i zarządzeń oraz umów zawieranych
z innymi podmiotami w zakresie merytorycznej właściwości komórki
organizacyjnej,
9.
współdziałania z innymi komórkami organizacyjnymi w celu wymiany
informacji niezbędnych do realizacji zadań,
10.
wykonywania zadań wynikających z przepisów powszechnie
obowiązujących, przepisów wewnętrznych i poleceń przełożonych.
4. Kierownicy komórek organizacyjnych oraz samodzielne stanowiska
pracy odpowiadają za:
1.
skuteczne, sprawne i zgodne z prawem realizowanie zadań
przypisanych komórce organizacyjnej,
2.
realizację uchwał Rady Miejskiej, zarządzeń i poleceń służbowych
Prezydenta i Dyrektora.
3.
właściwe zabezpieczenie dokumentów zawierających tajemnicę
państwową i służbową oraz powierzonych pieczęci urzędowych,
4.
właściwe gospodarowanie powierzonym mieniem,
5.
właściwe planowanie potrzeb i racjonalne wykorzystanie
przydzielonego budżetu,
6.
kulturalną obsługę klientów w komórce organizacyjnej,
7.
skuteczną ochronę danych osobowych prowadzonych przez komórkę
organizacyjną.
5. W razie nieobecności lub niedyspozycji kierownika komórki
organizacyjnej czynności należące do jego zadań wykonuje jego
zastępca, a jeśli nie ma zastępcy, to inny pracownik wskazany przez
kierownika komórki. W przypadku braku takiego wskazania lub
nieobecności pracownika wskazanego - pracownik Zarządu wyznaczony
imiennie przez Dyrektora.
Rozdział VI
Zadania własne komórek organizacyjnych
======================================
i samodzielnych stanowisk pracy
===============================
§ 18. Dział Organizacji i Kadr
1. W zakresie spraw organizacyjnych :
1.
zapewnienie sprawnego funkcjonowania Zarządu oraz systematyczne
wdrażanie optymalnych zasad organizacji i zarządzania,
2.
koordynowanie prac związanych z opracowywaniem zarządzeń, poleceń
i pism Dyrektora oraz prowadzenie ewidencji w tym zakresie,
3.
prowadzenie ewidencji uchwał Rady Miejskiej, zarządzeń Prezydenta
oraz przekazywanie ich do realizacji komórkom organizacyjnym,
4.
prowadzenie ewidencji i nadzór nad terminowym załatwianiem
interpelacji, zapytań i wniosków radnych,
5.
nadzór nad prawidłowym załatwianiem skarg i wniosków klientów oraz
prowadzenie zbiorczej ewidencji skarg i wniosków,
6.
koordynowanie spraw związanych z opracowywaniem regulaminów,
instrukcji
i innych aktów wewnętrznych Zarządu,
7.
nadzór nad obsługą systemu informatycznego,
8.
prowadzenie archiwum zakładowego,
9.
organizowanie obsługi kancelaryjnej i sekretariatu,
10.
organizacja zaopatrzenia materiałowo-technicznego,
11.
administrowanie budynkiem biurowym, garażami Zarządu, planowanie
ich remontów i konserwacji oraz realizacja ustalonych zadań w tym
zakresie,
12.
gospodarowanie samochodami służbowymi,
13.
nadzór na utrzymaniem czystości i estetycznego wyglądu w budynku
Zarządu,
14.
nadzór nad zabezpieczeniem mienia Zarządu przed pożarem, kradzieżą
i innego rodzaju zniszczeniem.
2. W zakresie kadr:
1.
prowadzenie spraw osobowych pracowników,
2.
prowadzenie spraw związanych z zatrudnianiem i zwalnianiem
pracowników,
3.
kontrola dyscypliny pracy w Zarządzie,
4.
opracowywanie analiz i informacji w zakresie spraw osobowych,
5.
prowadzenie spraw związanych ze szkoleniem, dokształcaniem i
doskonaleniem zawodowym pracowników,
6.
organizowanie badań lekarskich – wstępnych, okresowych,
kontrolnych,
7.
prowadzenie spraw socjalnych pracowników Zarządu i uprawnionych
członków ich rodzin.
3. Współdziałanie z inspektorem ds. BHP i inspektorem ds. Obrony
Cywilnej.
§ 19. Dział Finansowo – Księgowy
Do zakresu zadań Działu należy prowadzenie spraw związanych z
gospodarką budżetową i finansową, a w szczególności:
1.
opracowywanie projektu budżetu Zarządu obejmującego dochody i
wydatki budżetowe,
2.
sporządzanie planów finansowo – rzeczowych Zarządu w oparciu o
zatwierdzony budżet miasta,
3.
prowadzenie bieżącej analizy i kontroli dochodów i wydatków
budżetowych,
4.
wprowadzanie zmian w ciągu roku do planów finansowo – rzeczowych
Zarządu na podstawie uchwał Rady Miejskiej, zarządzeń Prezydenta
oraz wniosków kierowników komórek organizacyjnych w zakresie zadań
rzeczowych,
5.
przyjmowanie, rejestrowanie i kontrolowanie dokumentów księgowych
oraz dalsze załatwianie zgodnie z obowiązującymi przepisami ,
6.
dokonywanie prawidłowych i terminowych rozliczeń finansowych,
7.
prowadzenie ksiąg rachunkowych Zarządu,
8.
planowanie, realizowanie i rozliczanie funduszu płac,
9.
rozliczanie z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych potrąconych składek
na ubezpieczenie społeczne oraz rozliczanie z Urzędem Skarbowym
podatku od osób fizycznych,
10.
prowadzenie ewidencji księgowej majątku trwałego,
11.
aktualizacja wyceny środków trwałych, naliczanie umorzeń,
12.
obsługa kasowa w zakresie zaliczek pracowniczych,
13.
prowadzenie rejestracji i rozliczeń zabezpieczeń gwarancyjnych i
wadiów przetargowych,
14.
rozliczanie inwentaryzacji i spisów z natury,
15.
prowadzenie wymaganej sprawozdawczości okresowej i rocznej w tym
bilansu jednostki.
§ 20. Dział Inwestycji
Do zakresu zadań Działu należy prowadzenie całokształtu spraw
związanych z realizacją inwestycji i zadań remontowych, a w
szczególności :
1.
przygotowywanie wniosków o wydanie decyzji i uzgodnień niezbędnych
do realizacji inwestycji,
2.
przygotowywanie zleceń, zlecenia i odbiory dokumentacji
technicznej,
3.
przygotowywanie wniosków o wydanie zezwoleń na realizację
inwestycji i zadań remontowych,
4.
przygotowywanie umów o wykonawstwo, zlecanie robót i usług, ich
nadzorowanie, rozliczanie i odbiory (w tym gwarancyjne),
5.
przygotowanie dokumentów niezbędnych do zakończenia robót,
uzyskania prawa do użytkowania,
6.
przygotowanie dokumentów niezbędnych do przejęcia inwestycji na
majątek Zarządu,
7.
przygotowywanie umów na wykonanie inwestycji w pasach drogowych
przez innych inwestorów,
8.
uczestniczenie w przekazywaniu placów budów i odbiorach (w tym
gwarancyjnych) instytucji współpracujących z Zarządem i
realizujących swoje inwestycje w pasie drogowym,
9.
wnioskowanie rozwiązań techniczno - organizacyjnych dotyczących
realizacji zadań drogowo – mostowych,
10.
udział w wydawaniu opinii, uzgadnianiu prac studialnych i
projektowych związanych z zadaniami Działu.
§ 21. Dział Eksploatacji Dróg
Do zakresu zadań Działu należy prowadzenie spraw związanych z bieżącym
utrzymaniem oraz prowadzeniem ewidencji dróg i obiektów mostowych, a w
szczególności:
1.
bieżąca kontrola stanu ulic, urządzeń drogowych i mostów,
2.
przygotowywanie umów o wykonawstwo, zlecenie robót i usług, ich
nadzorowanie, rozliczanie i odbiory (w tym gwarancyjne),
3.
prowadzenie wymaganej instrukcjami i przepisami ewidencji dróg i
obiektów mostowych wraz z ich aktualizacją,
4.
uczestniczenie w przekazywaniu placów budów i odbiorach ( w tym
gwarancyjnych) instytucji współpracujących z Zarządem i
realizujących swoje inwestycje w pasie drogowym,
5.
przyjmowanie do eksploatacji inwestycji drogowych realizowanych z
udziałem środków publicznych od Urzędu Miejskiego oraz od innych
podmiotów realizujących roboty w pasie drogowym,
6.
udział w charakterze przedstawiciela w podziałach geodezyjnych
terenów graniczących z pasem drogowym,
7.
przygotowanie dokumentów niezbędnych do zaliczenia lub pozbawienia
kategorii dróg,
8.
prowadzenie gospodarki materiałami z odzysku znajdującymi się w
magazynie przy ul. Przemysłowej 7 w Koszalinie.
§ 22. Dział Inżynierii Ruchu
Do zakresu zadań Działu należy prowadzenie całokształtu spraw
związanych z inżynierią
i bezpieczeństwem ruchu, a w szczególności:
1. Prowadzenie spraw z zakresu inżynierii ruchu takich jak:
1.
realizacja zadań z zakresu inżynierii ruchu, badania i pomiary
ruchu, ochrona bezpieczeństwa ruchu drogowego,
2.
planowanie rozwoju i utrzymania istniejących dróg miejskich pod
kątem organizacji ruchu,
3.
nadzór i analiza podejmowanych działań w sprawie zagadnień
inżynierii i bezpieczeństwa ruchu drogowego,
4.
zlecanie dokumentacji technicznej (ekspertyzy, opinie, projekty
itp.) w zakresie inżynierii ruchu oraz ich odbiór.
2. Prowadzenie zadań związanych z organizacją ruchu takich jak:
1.
bieżąca kontrola stanu oznakowania poziomego i pionowego ulic,
2.
utrzymanie urządzeń zabezpieczających ruch na drogach,
3.
zlecanie robót i usług, ich nadzorowanie, rozliczanie i odbiory,
4.
prowadzenie spraw związanych z siecią miejsc parkingowych w
mieście,
5.
wykonywanie drobnych napraw oznakowania pionowego i poziomego,
6.
przygotowanie zezwoleń na wykorzystanie dróg w sposób szczególny,
7.
opiniowanie projektów organizacji ruchu wraz z przygotowaniem
zatwierdzenia,
8.
wprowadzanie ograniczeń bądź zamykania dróg i mostów dla ruchu,
wyznaczanie objazdów, gdy występuje zagrożenie bezpieczeństwa osób
i mienia.
3. Prowadzenie spraw w zakresie sygnalizacji świetlnej:
1.
sporządzanie projektów rozbudowy sygnalizacji świetlnej,
2.
zlecanie robót i usług , ich nadzór, rozliczanie i odbiory,
3.
konserwacja i wymiana urządzeń sygnalizacji świetlnej,
4.
nadzór nad sygnalizacją świetlną,
5.
zapewnienie pogotowia elektrycznego do utrzymania sygnalizacji,
6.
prowadzenie magazynu materiałów służących do sygnalizacji
oznakowań dróg,
7.
prowadzenie telemetrii i sterowanie ruchem drogowym.
§ 23. Dział Zieleni
Do zakresu zadań Działu należą sprawy związane z utrzymaniem zieleni
miejskiej,
a w szczególności:
1.
kontrola stanu zieleni na terenie Miasta Koszalina oraz
prowadzenie jego ewidencji,
2.
udzielanie zamówień na sadzenie, utrzymanie oraz usuwanie drzew i
krzewów oraz pielęgnację zieleni w pasach drogowych, w parkach i
zieleńcach, lesie komunalnym oraz na terenach przekazanych w
zarządzanie,
3.
zlecanie robót i usług, ich nadzorowanie, rozliczanie i odbiory,
4.
nadzór nad prawidłowością i terminowością zabiegów pielęgnacyjnych
i renowacyjnych zieleni miejskiej,
5.
zlecanie prac pielęgnacyjno - utrzymaniowych na terenie cmentarzy
ewangelickich i żydowskich,
6.
zlecanie zagospodarowania terenów przeznaczonych na zieleń
ogólnodostępną,
7.
współdziałanie w opiniowaniu projektów planów zagospodarowania
przestrzennego w zakresie terenów zieleni miejskiej,
8.
wydawanie zezwoleń i ustalanie opłat za usuwanie drzew i krzewów
na terenie Miasta Koszalina,
9.
wymierzanie kar pieniężnych za niszczenie zieleni i drzewostanu
oraz usuwanie drzew i krzewów bez wymaganego zezwolenia,
10.
prowadzenie rejestru pomników przyrody na terenie Miasta
Koszalina,
11.
wnioskowanie w sprawie wprowadzania form ochrony indywidualnej
przyrody,
12.
wydawanie opinii w zakresie urządzenia zieleni na terenie
nieruchomości prywatnych i osiedli mieszkaniowych,
13.
uzgadnianie i opiniowanie dokumentacji w zakresie zieleni,
14.
wydawanie opinii do wniosków związanych z środowiskowymi
uwarunkowaniami w zakresie ochrony przyrody.
§ 24. Dział Administrowania Pasem Drogowym
Do zakresu zadań Działu należą sprawy związane z zajęciem pasa
drogowego, a w szczególności:
1.
przygotowywanie postanowień i decyzji administracyjnych w sprawach
dotyczących zezwoleń na zajęcie pasa drogowego, w tym:
a.
na prowadzenie robót w pasie drogowym,
b.
na umieszczanie urządzeń infrastruktury technicznej i obiektów
budowlanych niezwiązanych z potrzebami zarządzania drogami lub
potrzebami ruchu drogowego oraz reklam,
c.
na zajęcia na prawach wyłączności w celach innych niż ww.
wymienione,
2.
prowadzenie postępowań administracyjnych w pierwszej instancji w
zakresie zajęcia pasa drogowego: zapoczątkowanych wnioskiem
strony, wszczynanych z urzędu lub w związku z awariami,
3.
przeprowadzanie kontroli w terenie w związku z zajęciem pasa
drogowego,
4.
prowadzenie spraw związanych z uzgadnianiem tras przejazdów oraz
wydawaniem zezwoleń na przejazdy pojazdów nienormatywnych,
5.
prowadzenie spraw związanych z obsługą płatnych miejsc
parkingowych, zlokalizowanych w pasach drogowych dróg publicznych
na terenie Miasta Koszalina,
6.
prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem od odpowiedzialności
cywilnej za zdarzenia powstałe w związku z prowadzeniem
działalności w zakresie zarządzania drogami publicznymi i
wewnętrznymi oraz terenami przekazanymi w zarządzanie przez Gminę
Miasto Koszalin, w tym:
a.
przygotowanie dokumentacji w sprawach odszkodowań,
b.
bieżąca kontrola wydatków z tytułu dokonanych wypłat
odszkodowań na rzecz poszkodowanych,
c.
współpraca z ubezpieczycielem.
§ 25. Dział Infrastruktury Technicznej
Do zakresu zadań Działu należy w szczególności:
1.
W zakresie elektroenergetyki:
a.
prowadzenie spraw związanych z rozwojem i utrzymaniem sieci
oświetleniowej ulic,
b.
prowadzenie ewidencji oświetlenia ulic,
c.
zlecanie robót i usług, ich nadzór, rozliczanie i odbiory (w
tym gwarancyjne),
d.
przygotowanie i prowadzenie inwestycji w zakresie oświetlenia
drogowego,
e.
przyjmowanie do eksploatacji inwestycji oświetleniowych
realizowanych przez inne podmioty.
2.
W zakresie utrzymania przepustów i rowów w pasie drogowym:
a.
nadzór nad bieżącym utrzymaniem rowów i przepustów w pasie
drogowym (w tym przeglądy i objazdy),
b.
zlecanie robót i usług, ich nadzór, rozliczanie i odbiory (w tym
gwarancyjne),
c.
wydawanie warunków na odprowadzenia wód opadowych i roztopowych do
rowów.
3.
W zakresie czystości ulic i zimowego utrzymania dróg:
a.
bieżąca kontrola stanu czystości ulic i chodników oraz
zimowego utrzymania przystanków komunikacji publicznej oraz
koszy ulicznych,
b.
zlecanie robót i usług, ich nadzór, rozliczanie i odbiory (w
tym gwarancyjne),
c.
planowanie robót, bieżąca kontrola i nadzór nad zadaniami
związanymi z robotami publicznymi.
4.
Określanie warunków na korzystanie przez przewoźników z
przystanków.
5.
Prowadzenie spraw związanych z przeciwdziałaniem niekorzystnym
przeobrażeniom środowiska mogącym powstać lub powstającym w
następstwie budowy i utrzymania dróg w tym:
a.
prowadzenie spraw związanych z wpływem układu
komunikacyjnego na środowisko w zakresie ochrony powietrza,
ochrony klimatu akustycznego, ochrony przyrody i gospodarki
wodno – ściekowej,
b.
nadzór nad gospodarką odpadami powstałymi w trakcie
prowadzenia robót i usług przez Zarząd,
c.
nadzór nad utrzymaniem obiektów związanych z ochroną
środowiska,
d.
zlecanie robót i usług, ich nadzór, rozliczanie i odbiory (
w tym gwarancyjne).
6.
Prowadzenie spraw dotyczących obiektów budowlanych znajdujących
się na terenach zarządzanych przez Zarząd w tym m.in.: terenów
rekreacyjno- sportowych, placów zabaw, boisk, murów historycznych,
tablic informacyjnych, ekranów przeciwhałasowych, innych obiektów
budowlanych niezwiązanych z drogami, a w szczególności:
a.
bieżąca kontrola stanu obiektów budowlanych,
b.
utrzymanie obiektów w należytym stanie technicznym i w
czystości,
c.
przygotowywanie umów o wykonawstwo, zlecenie robot i usług, ich
d.
nadzorowanie, rozliczanie i odbiory (w tym gwarancyjne),
e.
sporządzanie informacji z realizacji bieżących zadań,
f.
prowadzenie ewidencji obiektów wraz z ich aktualizacją.
§ 26. Dział Uzgodnień i Rozwoju
Do zakresu zadań Działu należy w szczególności:
1.
opiniowanie na etapie opracowywania planów zagospodarowania
przestrzennego,
2.
opiniowanie i prowadzenie spraw związanych z gospodarką gruntami w
pasie drogowym dróg publicznych i wewnętrznych,
3.
opiniowanie, wydawanie decyzji i postanowień na etapie
dokumentacji projektowych infrastruktury technicznej projektowanej
w pasie drogowym i na terenach z nim graniczących,
4.
opiniowanie lokalizacji urządzeń i obiektów w pasie drogowym,
5.
branżowe uzgadnianie dokumentacji,
6.
wydawanie warunków technicznych i opinii w zakresie branży
drogowej w celu ustalenia warunków zabudowy i zagospodarowania
terenu (współpraca z Urzędem Miejskim),
7.
udział w pracach w Zespole ds. Koordynacji i Usytuowania
Projektowanych Sieci Uzbrojenia Terenu,
8.
opiniowanie podziałów geodezyjnych i układów komunikacyjnych,
9.
przygotowanie infrastruktury obronnej związanej z drogami dla
potrzeb obronnych oraz wykonywanie zadań na rzecz obronności
kraju.
§ 27. Stanowisko ds. zamówień publicznych
Do zakresu zadań stanowiska ds. zamówień publicznych należy w
szczególności:
1.
sporządzanie zbiorczych planów zamówień publicznych na roboty
budowlane oraz dostawy i usługi,
2.
przygotowywanie projektów zarządzeń Dyrektora w sprawach
dotyczących zamówień publicznych,
3.
uczestnictwo w komisjach przetargowych, a w szczególności
publikacje ogłoszeń, prowadzenie dokumentacji postępowania,
opracowywanie Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia na
podstawie wniosków o rozpoczęcie postępowania, wydawanie
Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, zawiadamianie o
wynikach postępowania i zawartych umowach,
4.
weryfikowanie pod względem formalnym projektów dokumentów
przygotowywanych przez członków komisji przetargowych z Działów
merytorycznych,
5.
udzielanie wyjaśnień komórkom organizacyjnym przy opracowywaniu
projektów dokumentów do postępowania w ramach kompetencji tych
komórek,
6.
prowadzenie rejestru zamówień publicznych,
7.
występowanie w imieniu Zarządu do Urzędu Zamówień Publicznych,
8.
prowadzenie zbiorczej sprawozdawczości z udzielonych zamówień
publicznych,
9.
upowszechnianie wykładni prawnych Urzędu Zamówień Publicznych i
orzeczeń sądowych, dotyczących zamówień publicznych.
Rozdział VII
Obieg dokumentów w Zarządzie
§ 28. 1. Czynności o charakterze przygotowawczym i
techniczno-kancelaryjnym wykonują komórki organizacyjne Zarządu we
własnym zakresie.
2. Sekretariat Zarządu jest stałym punktem wymiany korespondencji
przeznaczonej do obiegu wewnętrznego i zewnętrznego.
3. Obieg dokumentów finansowo-księgowych określa instrukcja opracowana
przez Głównego Księgowego i wprowadzona odrębnym zarządzeniem
Dyrektora.
4. Organizację prac kancelaryjnych Zarządu, obieg korespondencji i
dokumentów, a także sposób gromadzenia, przechowywania,
ewidencjonowania oraz udostępniania materiałów archiwalnych i
dokumentacji niearchiwalnej określa instrukcja kancelaryjna oraz
instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum
zakładowego, wprowadzona odrębnym zarządzeniem Dyrektora.
5. W komunikacji wewnętrznej można wykorzystywać drogę elektroniczną
przekazywania informacji oraz dokumentów. Szczegółowe zasady i tryb
takiej komunikacji oraz archiwizację zasobu informatycznego, w tym
dokumentów tworzonych na nośnikach elektronicznych określa odrębne
zarządzenie Dyrektora.
Rozdział VIII
Zasady podpisywania pism, decyzji i innych aktów
§ 29. 1. Do podpisu Dyrektora zastrzeżone są pisma w sprawach
należących do kompetencji Dyrektora wynikających z pełnomocnictw i
upoważnień udzielonych przez Prezydenta oraz innych przepisów prawa, w
tym w szczególności:
1.
pisma związane z reprezentowaniem Zarządu na zewnątrz,
2.
pisma zawierające oświadczenia woli w zakresie bieżącej
działalności Zarządu,
3.
decyzje z zakresu administracji publicznej, do których wydawania
Dyrektor nie upoważnił innych osób,
4.
decyzje w sprawach kadrowych,
5.
odpowiedzi na wystąpienia pokontrolne organów kontroli,
6.
upoważnienia do wydawania decyzji administracyjnych,
7.
pełnomocnictwa do prowadzenia spraw w jego imieniu (w tym
pełnomocnictwa procesowe),
8.
odpowiedzi na skargi i wnioski.
2. Zastępca Dyrektora podpisuje pisma na podstawie udzielonych przez
Dyrektora upoważnień oraz inne pisma wynikające z zakresu jego
działania.
3. Kierownicy komórek organizacyjnych :
1.
aprobują wstępnie dokumenty przygotowane do podpisu Dyrektora,
2.
podpisują pisma w sprawach należących do zakresu działania danej
komórki organizacyjnej i związanych z realizacją zadań, w tym w
szczególności : notatki służbowe, protokoły z przeglądów i
odbiorów, dokumenty odbiorowe i rozliczeniowe;
3.
aprobują wnioski urlopowe podwładnych pracowników,
4. Dyrektor może upoważnić pracowników Zarządu do załatwiania spraw
oraz podpisywania dokumentów.
Rozdział IX
Zasady udzielania pełnomocnictw i upoważnień
§ 30. 1. Dyrektor może udzielić upoważnienia lub pełnomocnictwa dla
Zastępcy Dyrektora, Kierowników komórek organizacyjnych oraz
pozostałych pracowników Zarządu do załatwiania spraw należących do
właściwości Zarządu, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej.
a.
Upoważnień i pełnomocnictw Dyrektor udziela w formie pisemnej.
a.
Zbiór upoważnień i pełnomocnictw prowadzi Dział Organizacji i
Kadr.
b.
Odpis upoważnienia lub pełnomocnictwa oraz dokument o ich
cofnięciu dołącza się do akt osobowych pracownika.
2. Osoba upoważniona przez Dyrektora nie może upoważniać innych osób.
Rozdział X
System kontroli zarządczej
§ 31. 1. Dyrektor zapewnia funkcjonowanie skutecznej i efektywnej
kontroli zarządczej.
7.
Kontrola zarządcza obejmuje :
1.
zgodność działalności z przepisami prawa,
2.
skuteczność i efektywność działania,
3.
wiarygodność sprawozdań finansowych,
4.
ochronę zasobów,
5.
przestrzeganie i promowanie zasad etycznego postępowania,
6.
efektywność i skuteczność przepływu informacji,
7.
zarządzanie ryzykiem.
§ 32. System kontroli zarządczej jest zintegrowanym zespołem elementów
i czynności obejmujących :
1.
samokontrolę,
2.
kontrolę funkcjonalną,
3.
kontrolę instytucjonalną.
§ 33. Samokontrola to kontrola, do której zobowiązany jest każdy
pracownik bez względu na zajmowane stanowisko i rodzaj wykonywanej
pracy. Polega na bieżącym kontrolowaniu prawidłowości wykony­wania
własnej pracy, z uwzględnieniem obowiązków wynikających z posiadanego
zakresu czynności.
§ 34. Kontrola funkcjonalna wykonywana jest przez pracowników na
stanowiskach kierowniczych oraz na innych stanowiskach biorących
udział w realizacji określonych zadań, operacji, procesów, itp.,
których obowiązki wykonywania kontroli funkcjonalnej zostały określone
w zakresach czynności służbowych, bądź którzy do wykonywania tej
kontroli zostali odrębnie upoważnieni.
§ 35. Kontrola instytucjonalna wykonywana jest przez zewnętrzne
zespoły kontrole (np. Najwyższą Izbę Kontroli, Regionalną Izbę
Obrachunkową, Wojewodę Zachodniopomorskiego itd.) oraz przez Biuro
Kontroli Urzędu Miasta Koszalina lub zespoły kontrolne powołane przez
Prezydenta.
§ 36. Kontrola zarządcza ma na celu ustalenie stanu faktycznego w
zakresie kontrolowanej działalności, rzetelne jego udokumentowanie i
dokonanie oceny kontrolowanej działalności, a także sformułowanie
stosownych wniosków, w tym w szczególności w zakresie:
1.
gromadzenia i wydatkowania środków publicznych,
2.
gospodarowania mieniem,
3.
stanu zorganizowania i sprawności organizacyjnej,
4.
realizacji zadań.
§ 37. Dyrektor w formie zarządzenia określa szczegółowe zasady
organizacji i wykonywania kontroli zarządczej.
Rozdział XI
-----------
Zasady i tryb przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania
-------------------------------------------------------
skarg i wniosków
§ 38. 1. Rozpatrywanie skarg i wniosków odbywa się na zasadach
określonych w Kodeksie postępowania administracyjnego oraz przepisach
wykonawczych.
2. Szczegółowy tryb postępowania ze skargami i wnioskami składanymi do
Zarządu, a także organizację przyjmowania klientów w ramach skarg i
wniosków określa odrębne zarządzenie Dyrektora.
§ 39. Dyrektor przyjmuje klientów w sprawach skarg i wniosków w każdą
pracującą środę w godzinach od 13.00 do 15.00, po wcześniejszym
zgłoszeniu się i zapisaniu w Sekretariacie Zarządu.
§ 40. 1. Skargi na działalność Dyrektora rozpatruje Rada Miejska .
2. Skargi i wnioski dotyczące wykonywanych zadań przez pracowników
komórek organizacyjnych Zarządu rozpatruje Dyrektor.
§ 41. 1. Skargi i wnioski mogą być wnoszone pisemnie, pocztą
elektroniczną, a także ustnie do protokołu.
2. Skargi i wnioski powinny zawierać imię i nazwisko, nazwę oraz adres
wnoszącego, pod rygorem pozostawienia ich bez rozpoznania w przypadku
braku tych danych.
3. Jeżeli skarga lub wniosek nie zostały złożone na piśmie osoba
przyjmująca skargę lub wniosek sporządza protokół przyjęcia zgodnie z
obowiązującymi przepisami wymienionymi w §38 pkt 1 i pkt 2.
§ 42. Koordynację zadań związanych z przyjmowaniem, rozpatrywaniem
skarg i wniosków w Zarządzie zapewnia Dział Organizacji i Kadr.
Rozdział XII
Postanowienia końcowe
§ 43. Zmiany w Regulaminie mogą być dokonywane w trybie przewidzianym
do jego nadania.
18