Zarządzenie Nr 48/2017 Rektora Uniwersytetu Medycznego W Białymstoku Z

zarządzenie nr 48/2017 rektora uniwersytetu medycznego w białymstoku z dnia 28.07.2017 r. w sprawie zasad postępowania z kluczami do po

Zarządzenie nr 48/2017
Rektora Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku
z dnia 28.07.2017 r.
w sprawie zasad postępowania z kluczami do pomieszczeń w budynkach w
Uniwersytecie Medycznym w Białymstoku
Na podstawie §42 ust. 15 pkt 5 Statutu Uniwersytetu Medycznego w
Białymstoku,
w powiązaniu z art. 4 ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 r. o ochronie
przeciwpożarowej (t.j. Dz. U. z 2017 r., poz. 736 z późn. z.) oraz w
powiązaniu z art. 36 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie
danych osobowych (t.j. Dz. U z 2016 r. poz. 922) zarządzam, co
następuje:
§1
Zakres stosowania zarządzenia
1.
Niniejsze zarządzenie dotyczy pomieszczeń i budynków Uniwersytetu
Medycznego
w Białymstoku, do których klucze są pobierane i zdawane w
portierniach,
z zastrzeżeniem ust. 2.
2.
Przepisy niniejszego zarządzenia stosuje się również w
przypadkach, gdy z portierni pobierane są klucze od wejść głównych
(korytarzy) a klucze od pomieszczeń zdeponowane są w innych
jednostkach organizacyjnych. W takich przypadkach jednostki te
zobowiązane są do wykonywania czynności określonych w niniejszym
zarządzeniu dla portierni, zaś do osób wyznaczonych do
przechowywania kluczy stosuje się odpowiednio zapisy dotyczące
portierów.
3.
W przypadku budynków i pomieszczeń, w których funkcjonuje system
kontroli dostępu (SKD) stosuje się wyłącznie zasady określone w §2
niniejszego zarządzenia.
§2
Ogólne zasady bezpiecznego postępowania z kluczami
1.
Zabrania się indywidualnego dorabiania i używania indywidualnie
dorobionych kluczy do pomieszczeń Uczelni.
2.
Zabrania się wynoszenia kluczy poza teren Uczelni.
3.
Zabrania się udostępniania kluczy do pomieszczeń służbowych
Uczelni osobom nieupoważnionym.
4.
W godzinach pracy klucze pozostają pod nadzorem pracowników,
którzy zobowiązani są do ich należytego zabezpieczenia. Zabrania
się pozostawiania kluczy bez nadzoru.
§3
Przechowywanie, wydawanie i zdawanie kluczy
1.
Klucze do pomieszczeń Uczelni przechowywane są w portierniach i
wydawane są przez portiera wyłącznie uprawnionym osobom, wskazanym
przez kierowników jednostek organizacyjnych w wykazie osób
uprawnionych.
2.
Wykaz osób uprawnionych do pobierania kluczy znajdujący się w
portierni powinien zawierać imię i nazwisko osoby uprawnionej,
jednostkę organizacyjną, w której pracownik jest zatrudniony i
numer kontaktowy (komórkowy) do uprawnionej osoby.
3.
Portier zobowiązany jest do prowadzenia książki (rejestru)
wydawanych i zdawanych kluczy uprawnionym osobom wraz z wykazem
osób uprawnionych do pobierania kluczy właściwych dla danej
portierni.
4.
Osobami uprawnionymi do pobierania kluczy do pomieszczeń Uczelni,
oprócz pracowników Uczelni, są również pracownicy firm
sprzątających i innych, wskazani
w wykazie osób uprawnionych do pobierania kluczy przez kierownika
Działu Administracyjno-Gospodarczego i Usług lub Działu
Konserwacji i Eksploatacji, oraz inne osoby wskazane w wykazie
osób uprawnionych do pobierania kluczy przez kierowników jednostek
organizacyjnych.
5.
Ogólny rejestr osób upoważnionych do pobierania kluczy prowadzi
Dział Administracyjno-Gospodarczy i Usług.
§4
Zasady postępowania z kluczami podczas godzin pracy
1.
Pracownicy opuszczając pomieszczenia służbowe w trakcie godzin
pracy zobowiązani są do:
1.
każdorazowego zamykania drzwi na klucz,
2.
niepozostawiania klucza w drzwiach,
jeśli w pomieszczeniu nie ma osób uprawnionych do sprawowania nadzoru
nad dokumentacją i jego wyposażeniem, z zastrzeżeniem ust. 2.
2.
Klucz w drzwiach pozostawia się tylko w przypadku ogłoszenia
ewakuacji z budynku,
w celu sprawdzenia pomieszczeń przez służby ratownicze.
§5
Zasady postępowania z kluczami po zakończeniu pracy
1.
Po zakończonej pracy pracownicy zobowiązani są do zamknięcia drzwi
na klucz
i przekazania kluczy do portierni.
2.
W przypadku, gdy po zakończeniu pracy pokoje są sprzątane,
dopuszcza się przekazanie klucza osobom sprzątającym, które po
zakończeniu pracy przekazują klucze portierowi.
3.
Zabrania się przebywania w pomieszczeniach służbowych Uczelni po
godzinach pracy, z zastrzeżeniem ust. 4.
4.
W sytuacjach niezbędnych, gdy pracownik pozostaje w pomieszczeniu
służbowym po godzinach pracy za zgodą przełożonego, zobowiązany
jest poinformować o tym fakcie portiera, a po zakończeniu pracy
przekazuje klucz portierowi.
5.
Zabrania się po zakończeniu pracy opuszczania pomieszczeń
służbowych, zostawiając klucz w drzwiach lub innym miejscu
niewyznaczonym do tego miejscu bez nadzoru osób upoważnionych.
§6
Wydawanie i zdawanie kluczy zapasowych
1.
Klucze zapasowe znajdujące się w portierniach w przypadkach
awaryjnych
i w sytuacjach nadzwyczajnych służą szybkiemu wejściu do
zagrożonego pomieszczenia.
2.
Klucze zapasowe od pomieszczeń przechowuje się w poszczególnych
portierniach budynków Uczelni, w przeznaczonych do tego celu
woreczkach
w zainstalowanej na stałe kasetce metalowej. Woreczki z napisem i
numeracją powinny być zasznurowane i zaplombowane.
3.
Wydawanie kluczy zapasowych upoważnionym pracownikom może odbywać
się tylko
w przypadkach awaryjnych i w sytuacjach nadzwyczajnych np. pożar,
zalanie, awaria wodno-kanalizacyjna.
4.
Upoważnieni do korzystania z kluczy zapasowych są Rektor,
Prorektorzy, Dziekani, Prodziekani, Kanclerz, Zastępcy Kanclerza,
Kierownicy jednostek organizacyjnych, Inspektor bhp, Specjalista
ppoż, portier, pracownik ochrony oraz
dyżurny konserwator. Wejście do pomieszczenia odbywa się w
składzie co najmniej dwuosobowym.
5.
W przypadku utraty klucza należy natychmiast zgłosić ten fakt do
przełożonego i do portiera. Niezwłocznie po zgłoszeniu kierownik
jednostki zobowiązany jest wystąpić do Działu Gospodarczego i
Usług o dorobienie nowego klucza. Do czasu dorobienia nowych
kluczy kierownik jednostki organizacyjnej może skorzystać z klucza
zapasowego.
6.
Każdorazowo fakt korzystania z kluczy zapasowych stwierdza się
protokołem, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do niniejszego
zarządzenia.
§7
Zasady postępowania w przypadku zmiany zamków w drzwiach oraz nazw lub
numeracji pomieszczeń
W przypadku zmiany zamków, nazw i numeracji pomieszczeń kierownicy
jednostek organizacyjnych zobowiązani są:
1.
do natychmiastowego przekazania kluczy zapasowych do portierni w
celu wymiany, z odnotowaniem tego faktu w książce wydanych kluczy,
2.
poinformowania specjalisty ds. p.poż. o zmianie zamków, nazw
lub numeracji pomieszczeń, w celu zaktualizowania planów
ewakuacyjnych i opisów w Centralkach Sygnalizacji Pożaru.
§8
Odpowiedzialność kierowników jednostek organizacyjnych
Kierownicy jednostek organizacyjnych Uczelni odpowiedzialni są za
realizację niniejszego zarządzenia, a w szczególności za:
1.
przestrzeganie przez podległych pracowników zasad określonych w
niniejszym zarządzeniu,
2.
straty i szkody powstałe z powodu nieprzestrzegania zasad
niniejszego zarządzenia,
3.
sporządzanie wykazu osób uprawnionych do pobierania kluczy,
4.
przekazanie kluczy zapasowych do portierni.
§9
Traci moc Zarządzenie nr 3/05 Rektora z dnia 14.02.2005 r. w sprawie
wprowadzenia w życie zasad przechowywania, ewidencjonowania,
korzystania z kluczy oraz kluczy zapasowych od pomieszczeń
magazynowych, administracyjnych, warsztatowych, kasy oraz jednostek
dydaktycznych Uczelni.
§10
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Rektor
prof. dr hab. Adam Krętowski
Załącznik do Zarządzenia nr 48/2017 Rektora UMB z dnia 28.07.2017 r.
Białystok, dnia ………….…….
Protokół
W dniu ……........... z kluczy zapasowych do pomieszczenia nr ……….. w
budynku …………………………..korzystały następujące osoby:
(wymienić imiona i nazwiska osób korzystających z kluczy)
-
-
Klucze zapasowe były użyte w celu (opisać dokładny cel użycia kluczy):
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….………..
………………………
………………………
……………………….
podpisy osób