Kalandussektori Riikliku Korralduse Ja Funktsioonide Analüüs ARUANNE 8detsember 2003

kalandussektori riikliku korralduse ja funktsioonide analüüs aruanne 8.detsember 2003 aruande eesmärk ja sisu -------------

Kalandussektori riikliku korralduse
ja funktsioonide analüüs
ARUANNE
8.detsember 2003
Aruande eesmärk ja sisu
-----------------------
Analüüsi eesmärgiks on:
*
Anda esialgne hinnang riikliku kalandussektori
inimressursivajadusele funktsioonide kaupa, arvestades Euroopa
Liidu liikmesriigi vastutusi.
*
Koostada praegu osakondades (Keskkonnaministeeriumi kalavarude
osakond ja Põllumajandusministeeriumi kalamajandusosakond)
täidetavate ülesannete nimekiri koos tööjõukuluga.
Käesolev aruanne on koostatud eesmärgiga anda Vabariigi Valitsuse
asjatundjate komisjonile ülevaade kahes ministeeriumis kalandusega
tegelevast tööjõust ja lähituleviku inimressursi vajadusest.
Käesolev aruanne sisaldab:
1.
Analüüsi käigus teostatud tööde loetelu
2.
Ressursi arvestuse meetodi kirjeldus
3.
Hinnang inimressursivajadusele funktsioonide kaupa
4.
Praegu täidetavate ülesannete nimekiri koos tööjõukuluga
5.
Arendustegevused
Teostatud tööd
--------------
Tööd teostati ajavahemikul 17.11. kuni 08.12.
Informatsiooni kogumisel on kasutatud:
*
osakondade töökorralduslikku dokumentatsiooni
*
põhimäärused
*
ametijuhendid
*
varem koostatud analüüse ja ülevaateid
*
Keskkonnaministeeriumi kalanduse osakonna struktuur ning
haldusala ülesehitus ja seosed
*
ametikohtade tegevuste kaardid
*
ülevaade Eesti kalandusadministratsioonist
Tööde analüüsi käigus viidi läbi järgmised intervjuud:
Intervjueeritava nimi
Ametikoht
Osakond
Ministeerium
Toimumise kuupäev
Andres Jagor
osakonna juhataja
kalamajandusosakond, PM
19. nov
Juhani Papp
peaspetsialist
kalamajandusosakond, PM
25. nov
Mehis Tamm
peaspetsialist
kalamajandusosakond, PM
25. nov
Ain Soome
osakonna juhataja
kalavarude osakond, KKM
25. nov
Aare Tuvi
spetsialist
kalavarude osakond, KKM
27. nov
Annemari Vene
jurist
õigusosakond, KKM
27. nov
Kaire Märtin
spetsialist
kalavarude osakond, KKM
27. nov
Reigo Hirmo
spetsialist
kalavarude osakond, KKM
27. nov
Leelo Kukk
peaspetsialist
kalavarude osakond, KKM
01. dets
Enno Kobakene
peaspetsialist
kalavarude osakond, KKM
01. dets
Mart Undrest
peaspetsialist
kalamajandusosakond, PM
03. dets
Tööanalüüsi käigus vaadeldi ametikohtade sisendeid (vastab küsimusele:
mida on vaja töö alustamiseks ja/või jätkamiseks), tööprotsessi (mida
tehakse) ja väljundeid (mis saab valmis ja mille eest vastutatakse).
Intervjuudele lisandusid kohtumised osakondade töötajatega
funktsioonide, tegevuste ja arvestatud töömahtude täpsustamiseks.
Ressursi arvestuse meetodi kirjeldus
------------------------------------
Analüüsitavate kalandussektori tööde puhul ei ole meil enamikel
juhtudel tegemist lihtsate töödega, kus tööülesannete lahendamine on
rutiinne. Tegemist on töödega, kus vastuvõetavad otsused varieeruvad
ja esineb mitmetahulisi situatsioone, mis vajavad eelnevat töökogemust
ning olemasolevate poliitikate ja põhimõtete analüüsimist. Seega ei
saa nimetatud ametikohtade ressursi arvestus olla absoluutselt
teaduslik, kuna töö sisu ei ole kunagi täiesti täpselt määratletud.
Vajaliku ressursi (inimtöömaht) arvestamisel on kasutatud kahte
meetodit:
A. Projekti meetod. Kogenud spetsialistide grupile on antud ülesandeks
määrata erinevate funktsioonide täitmiseks vajalikud töömahud
(sarnaneb projekti ajakava koostamisega). Eelnevalt intervjuudest
kogutud kirjeldused tööprotsessi kohta ja hinnangud töökoormuste kohta
annavad aluse grupitöö tulemuse analüüsiks ja vajadusel hilisemaks
aruteluks mahtude tõesuse kohta. Projekti meetodi puhul peab
arvestama, et töötajad lisavad oma töödele 15-30% ajapuhvrit, et olla
kindlad tulemuste tähtajalises saavutamises.
B. Analüütiline töömahukuse võrdlusmeetod.
Valikulised tööprotsessid on jagatud võimalikult üksikasjalikult
tegevusteks, milledele on määratud vajalik inimtöömaht analoogiliste
võrreldavate tegevuste põhjal.
Lõplik ressursivajadus on saadud kahe meetodi tulemuste võrdlusena,
kusjuures enam on arvestatud projekteerimist (lõpptulemuses kaaluga
60-70%) ja vähem analüütilist töömahukuse võrdlusmeetodit
(lõpptulemuses kaaluga 30-40%). Projekti meetod on eelistatud, kuna
tegemist ei ole n.ö vabrikutöödega, kus tulemus saavutatakse, läbides
alati sarnaseid tegevusi. Ministeeriumis tehtav töö on sellise
keerukuse astmega, et tulemuste saavutamiseks võivad tööprotsessid ja
–võtted (kuidas tulemuseni jõutakse) olla erinevad ja seega ei näita
analüütiline meetod alati kõige efektiivsemat lahendust.
Kahe meetodi võrdlusele võivad lisanduda ka muud faktorid ja kui need
on mõjutanud ressursi arvestuse lõpptulemust, siis on põhjendused
märgitud tulemuse juurde.
Meetodite kasutamise koostoimena on saadud funktsioonide juurde
vajalik töötundide maht ühes kuus. Vajalike töötajate hulga
arvestamiseks ei saa me kogutöötundide mahtu jagada ühe kuu
inimtöömahuga (168 tundi), vaid peame arvestama, et erinevad
funktsioonid vajavad erinevaid oskusi ja teadmisi ja seega võib
töötajate arv olla suurem, kui töötundide kogumaht näitab, kuna üks
spetsialist ei suuda erinevates valdkondades anda kvaliteetset
tulemust.
Ametikoha kaardistus ehk kindlate tegevuste ajaline mõõtmine nii
lühikese perioodi jooksul (analüüs viidi läbi 2 nädala jooksul)
tulemust ei anna. Arvestatava tulemuse saamiseks peaks ametikoha
kaardistust tegema pisteliselt kogu aasta jooksul , kuna mitmete
ametikohtade koormused on aasta jooksul periooditi erinevad. Selline
kaardistamine on aga väga ajamahukas ja ehkki tulemused on sel puhul
täpsed, ei pruugi nad sobida otsuste tegemiseks, sest paljud tööd on
projektikesksed (neil on konkreetne lõpp ja tulevikus neid enam samal
kujul teostama ei pea; näiteks ettevalmistused EL liitumiseks) ja osad
uued vastutused, mis lähitulevikus on osakondade kanda, tänase päeva
kaardistuses ei kajastu.
Kalavarude osakonnas viidi ametikohtade kaardistus viimati läbi
2000.aastal. Kalamajandusosakonnas ametikohtade kaardistust tehtud ei
ole, 2002.aastal on koostatud ametikohtade tegevuste loetelud, kuid
tegevuste ajalist mahtu need ei sisalda.
Hinnang inimressursivajadusele funktsioonide kaupa
--------------------------------------------------
Hinnanguline inimressursi vajadus on antud funktsioonide nimekirjale,
mis on koostatud Põllumajandusministeeriumi ja Keskkonnaministeeriumi
kalandusosakondade ametnike poolt, lähtudes olemasolevatest
kalandussektori administreerimist puudutavatest dokumentidest ja
õigusaktidest ning kogu EL kalandusalase acquis analüüsist.
EL kalandusalaste õigusaktide lahtimõtestamine konkreetseteks
tegevusteks on veel lõpetamata ja seega on tulevikumääramatus nende
tegevuste tööjõukulu osas suur. Samas ei tohi me tulevikumääramatust
kui ohtu üle hinnata, kuna töö maht ja olemasolev ressurss on
osaliselt vastastikuses sõltuvuses ja seega tuleb tulevikus
töömeetodid valida vastavalt olemasolevatele võimalustele.
Ressursiarvestuse tulemusena on vajalik inimressurss ülesannete
täitmiseks 39 töötajat juhul, kui vastutused on koondatud ühte
üksusesse. Juhul, kui vastutused on jagatud kahe erineva üksuse ja
ministeeriumi vahel, kasvab ressursi vajadus 15-25%. Koondades
vastutused ühte struktuuriüksusesse, saavutame inimressursi kokkuhoiu
järgmistes valdkondades:
*
Välissuhted
*
Suhtlemine avalikkusega
*
Kalandusstatistika (andmete kogumine, töötlemine ja analüüs)
*
Kalandusalane arendustöö
*
Kalanduse sotsiaalmajanduslik aspekt
*
Siseriiklik kalandusalane koostöö ja suhtlemine huvigruppidega
*
Kalandusalane koolitus ja teavitustöö
*
Teadusuuringud
*
Kontroll ja järelevalve
*
Kalanduse infosüsteem
Arvestatud ei ole oskusteabe sünergiat, mis peale üksuste liitmist
ladusa koostöö korral samuti ilmneb ning võib mõjutada töö
efektiivsust ja seeläbi ressursivajadust.
Ressursivajadus valdkondade kaupa
Valdkond
Vajalik inimresurss (töötundi kuus)
Kalavarude kaitse
540
Turukorraldus
682
Struktuurpoliitika
810
Püügikvoodid ja kalavarude majandamine
564
Siseriiklik kalanduse korraldamine
676
Välissuhted
551
Kalandusalane arendustöö
464
Infosüsteemid ja teavitamine
807
kokku
5094
Täpsem ülevaade ressursijaotusest erinevate tegevuste vahel on
esitatud tabelina lisas 1.
Töötajate hulga saamisel on kasutatud valemit:
12k / Z / 85% = vajalik töötajate hulk; kus
k – vajalik inimressurss töötundides ühes kuus (12k on aastas vajalik
ressurss)
Z – ühe inimese töötundide hulk aastas (arvestatud riigipühade ja
puhkusega)
ja 85% koefitsenti on kasutatud, kuna igal ametikohal on tööaja kadu
tegevustele, mis otsest tulemust ei too vähemalt 15% ehk 15% on
„loomulik tööaja kadu“.
Seega on loetletud funktsioonide kvaliteetseks teostamiseks vajalik 39
töötajat, kellele lisandub soovitavalt üks juht (juhtide hulk oleneb
üksuse struktuurist) .
Kvaliteetsete tulemuste saavutamisel on oluline, et töötajad omaksid
oma valdkonnas eelnevat kogemust ja väljaõppet. Praeguse töökorralduse
ja –meetodite juures assistente ja sekretäre ei lisandu.
Tugiteenust (finantsarvestus, personalitöö, dokumendihaldus jms)
osutavate töötajate vajadus oleneb organisatsioonist, kus üksus tööle
hakkab.
Praegu täidetavate ülesannete nimekiri koos tööjõukuluga
--------------------------------------------------------
Järgnev tööjõuarvestus ei anna hinnangut, kas loetletud tööd on
otstarbekad (s.t kas neid on vaja teha) ja kas loetletud tööd on
tehtud efektiivselt (s.t kas tööd on tehtud parimate töövõtetega).
Tabelites näidatud ressursi arvestusele lisandub osakonna juhataja
ametikoht, mille põhieesmärgiks on osakonna töö planeerimine,
korraldamine, tulemuste mõõtmine ja arendamine. Osakonna juhataja
põhiülesanded on:
*
Eesti kalanduse riikliku arengukava koostamine
*
Valitsuse kalanduspoliitika kujundamine
*
Eesti kalanduse majandusliku efektiivsuse analüüs ja
investeeringupoliitika väljatöötamine
*
Riiklikku toetust või sekkumist nõudvate operatiivsete
kalandusalaste küsimuste lahendamine
*
Eesti Vabariigi esindamine rahvusvahelises suhtlemises kalanduse
alal.
Põllumajandusministeeriumi kalamajandusosakond
Valdkond
Kasutusel olev ressurss
(töötundi kuus)
Poliitikakujundus
130
Turukorraldus
128
Struktuurpoliitika
408
Välissuhted
264
Infovahetus ja nõustamine
56
kokku
986
Tabelis olev töötundide summa vastab 7 töötaja töömahule (arvestamisel
kasutatud valemi kirjeldus eelmises peatükis). Intervjuudes mainiti,
et mõned funktsionid jäävad juba praegu osaliselt katmata, näiteks
kalaturismi, harrastuspüügi ja rahvusvahelise koostöö korraldamine.
Uute ülesannete lisandumisel või lahendamist vajavate ootamatute
probleemide ilmnemisel on osakonnas olukord kriitiline ja ülekoormuse
tõttu hakkab kannatama tulemuste kvaliteet ning tähtaegadest
kinnipidamine.
Keskkonnaministeeriumi kalavarude osakond
Valdkond
Kasutusel olev ressurss
(töötundi kuus)
Poliitikakujundus
96
Kalavarude kaitse ja püügikorraldus
520
Järelvalve ja infosüsteem
644
Välissuhted ja mitmepoolsed lepingud
96
Kalavarude taastootmine
168
Kalandusalased teadusuuringute korraldamine
40
Kalurid: harrastus-, kutselised-, piiratud õigusega
168
Raamatupidamine
72
kokku
1804
Tabelis olev töötundide summa vastab 14 töötaja töömahule. Olukord on
üsna sarnane kalamajandusosakonnale – olemasolev ressurss on viimseni
kasutatud. Kuna osakonnas on rohkem töötajaid, siis uute ülesannete
lisandumisel saab ressursikasutust juhtida paindlikumalt ja olukord ei
ole nii kriitiline. Osakond kasutab lisaressursina pidevalt ühte
õigusosakonna juristi, kes teeb 60% ulatuses oma töömahust kalandusega
soetud töid.
Mõlema osakonna juhatajad on koormatud samuti sisuliste ülesannetega,
mistõttu juhtimistegevused (planeerimine, organiseerimine, kontroll)
on hetkel jäänud tahaplaanile.
Täpsem ülevaade tööjõukuludest erinevate tegevuste vahel on esitatud
tabelina lisas 2.
Tabelis esitatud funktsioonid ja tegevused on püütud viia samadele
alustele ja jaotusele nagu funktsioonide nimekirjal, mis on koostatud
osakondade ametnike poolt, lähtudes olemasolevatest kalandussektori
administreerimist puudutavatest dokumentidest ja õigusaktidest ning EL
kalandusalase acquis analüüsist. Seega on tegevused nagu:
teabenõuetele vastamine, osakonna asjaajamise korraldamine,
dokumentide registreerimine, ühekordsed ülesanded, koosolekutel,
seminaridel osalemine jne, kajastatud sisuliste valdkondade all.
Edasised arendustegevused
-------------------------
Kalandussektori riikliku administreerimise parendamise järgmised
sammud:
1.
Prioriteetide otsustamine erinevate valdkondade ja funktsioonide
vahel. Kuna hetkel kasutusel oleva ressursi ja vajaliku ressursi
vahe on suur, siis peame olema kindlad, milliste valdkondade
vajadused tuleb täita esmajärjekorras. Prioriteetide
kokkuleppimine ministeeriumite juhtkondadega.
2.
Puuduvate ja kattuvate ülesannete identifitseerimine ning toimiva
administratiivse lahenduse kitsaskohtade kirjeldamine.
3.
Erinevate võimalike kalanduse administreerimise struktuuride
analüüs (funktsioonide jaotus, SWOT, maksumus, sh.
personalivajadus) ja võrdlus.
7
Kirsipuu © 2003