UMOWA Nr SG Na Wykonanie Archiwizacji Dokumentacji Z Zakresu

umowa nr sg. na: wykonanie archiwizacji dokumentacji z zakresu administracji i nadzoru sądu rejonowego w słupcy zawarta w dniu ………

UMOWA nr SG.
na: Wykonanie archiwizacji dokumentacji z zakresu administracji i
nadzoru
Sądu Rejonowego w Słupcy
zawarta w dniu ……… 2016 r. w Koninie pomiędzy:
Sądem Okręgowym w Koninie, 62-510 Konin, ul. Energetyka 5, NIP:
665-26-90-152
reprezentowanym przez
Ewę Kamińską - Dyrektora Sądu Okręgowego w Koninie
zwanym dalej Zamawiającym
a
………………………………………………………………………………………………
§1
1.
Przedmiotem umowy jest usługa archiwizacji dokumentacji z zakresu
administracji
i nadzoru Sądu Rejonowego w Słupcy zgodnie z ofertą Wykonawcy z
dnia ………, stanowiącą załącznik nr 1 do niniejszej umowy.
2.
Usługa archiwizacji polegać będzie na:
a.
kompleksowym przygotowaniu i uporządkowaniu dokumentacji
wytworzonej w Sądzie Rejonowym w Słupcy w latach: 1961-1998 oraz
w 2004-2014, w celu przekazania
do właściwego archiwum zakładowego,
b.
weryfikacji poprawności lub nadania kwalifikacji archiwalnej w
przypadku jej braku,
c.
zewidencjonowaniu dokumentacji przez sporządzenie spisów
zdawczo-odbiorczych w formie elektronicznej i papierowej, osobno
dla każdego roku i kategorii archiwalnej, a w przypadku
materiałów, których okres przechowywania upłynął, spisów
przekazania do Archiwum Państwowego lub spisów brakowania,
d.
umieszczeniu dokumentacji w teczkach wiązanych, po wcześniejszym
opatrzeniu numeracją stron zapisanych i uporządkowaniu
dokumentów wewnątrz tych teczek oraz trwałym połączeniu stron za
pomocą taśmy bawełnianej w przypadku kat. A, a w przypadku kat.
B klipsu archiwizacyjnego,
e.
właściwym oznakowaniu i opisaniu teczek.
3.
Usługa archiwizacji wykonana zostanie zgodnie z udostępnionymi
przez Zamawiającego przepisami kancelaryjno –archiwalnymi:
a.
Instrukcją kancelaryjną, która określa szczegółowe zasady i tryb
postępowania
z dokumentacją w zakresie rejestrowania spraw, sporządzania,
ewidencjonowania
i przechowywania dokumentacji oraz jej przyjmowania, przekazywania
i wysyłania, a także przekazywania do archiwum zakładowego;
b.
Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt - wewnętrznym normatywem, na
podstawie którego dokonuje się podziału całej dokumentacji,
wynikającej z regulaminu organizacyjnego, który zawiera
klasyfikację dokumentacji powstałej w toku działalności Sądu oraz
jej kwalifikację archiwalną;
c.
Ustawą z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i
archiwach
(t.j. Dz. U. 2015 poz.1446);
d.
Rozporządzeniem Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z 20
października 2015 r., w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania
dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów
państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej
(Dz.U. z 2015 poz. 1743);
e.
Ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych
(t.j. Dz. U. z 2015 r. poz. 2135);
f.
Ustawą z dnia 6 czerwca 1997 r. – kodeks karny (Dz. U. z 1997 r.
Nr 88, poz. 553 z późn. zm.);
g.
Zarządzeniem Ministra Sprawiedliwości z dnia 30 grudnia 1985r. w
sprawie archiwów zakładowych w jednostkach organizacyjnych resortu
sprawiedliwości (Dz. U. Ministra Sprawiedliwości z 1985r. nr 8
poz. 55).
4.
Dokumentacja objęta przedmiotem zamówienia podlega archiwizacji w
ramach kategorii A, kategorii B jako kategorii niearchiwalnej
(wraz z podkategoriami oraz dokumentacją niesklasyfikowaną) oraz
kategorii B, w której upłynął okres przechowywania.
5.
Dokumentacja zawiera wydruki w różnych formatach, na papierze
biurowym, połączone zszywkami, spinaczami lub zbindowane w
koszulkach. Zgromadzona jest w teczkach lub segregatorach.
6.
W ramach realizacji zamówienia Wykonawca zobowiązany jest do:
a.
udzielenia pełnomocnictwa osobie lub osobom, realizującym
zamówienie do podpisywania dokumentów związanych z realizacją
zamówienia, tj. m.in. spisów zdawczo-odbiorczych, protokołów
przekazania dokumentacji do archiwizacji, protokołów odbioru
zarchiwizowanej dokumentacji;
b.
przedłożenia, złożonych przez wszystkie osoby uczestniczące w
wykonywaniu prac, oświadczeń o znajomości ustawy z 29 sierpnia
1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. 2015, poz. 2135 z
t.j.), oraz o tym, iż znane są im skutki w zakresie
odpowiedzialności za naruszenie przepisów tej ustawy oraz o
zachowaniu w tajemnicy wszelkich informacji powziętych przy
wykonywaniu umowy zarówno w czasie jej realizacji jak i po
zakończeniu;
c.
uporządkowania wytworzonej dokumentacji archiwalnej znajdującej
się w Sądzie Rejonowym w Słupcy;
d.
dokonania weryfikacji klasyfikacji i kwalifikacji już dokonanej
przedmiotowej dokumentacji do archiwizacji z ewentualną korektą
w przypadku niewłaściwej klasyfikacji lub kwalifikacji;
e.
przygotowania i prawidłowego opisania teczek aktowych według
obowiązujących przepisów;
f.
sporządzenia w formie papierowej spisów zdawczo-odbiorczych
odrębnie dla materiałów archiwalnych (4 egzemplarze) oraz
dokumentacji niearchiwalnej (3 egzemplarze) jak również w formie
elektronicznej w arkuszu kalkulacyjnym Microsoft Office Excel,
przekazanym na płycie CD/DVD odpowiednio opisanej;
g.
przygotowania do brakowania lub do przekazania do Archiwum
Państwowego dokumentacji zgodnie z instrukcją kancelaryjną Sądu
Rejonowego w Słupcy, Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt oraz
instrukcją archiwalną, a także wszystkich innych działań w
ramach przytoczonych dokumentów, o których nie wspomniano a ich
wykonanie jest niezbędne celem właściwego przygotowania
przedmiotowej dokumentacji w celu przekazania do właściwego
archiwum zakładowego.
7.
Działania opisane w pkt. 6 Wykonawca zrealizuje przy użyciu
własnych środków, uwzględniając w ofercie wszystkie koszty
niezbędne do wykonania usługi archiwizacji dokumentów, w tym
koszty wszelkich materiałów biurowych, teczek bezkwasowych
wiązanych (dla kategorii archiwalnej A oraz BE o parametrach
teczki 250/280/300g/m2, wymiarach 320 x 250 x 35 mm i tasiemce o
szerokości 10 mm oraz długości 200-300 mm), klipsów
archiwizacyjnych a dla kategorii A taśmy bawełnianej o szerokości
5 mm (dla kategorii archiwalnej A oraz BE), teczek kwasowych (w
przypadku dokumentów niearchiwalnych o okresie przechowywania nie
dłuższym niż 10 lat o parametrach teczki 250/280/300g/m2,
wymiarach 320 x 250 x 35 mm i tasiemce
o szerokości 10 mm oraz długości ok 200-300 mm), oraz innych
niezbędnych materiałów do zrealizowania przedmiotu zamówienia.
Zamawiający dopuszcza możliwość zastosowania części teczek zarówno
bezkwasowych jak i kwasowych o wymiarach grzbietu 50 mm:
a.
w przypadku prac archiwizacyjnych dokumentacji niearchiwalnej o
okresie przechowywania nie dłuższym niż 10 lat (kat. B5, B10)
należy usunąć dokumenty z koszulek oraz wszelkiego rodzaju
klipsy a strony ponumerować, trwale połączyć klipsem
archiwizacyjnym a następnie umieścić w odpowiednio opisanej
teczce;
b.
w przypadku prac archiwizacyjnych dokumentacji niearchiwalnej
kat. B, której okres przechowywania upłynął należy usunąć
dokumenty z koszulek oraz wszelkiego rodzaju metalowe klipsy a
następnie strony trwale połączyć klipsem archiwizacyjnym wraz z
odpowiednio opisaną stroną tytułową;
c.
w przypadku prac archiwizacyjnych dokumentacji archiwalnej kat.
A oraz podlegającej ekspertyzie kat. BE należy usunąć dokumenty
z koszulek oraz wszelkiego rodzaju metalowe elementy, zapisane
strony ponumerować ołówkiem i trwale połączyć za pomocą taśmy
bawełnianej a następnie umieścić w odpowiednio opisanej teczce.
8.
Realizacja usługi odbywać się będzie w siedzibie Sądu Rejonowego w
Słupcy, w godzinach pracy Sądu Rejonowego w Słupcy tj. w
poniedziałek w godzinach 8:00 – 16:00 oraz od wtorku do piątku w
godzinach 07:30-15:30 bez prawa przenoszenia dokumentacji poza
wyznaczone przez Zamawiającego miejsce archiwizacji. Zamawiający
nie dopuszcza realizacji przedmiotowego zamówienia później niż do
godziny 16:00 w poniedziałek oraz 15:30 od wtorku do piątku.
9.
Wykonawca przedłoży Zamawiającemu w ciągu 3 dni od dnia
rozpoczęcia realizacji usługi wstępnie zarchiwizowane trzy teczki
z każdej kategorii jako wzorzec celem uzyskania akceptacji
Zamawiającego.
10.
Wykonawca zobowiązany jest prowadzić, w arkuszu kalkulacyjnym
Microsoft Office Excel, zbiorczy i chronologiczny wykaz
zarchiwizowanej dokumentacji.
11.
Dokumentacja podlegająca archiwizacji będzie przekazywana
Wykonawcy etapami zgodnie
z ustalonym harmonogramem na podstawie protokołu przekazania
sporządzonego w dwóch egzemplarzach, tj. po jednym dla każdej ze
Stron.
§2
Termin wykonania umowy wynosi 10 tygodni od daty podpisania umowy.
§3
1.
Wykonawca oświadcza, że posiada kwalifikacje niezbędne do
prawidłowego wykonania zamówienia oraz że powierzy wykonanie
przedmiotu umowy osobom wskazanym w Wykazie osób przewidzianych do
realizacji zamówienia, zgodnie ze złożoną ofertą.
2.
Zamawiający oświadcza, że administratorem zbioru danych osobowych
zawartych w przekazanych materiałach archiwalnych jest Prezes Sądu
Rejonowego w Słupcy.
3.
Dostęp do powierzonych Wykonawcy danych osobowych mogą posiadać
tylko osoby, którym nadano upoważnienie wskazane w art. 37 ustawy
z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.
U. 2015 poz.2135). Upoważnienie nadaje Prezes Sądu Rejonowego w
Słupcy osobie/osobom wskazanym przez Wykonawcę.
4.
Wykonawca jest zobowiązany do przestrzegania przepisów ustawy z
dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U.
2015 poz.2135) oraz przepisów wykonawczych do tej ustawy w
zakresie powierzonych mu danych osobowych.
5.
Wykonawca oświadcza, iż spełnia wszystkie wymagania ustawy o
ochronie danych osobowych, a w szczególności określone w art.
36-39a dotyczące zabezpieczenia danych przed ich udostępnieniem
osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną,
przetwarzaniem z naruszeniem ustawy oraz zmianą, utratą,
uszkodzeniem lub zniszczeniem.
6.
Wykonawca oświadcza, iż sposób prowadzenia i zakres dokumentacji,
o której mowa
w art. 39a ustawy o ochronie danych osobowych oraz środki
techniczne i organizacyjne zastosowane w celu zapewnienia ochrony
przetwarzanych danych są zgodne z przepisami rozporządzenia
Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia
2004 r.
w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz
warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać
urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych
osobowych (Dz. U. 2004, Nr 100, poz. 1024).
7.
Wykonawca odpowiada za szkody, jakie powstały wobec Zamawiającego,
Sądu Rejonowego w Słupcy lub osób trzecich w wyniku niezgodnego z
umową przetwarzania danych osobowych.
8.
Wykonawca zobowiązuje się wykonywać umowę z najwyższą
starannością, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, a w
szczególności odpowiada za jakość i terminowość wykonania umowy.
§4
1.
Przed rozpoczęciem realizacji przedmiotu umowy Zamawiający
przedstawi Wykonawcy wszelkie instrukcje i informacje niezbędne do
jego realizacji.
2.
Wszelkie materiały przekazane Wykonawcy przez Zamawiającego w
związku z wykonaniem umowy, a także powstałe w wyniku jej
wykonania - pisemne, graficzne, zapisane w formie elektronicznej
lub w inny sposób - nie mogą być bez uprzedniej pisemnej zgody
Zamawiającego udostępnione jakiejkolwiek osobie trzeciej ani
ujawnione w inny sposób.
3.
Wykonawca zobowiązuje się zwrócić Zamawiającemu wszelkie materiały
otrzymane
od Zamawiającego w związku z wykonaniem umowy.
4.
Realizacja umowy odbywa się na koszt i ryzyko Wykonawcy.
5.
Zamawiający jest uprawniony do kontrolowania postępu i jakości
świadczonych usług
oraz do zgłaszania Wykonawcy uwag i zaleceń w tym przedmiocie.
6.
Wszelkie zastrzeżenia, co do jakości i prawidłowości wykonanych
usług, osoba odbierająca zobowiązana jest zgłosić w protokole
odbioru.
7.
W razie zgłoszenia zastrzeżeń w protokole odbioru Zamawiający
wyznaczy Wykonawcy
na piśmie stosowny termin, nie dłuższy jednak niż 5 dni w celu:
a.
usunięcia stwierdzonych protokołem końcowym usterek i wad,
b.
dokonania ponownej archiwizacji tej części dokumentacji, która
nie została wykonana zgodnie z umową.
8.
Wykonawca zobowiązuje się usunąć wady lub dokonać ponownej
archiwizacji w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie bez prawa
do osobnego wynagrodzenia z tego tytułu.
§5
1.
Z tytułu należytego wykonania przedmiotu umowy Wykonawcy będzie
przysługiwało łączne wynagrodzenie w kwocie nie większej niż ………
zł brutto (słownie………….).
2.
Cena jednostkowa za wykonanie poszczególnych usług wynosi:
a.
za archiwizację dokumentacji kategorii A - …………..zł netto za
metr bieżący (słownie: złotych netto) + ………..zł podatek
VAT=……….zł brutto (słownie: złotych brutto),
b.
za archiwizację dokumentacji kategorii B - …………..zł netto za
metr bieżący (słownie: złotych netto) + ………..zł podatek
VAT=……….zł brutto (słownie: złotych brutto)
c.
za archiwizację dokumentacji niesklasyfikowanej - …………..zł
netto za metr bieżący (słownie: złotych netto) + ………..zł
podatek VAT=……….zł brutto (słownie: złotych brutto),
3.
Wykonawca oświadcza, że ceny za 1 mb podane w ofercie są stałe i
nie ulegną zmianie przez okres obowiązywania umowy.
4.
Wynagrodzenie obejmuje również koszt zakupu materiałów niezbędnych
do wykonania przedmiotowych prac.
5.
Wysokość wynagrodzenia Wykonawcy zostanie ustalona na podstawie
rzeczywistej liczby metrów bieżących zarchiwizowanych dokumentów w
oparciu o sporządzony przez Wykonawcę i pracownika Sądu Rejonowego
w Słupcy pomiar metrów bieżących ujęty na podstawie spisów
zdawczo-odbiorczych w protokole odbioru. Wynagrodzenie Wykonawcy
będzie uregulowane
za usługi faktycznie wykonane po zakończeniu całej archiwizacji.
6.
Obmiar metrów bieżących zostanie dokonany po zarchiwizowaniu
dokumentów,
po wcześniejszym ułożeniu dokumentacji na półkach w systemie
książkowym, zgodnym
ze sporządzoną ewidencją. Obmiar będzie dokonany przez
upoważnionego pracownika Sądu Rejonowego w Słupcy oraz Wykonawcy.
7.
Rozliczenie za wykonane prace odbędzie się na podstawie,
prawidłowo wystawionej faktury i dokumentu potwierdzającego
prawidłowe wykonanie usługi.
8.
Płatność nastąpi w terminie 21 dni od daty doręczenia
Zamawiającemu faktury, na numer rachunku bankowego wskazany w
treści faktury.
9.
Za datę dokonania płatności przyjmuje się datę obciążenia rachunku
Zamawiającego.
§6
1. Wykonawca zobowiązany będzie do zapłaty kar umownych w
następujących sytuacjach i wysokościach:
a) w razie odstąpienie od umowy przez Zamawiającego z powodu
okoliczności, za które odpowiada Wykonawca lub przez Wykonawcę z
przyczyn nie dotyczących Zamawiającego,
w wysokości 10% wynagrodzenia brutto, o którym mowa w §5 ust.1.,
b) w razie opóźnienia w wykonaniu umowy lub w wykonaniu obowiązku, o
którym mowa w §4 ust.7 w wysokości 0,5% wynagrodzenie brutto, o którym
mowa w §5 ust.1 za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia,
c) za niewłaściwe wykonanie umowy w wysokości 1% wynagrodzenie brutto,
o którym mowa w §5 ust.1. za każdy stwierdzony przypadek wykonania
umowy niezgodnie z jej treści.
2. Zamawiający zastrzega sobie prawo potrącenia kar z wynagrodzenia
Wykonawcy, jeżeli Wykonawca nie zapłaci kary w terminie oznaczonym w
nocie księgowej wzywającej do zapłaty.
3. Zamawiający zastrzega sobie prawo dochodzenia roszczeń
uzupełniających w przypadku, gdy szkoda z tytułu niewykonania lub
nienależytego wykonania umowy przekroczy kwotę kar umownych.
§7
1.
Wykonawca nie może powierzyć wykonania zakresu niniejszej umowy
innemu podmiotowi bez zgody Zamawiającego.
2.
Wykonawca ponosi odpowiedzialność za powierzone mu materiały i
dokumentację. W razie uszkodzenia lub zniszczenia zobowiązany jest
pokryć koszty ich naprawy lub odtworzenia.
§8
1.
Do bieżącej współpracy w sprawach związanych z wykonywaniem umowy,
w tym
do sporządzania protokołów przekazania i odbioru dokumentacji oraz
protokołu końcowego, są upoważnieni:
- ze strony Zamawiającego - ,
- ze strony Sądu Rejonowego w Słupcy – Justyna Błaszczyk, sekretarz
sądowy, archiwista
- ze strony Wykonawcy -
2.
Zmiana osób i danych, o których mowa w ust. 1 następuje poprzez
pisemne powiadomienie drugiej Strony i nie wymaga zmiany treści
umowy.
3.
Zmiany osób, o których mowa w § 3 ust. 1, po stronie Wykonawcy
możliwe będą wyłącznie
w przypadkach wystąpienia obiektywnych i niezawinionych przez
Wykonawcę okoliczności uniemożliwiających realizację zamówienia i
jedynie na pisemny wniosek Wykonawcy za pisemną zgodą
Zamawiającego oraz pod warunkiem zapewnienia przez Wykonawcę nowej
osoby, posiadającej kwalifikacje zawodowe co najmniej takie same
jak osoby wskazanej w ofercie, na podstawie której wybrano
Wykonawcę.
§9
1.
Wszelkie zmiany i uzupełnienia do niniejszej umowy wymagają formy
pisemnej pod rygorem nieważności.
2.
W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie
przepisy powszechnie obowiązujące.
3.
Wszelkie spory wynikające z umowy lub pozostające z nią w związku,
nie wyłączając sporów o zapłatę kar umownych lub odszkodowań,
rozstrzygał będzie Sąd Powszechny, właściwy miejscowo według
siedziby Zamawiającego.
4.
Umowę sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, dwa
egzemplarze dla Zamawiającego oraz jeden dla Wykonawcy.
WYKONAWCA ZAMAWIAJĄCY