İŞ SÜREKLİLİĞİ & ACİL VE BEKLENMEDİK DURUM PLANI BİLGİLENDİRME

i̇ş sürekli̇li̇ği̇ & aci̇l ve beklenmedi̇k durum plani bi̇lgi̇lendi̇rme notu ak yatırım menkul değerler a.ş.’nin, acil ve beklenmedik durumlarda

İŞ SÜREKLİLİĞİ & ACİL VE BEKLENMEDİK DURUM PLANI
BİLGİLENDİRME NOTU
Ak Yatırım Menkul Değerler A.Ş.’nin, acil ve beklenmedik durumlarda
müşterilerine, diğer aracı kurumlara, piyasa katılımcılarına ve üçüncü
taraflara karşı olan yükümlülüklerini yerine getirme koşullarını,
yöntemlerini, karşı karşıya kalınabilecek her türlü istek ve
beklentilerin yerine getirilmesi için alınması gereken önlem ve iş
akışlarının tanımladığı “İş Sürekliliği & Acil ve Beklenmedik Durum
Planı (İSABDP)” oluşturulmuş olup; bu plan Ak Yatırım Merkez / Akbank
T.A.Ş. (Akbank) Merkez & Şube & Departmanları’nı kapsamaktadır.
Ak Yatırım Merkez’de görevli tüm personel, İSABDP kapsamında, kendi
birimleri ile ilgili işleyiş ve işlemlerin aksatılmadan
yürütülmesinden sorumlu tutulmuştur. İSABDP’nin uygulanması ve gerekli
koordinasyonun sağlanması için oluşturulacak Acil ve Beklenmedik Durum
Komitesinin işleyişinden, Mali ve İdari İşler Genel Müdür Yrd. ile
Denetim Grubu Başkanı, müteselsilen sorumlu kılınmışlardır.
UYGULAMA
========
Ak Yatırım’ın acil ve beklenmedik durum karşısında, iş sürekliliğinin
sağlanması, müşteri & 3. taraf mağduriyeti olmaksızın faaliyetlerinin
devam edebilmesini teminen, mevcut mevzuat uyarınca tutmakla yükümlü
olunan her türlü mali tablo ve kayıtlar elektronik ortamda yedekleri
alınarak; basılı olarak tutulan her türlü kıymetli evrak ise, yangın,
sel vb. afete karşı korumalı dolaplarda saklanmaktadır. Ak Yatırım
faaliyetlerinin aralıksız sürdürülebilmesine yönelik bilgi işlem
sistemlerinin devamlılığının sağlanmasını teminen ise, Ak Yatırım
merkezde kullanılan tüm bilgi işlem sistemlerinin bir yedeği Akbank
tarafından belirlenen bir merkezde tutulmaktadır.
Ak Yatırım Operasyon Müdürlüğü, kıymetli evrakların korunması
hususunda gereken önlemleri almış olup; buna ek olarak, kıymetli
evrakı teminat altına almak için her yıl Mali İşler Müdürlüğü
tarafından sigorta yaptırılmaktadır. Herhangi bir acil durumda,
şirketin işlem yaptığı piyasalar itibarıyla Takas yükümlülüklerinin
yerine getirilebilmesi için Takasbank ve MKK binalarında bulunan
bilgisayarlar kullanılacaktır. Hisse borcunun kapatılması, sermaye
arttırımlarının hak sahiplerine dağıtımı vb. işlemler için MKK;
tahvil-bono, VOB teminat yatırma çekme vb. işlemler için Takasbank
ekranları kullanılacaktır. Müşterilerin nakit varlıklarını transfer
etmek istemeleri durumunda Akbank T.A.Ş. tarafından gereken destek
verilecektir.
Ak Yatırım’ın kullanmakta olduğu Gendeks sistemince kullanılan
sunucular Akbank Sabancı Center lokasyonunda bulunmaktadır. Sabancı
Center lokasyonunda olası bir felaket durumunda, müşterilerin ve 3.
kişilerin etkilenmemesi için Gendeks sisteminin data kaybı olmadan
çalıştırılır duruma getirilmesi öncelikli görev addedilmiş ve gereken
tedbirler alınmıştır. Bu kapsamda ilgili birimlerce “Kritik
Faaliyetler Listesi”, “Kullanılan Sunucu Listeleri” ve “Sunucu
Geçişleri Listeleri”, kesinti süresince görev yapacak “Kritik Personel
Listeleri”, iş faaliyetlerinin manuel olarak sürdürülebilmesi için
“Kritik Ekipmanlar”, “BT Kritik Server Ekipmanları ve Ses Kayıt
Sistemi Ekipmanları Listesi” ile “Teknoloji Birimi İş Sürekliliği
Formları” daima güncel ve ihtiyaç halinde “Acil ve Beklenmedik Durum
Komitesi”nin koordinasyonunda devreye alınmak üzere hazır halde
tutulmaktadır. Kesinti süresince, tüm Departman Müdürleri, Acil ve
Beklenmedik Durum Komitesi ile irtibatta olup, belirlenen kritik
faaliyetler belli bir düzen çerçevesinde yürütülmeye devam edecektir.
Acil ve beklenmedik durum karşısında, müşteri & 3. tarafların
olumsuzluklardan en az düzeyde etkilenmesini teminen Ak Yatırım
personelinin görev yapacağı Olağanüstü Durum Lokasyonu (O.D.L.),
Akbank Bankacılık Merkezi (ABM) / Gebze adresidir.
Ak Yatırım Acenteleri
Ak Yatırım acentesi olan Akbank Şubeleri’nde karşı karşıya
kalınabilecek herhangi bir acil ve beklenmedik durumda, ilgili şube
kendisine en yakın Akbank Şubesi’nden faaliyetine devam edecektir.
Acil ve beklenmedik durum karşısında, müşterilerimizin mağdur
olmamasını teminen, öncelikli olarak acentemiz Akbank’ın Çağrı
Merkezi, İnternet Şubesi ve Müşteri Hizmetleri birimlerine kanalize
edilmesi esastır. Müşterilerin talebi halinde, diledikleri Aracı
Kurum’a nakit & menkul kıymet virmanlarının gerçekleştirilerek mağdur
edilmemeleri için gerekli önlemlerin alınması öncelikli hizmetler
arasındadır. Bu husus Ak Yatırım’ın faaliyetine devam edilemeyeceği
yönünde bir karar alınması durumunda da öncelikli olarak uygulamaya
sokulacaktır.
İşbu “Bilgilendirme Notu”, Ak Yatırım hesabı açan her müşteriye, acil
ve beklenmedik durumlarda, iş sürekliliğinin nasıl sağlanacağı, bu
süreçteki iş adımları ve uygulama prosedürlerinin neler olacağı
hususlarında özet bilgilendirme vermek amacıyla oluşturulmuş olup;
aynı zamanda Ak Yatırım’ın www.akyatirim.com resmi internet sitesinde
de online olarak ilan edilmektedir.
S. 2