CAPÍTULO VIII VIAJES Regla 1081 Viajes Oficiales De Los

capítulo viii viajes regla 108.1 viajes oficiales de los funcionarios (a) la secretaría general pagará los gastos de viaje del fun

CAPÍTULO VIII
VIAJES
Regla 108.1 Viajes oficiales de los funcionarios
(a) La Secretaría General pagará los gastos de viaje del funcionario,
según se define en la Regla 108.7, cuando dicho viaje sea:
(i) para asumir su cargo inicial el funcionario contratado
internacionalmente, según se define en la Regla 104.17, o al ser
asignado a otro lugar de destino; sin embargo, ningún funcionario que
reciba la asignación por movilización, conforme a la Regla 103.21
recibirá gastos de viaje por el mismo viaje conforme a la presente
Regla;
(ii) para desempeñar una misión u otras gestiones oficiales de la
Organización;
(iii) para propósitos de su viaje al país de origen, conforme a la
Regla 106.4; y
(iv) para su repatriación al separarse del servicio conforme al
párrafo (c) infra.
(b) Se podrán pagar los gastos de viaje a las personas que deban
presentarse a entrevistas de reclutamiento.
(c) Salvo lo dispuesto en la Regla 108.4, se pagarán gastos de viaje
al país de origen o al lugar donde fueron reclutados los funcionarios
contratados internacionalmente, según se define en la Regla 104.17,
que se hayan desempeñado como funcionarios en forma continua durante
por lo menos un año antes de su separación del servicio, siempre y
cuando el viaje se realice en un plazo de seis meses a partir de la
fecha de separación y no reciban la asignación por mudanza y viaje de
repatriación conforme a la Regla 103.22.
(d) El funcionario que tiene derecho al viaje de repatriación podrá
escoger otro lugar y, contra la presentación de los documentos
pertinentes, podrá ser rembolsado por un monto equivalente al máximo
que se habría pagado por el viaje de regreso a su país de origen o su
lugar de reclutamiento.
Referencias: Artículo 51 de las Normas Generales; Reglas 103.21,
104.17, 106.4, 110.8; Adm. Mem. 103, “Budgetary and Financial Rules”,
parcialmente modificado por el Adm. Mem. 79 rev. 3, “Instructions for
Travel in the General Secretariat of the Organization of American
States"; Budgetary and Financial Rule; EOSAF/042-07 “Financial
Handbook for Specific Fund Agreements”; Directivas GS/66/83,
“Documento oficial de viaje”, SG/21/85 D-2, “Viajes de funcionarios a
Bolivia”; SG/007/84 D-2, “Misión de Consultoría a Bolivia”; SG/63/84
D-11, “Viajes de funcionarios de la Organización a Chile”; SG/10/84
D-3, “Viajes de funcionarios a la República Argentina”; SG/67/83,
“Viajes de funcionarios de la Organización al Ecuador”; SG/33/83,
“Viajes de funcionarios de la Organización al Brasil”; SG/24/83,
“Viajes de funcionarios de la Organización al Perú”; SG/109/80,
“Viajes de Misión Oficial a la República Argentina”; y SG/82/77,
“Oficial Travel of Executive and Assistant Secretaries”; formularios
OEA 343, “Registro de actividades de funcionarios en misión oficial”,
y 7 “Travel Expense Claim”.
Regla 108.2 Viajes autorizados de los dependientes
(a) La Secretaría General pagará los gastos de viaje de los
dependientes de los funcionarios reclutados internacionalmente
comprendidos en la categoría profesional, conforme a la Regla 108.5,
en las circunstancias siguientes:
(i) con ocasión del nombramiento inicial del funcionario, con
excepción de aquellos funcionarios con contratos de menos de un año,
siempre que el Secretario General prevea la continuación de los
servicios del funcionario por más de seis meses a partir de la fecha
en que llegarían los dependientes a reunirse con el funcionario y éste
no haya recibido la asignación por movilización conforme a la Regla
103.21;
(ii) al terminar el funcionario al menos un año de servicios continuos
siempre que el Secretario General prevea la continuación de los
servicios del funcionario por más de seis meses a partir de la fecha
en que los dependientes llegarían a reunirse con el funcionario y éste
no haya recibido la asignación por movilización conforme a la Regla
103.21;
(iii) con ocasión del cambio de lugar de destino del funcionario,
siempre que el Secretario General prevea la continuación de los
servicios en el nuevo lugar de destino por más de seis meses a partir
de la fecha en que los dependientes llegarían a reunirse con el
funcionario y éste no haya recibido la asignación por movilización
conforme a la Regla 103.21;
(iv) con ocasión del viaje al país de origen;
(v) con ocasión de la separación del servicio, siempre que el
funcionario haya prestado servicio continuo durante por lo menos un
año inmediatamente antes de la separación y no se le pague la
asignación por mudanza y viaje de repatriación conforme a la Regla
103.22, y
(vi) Cuando se trate de viajes aprobados en relación con la educación
de hijos dependientes del funcionario, conforme a la Regla 103.13(j).
(b) En los casos previstos en los incisos (i) y (ii) del párrafo (a)
supra, la Secretaría General pagará gastos de viaje de los
dependientes del funcionario desde su país de origen o desde el lugar
de su reclutamiento. Cuando el funcionario desee traer al lugar de
destino oficial algún dependiente desde cualquier otro lugar, los
gastos de viaje que sufrague la Secretaría General no podrán exceder
del máximo que se hubiese pagado por el viaje desde el lugar de
reclutamiento o desde el país de origen del funcionario.
(c) En el caso previsto en el inciso (v) del párrafo (a) supra, la
Secretaría General pagará los gastos de viaje de los dependientes del
funcionario desde el lugar de destino oficial del funcionario al lugar
de repatriación que le corresponda conforme a lo dispuesto en la Regla
108.1. Cuando ambos cónyuges sean funcionarios y uno de ellos o ambos
tengan derecho al pago de gastos de viaje de repatriación con ocasión
de la separación del servicio, y tomando en consideración lo dispuesto
en la Regla 104.16 (c), tales gastos se pagarán respecto de cada uno
de ellos sólo con ocasión de sus respectivas separaciones del
servicio. Cuando ambos cónyuges tengan derecho al pago de gastos de
viaje de repatriación, cada uno de ellos podrá optar entre ejercer tal
derecho o acompañar a su cónyuge, en la inteligencia de que en ningún
caso se pagarán tales gastos respecto de un funcionario que siga
prestando servicios en la Organización. Asimismo, conforme a la Regla
104.16(c), cuando un funcionario reciba la asignación por mudanza y
viaje de repatriación por sus dependientes, el cónyuge de dicho
funcionario no podrá reclamar gastos de viaje para esos dependientes.
Referencias: Artículo 51 de las Normas Generales, Reglas 103.16(d) –
(f), 103.13, 103.21, 103.22, 104.14(b), 106.4, 104.17, 108.5.
Regla 108.3 Viajes autorizados de los dependientes: misiones
En el caso de una misión de un año o más, la Secretaría General pagará
los gastos de un viaje de ida y vuelta al área donde se ha de llevar a
cabo dicha misión, de cada uno de los dependientes elegibles del
funcionario. El Director del Departamento de Recursos Humanos podrá
aprobar viajes adicionales para cada uno de los dependientes elegibles
durante cada período adicional de doce meses en los que el funcionario
permanezca en el área de la misión.
Referencias: Artículo 51 de las Normas Generales; Reglas 105.5 y
108.5.
Regla 108.4 Pérdida del derecho al pago del viaje de repatriación
(a) El funcionario que renuncie antes de completar un año de servicios
o dentro de los seis meses siguientes a la fecha de su regreso del
viaje a su país de origen no tendrá derecho al pago de los gastos de
viaje de repatriación suyo ni de sus dependientes. Sin embargo, el
Secretario General podrá autorizar el pago si, a su juicio, existen
razones apremiantes para hacerlo.
(b) Se perderá todo derecho a recibir el pago de los gastos de viaje
de repatriación si éste no se ha iniciado dentro de los seis meses
siguientes a la fecha de la separación del servicio de la Secretaría
General, a menos que exista una causa que, a juicio del Secretario
General, permita la postergación del viaje hasta por 12 meses. Sin
embargo, cuando ambos cónyuges sean funcionarios y el cónyuge que
primero se separe del servicio tenga derecho al pago de los gastos de
viaje de repatriación, y teniendo en cuenta lo dispuesto en la Regla
104.16 (c), tal derecho no cesará hasta seis meses después de la fecha
de separación del servicio del otro cónyuge.
Referencias: Reglas 103.21(e), 103.22 y 104.16(c).
Regla 108.5 Dependientes para efectos del pago de gastos de viaje
(a) Para los efectos del pago de los gastos de viaje se considerarán
como dependientes el cónyuge y los hijos dependientes del funcionario
conforme se define en la Regla 103.16.
(b) También se pagarán los gastos de un viaje de los ex dependientes
al lugar de destino oficial o al país de origen del funcionario,
siempre que sea dentro del año siguiente a la pérdida de la condición
de dependiente.
(c) El Secretario General podrá autorizar el pago de gastos de viaje
para repatriar al ex cónyuge del funcionario en un plazo de dos años
después de que haya transcurrido el período de un año estipulado en el
inciso (b) de la presente regla.
Referencias: Reglas 103.16(d)-(f) y 106.4.
Regla 108.6 Autorización del viaje
Todo viaje deberá estar autorizado antes de su inicio y, salvo en
circunstancias excepcionales, deberá autorizarse por escrito. Será
responsabilidad del funcionario comprobar, antes de su partida, que
cuenta con la debida autorización.
Referencias: Adm. Mem. 103, “Budgetary and Financial Rules” ,
modificado en parte por el Adm. Mem. 79 rev. 3, “Instructions for
Travel in the General Secretariat of the Organization of American
States”. Puede encontrar otras referencias en las referencias de la
Regla 108.1, supra.
Regla 108.7 Gastos de viaje
(a) Salvo por lo dispuesto en las secciones (c) y (d) infra, los
gastos de viaje que pagará o rembolsará la Secretaría General
comprenderán:
(i) gastos de transporte, o sea el precio de los pasajes;
(ii) gastos en las estaciones terminales;
(ii) dietas para el viaje, y
(iv) gastos adicionales necesarios efectuados durante el viaje.
(b) Al incurrir en gastos, el funcionario deberá observar la misma
austeridad que observaría cualquier persona prudente que viaje por
cuenta propia.
(c) No obstante lo anterior,
(i) los gastos de viaje por contratación no incluirán los gastos
indicados en las secciones de la (ii) a la (iv), supra, de esta regla,
y
(ii) el inciso (a) de esta regla no procede para los gastos de viaje
por la transferencia a un lugar de destino nuevo de un funcionario que
tiene derecho y recibe la asignación por movilización.
(d) Los gastos de viaje relacionados con la repatriación de los
funcionarios elegibles que hayan ingresado al personal de la
Secretaría General después del 31 de marzo de 2003 están comprendidos
en la cuantía fija estipulada en la asignación por mudanza y viaje de
repatriación establecida en la Regla 103.22 y para el cálculo de esos
gastos no se aplicará lo establecido en el inciso (a) supra. Los
funcionarios contratados antes del 1 de abril de 2003 que tengan
derecho a la percepción de los beneficios por viaje de repatriación
calculados de conformidad con el párrafo (a) supra y que renuncien por
escrito al derecho al cálculo de sus gastos de viaje de acuerdo con
dicho párrafo (a), y a sus derechos a la percepción de gastos por
mudanza de acuerdo con este capítulo del Reglamento de Personal,
podrán optar por el pago de la asignación por mudanza y viaje de
repatriación.
Referencias: Reglas 103.21, 103.22, 104.17 y 108.1.
Regla 108.8 Ruta, medios y condiciones de transporte
(a) Todo viaje oficial deberá ser efectuado según la ruta, los medios
y las condiciones de transporte aprobados de antemano por el
Secretario General.
(b) Los gastos de viaje y el tiempo asignado para el mismo se
limitarán a los totales señalados para la ruta, los medios y las
condiciones de transporte aprobados. Los funcionarios que, por
conveniencia propia, deseen concertar otros arreglos deberán obtener
aprobación previa y pagar todo gasto adicional.
(c) Los viajes se harán por la ruta y medios de transporte más
directos y económicos, a menos que se determine, a satisfacción del
Secretario General, que el uso de otra ruta o medio de transporte
resulte en beneficio de la Organización.
(d) Cuando, de acuerdo con las disposiciones del párrafo (c) supra, se
hubiese designado el avión como medio normal de transporte aprobado
para un viaje determinado, deberá autorizarse al funcionario a viajar
por la vía terrestre o marítima si, en opinión del Secretario General,
existen razones especiales que lo justifiquen.
(e) Cuando, de acuerdo con las disposiciones del párrafo (c) supra, se
hubiese designado la vía marítima o terrestre como medio normal de
transporte aprobado para un viaje determinado, podrá autorizarse al
funcionario a viajar por avión, si así lo requieren las exigencias del
servicio o si, en opinión del Secretario General, existen razones
especiales que lo justifiquen.
Referencias: Regla 108.6.
Regla 108.9 Normas para los pasajes
(a) El funcionario y sus dependientes elegibles recibirán pasajes para
los viajes oficiales de acuerdo con las siguientes disposiciones:
(i) Los viajes aéreos se harán normalmente por la ruta más rápida,
directa y económica. Se autorizarán pasajes de primera clase para el
Secretario General y el Secretario General Adjunto y para sus
respectivos dependientes elegibles que los acompañen en el viaje.
Salvo las excepciones que se hagan por disposición expresa del
Secretario General, el resto del personal y sus dependientes elegibles
viajarán con pasajes de clase económica.
(ii) Para viajes oficiales por tren aprobados de conformidad con lo
dispuesto en los párrafos (c) o (d) de la Regla 108.8, se proveerá al
funcionario y a sus dependientes elegibles pasajes regulares de
primera clase o su equivalente, incluido cochecama u otros servicios,
según corresponda. Se proveerán pasajes de "pullman" con
compartimiento particular en los viajes nocturnos y asiento en
coche-salón en los diurnos para el Secretario General y el Secretario
General Adjunto y sus respectivos dependientes elegibles que los
acompañen. A pesar de lo anterior, el costo cubierto por la Secretaría
General no podrá exceder del monto del pasaje y las dietas que
normalmente se autoricen para el viaje aéreo según lo dispuesto en el
inciso (i) supra. Salvo por disposición expresa del Secretario General
no se reconocerá más tiempo de licencia oficial que el necesario para
efectuar el viaje por vía aérea.
(iii) En general no se autorizará el transporte marítimo para el
funcionario o sus dependientes elegibles. Sin embargo, cuando, en
circunstancias excepcionales, se le autorice a solicitud especial y en
interés del viajero, el costo cubierto por la Secretaría General no
podrá exceder del monto del pasaje y las dietas que normalmente se
autoricen para el viaje aéreo según lo dispuesto en el inciso (i)
supra. Salvo por disposición expresa del Secretario General no se
reconocerá más tiempo de licencia oficial que el necesario para
efectuar el viaje por vía aérea.
(b) La Secretaría General pagará sólo los pasajes que hayan sido
autorizados y usados.
Referencias: Regla 108.8(c).
Regla 108.10 Viajes en automóvil
(a) La Secretaría General rembolsará los gastos de viaje a los
funcionarios autorizados para viajar en automóvil según las escalas y
en las condiciones que establezca el Secretario General sobre la base
del costo del uso del automóvil en el área en que se efectúe el viaje;
las dietas se calcularán en base a un recorrido diario mínimo.
(b) Se pagará la tarifa de millaje establecida por el Secretario
General sólo a una de las personas que viajen juntas en el mismo
automóvil.
(c) El total de la tarifa de millaje rembolsable y de las dietas
respecto a un viaje determinado no excederá del máximo a que el
funcionario habría tenido derecho de haber viajado por la ruta más
económica, según lo define la Regla 108.9. Salvo por disposición
expresa del Secretario General no se reconocerá más tiempo de licencia
oficial que el necesario para efectuar el viaje por vía aérea.
(d) Las instrucciones para el uso de un automóvil privado en misión
oficial serán las que aplique la Secretaría de las Naciones Unidas o
las que se establezcan mediante instrumentos administrativos
publicados en la página web de la OEA
Referencias: Memorándum Administrativo 74, “Uso de automóvil personal
en viajes oficiales”.
Regla 108.11 Adquisición de pasajes
(a) Todo pasaje que involucre un viaje oficial del funcionario y sus
dependientes deberá ser adquirido de antemano por la Secretaría
General, a menos que específicamente se autorice a aquél a hacer otros
arreglos.
(b) Cuando el funcionario desee viajar en condiciones mejores a las
que le corresponden o cuando, por razones de conveniencia o
preferencia personal, se le autorice para viajar por una ruta o medio
de transporte distintos de los previstos en la Regla 108.8, se le
requerirá que rembolse a la Secretaría General todo gasto adicional
que se efectúe antes de proporcionársele los pasajes.
Referencias: Adm. Mem. 103, “Budgetary and Financial Rules” ,
modificado en parte por el Adm. Mem. 79 rev. 3, “Instructions for
Travel in the General Secretariat of the Organization of American
States”. Reglamento Presupuestario y Financiero EOSAF/042-07, "Manual
Financiero de Acuerdos de Fondos Específicos".
Regla 108.12 Inaplicabilidad de las Reglas 108.13 a 108.25 en relación
con la contratación, transferencia y repatriación de funcionarios que
perciban la asignación por movilización y la asignación por mudanza y
viaje de repatriación
No se aplicarán las Reglas 108.13 a 108.25 al viaje, mudanza y demás
transporte relacionados con la contratación y la transferencia de
lugar de destino en los casos en que el funcionario tenga derecho a la
asignación por movilización para viaje, mudanza y demás transporte, y
perciba dicho beneficio. Igualmente, esas reglas no se aplicarán al
viaje, mudanza y demás transporte relacionados con la repatriación en
los casos en que el funcionario tenga derecho a la asignación por
mudanza y viaje de repatriación y perciba dicho beneficio.
Referencias: Reglas 103.12, 103.21 y 103.22.
Regla 108.13 Gastos en las estaciones terminales
(a) El funcionario que viaje por razones oficiales puede reclamar, en
cada estación terminal, gastos terminales para sí de acuerdo con las
escalas establecidas y US$3.00 u otro monto fijado oficialmente por
cada dependiente autorizado que lo acompañe en el viaje. Cuando se
efectúe un viaje que comprenda varias escalas oficiales, se
considerará como punto terminal cada una de dichas escalas. Se
considerará que los pagos por gastos en las estaciones terminales
cubren el costo del taxi u otros medios de transporte público desde y
hacia la estación terminal u otro punto de llegada o de partida, el
manejo del equipaje, los derechos de aeropuerto y otros gastos
incidentales. Cuando el viaje incluya destinos múltiples, se podrá
reclamar el pago por gastos terminales en cada uno de los puntos de
llegada y salida de acuerdo con las escalas establecidas para cada
uno, excepto en las situaciones que se definen en el párrafo (c)
infra.
(b) Además de los gastos a que se refiere el párrafo anterior, el
funcionario podrá reclamar el pago del costo adicional que representa
el costo del traslado, desde la estación terminal hasta el lugar en
que vaya a residir el funcionario, del equipaje pesado cuyo transporte
hubiera sido previamente autorizado, en la medida en que dicho costo
exceda la tarifa correspondiente establecida.
(c) No se rembolsará ningún gasto respecto de una escala intermedia:
(i) Que no esté autorizada;
(ii) Que no implique salir de la estación terminal o de otro punto de
llegada o de partida; o
(iii) Que dure menos de cuatro horas, que no represente salir de la
terminal o de otro punto de llegada y que se realice exclusivamente
con el propósito de hacer un transbordo para continuar el viaje.
Referencias: Adm. Mem. 103, “Budgetary and Financial Rules” ,
modificado en parte por el Adm. Mem. 79 rev. 3, “Instructions for
Travel in the General Secretariat of the Organization of American
States”. Reglamento Presupuestario y Financiero EOSAF/042-07, "Manual
Financiero de Acuerdos de Fondos Específicos".
Regla 108.14 Dietas de viaje ("Viáticos")
(a) Todo funcionario autorizado para viajar por cuenta de la
Secretaría General en el desempeño de funciones oficiales recibirá una
dieta adecuada, que podrá variar según el área y el sueldo que
perciba, conforme a la escala establecida por la Comisión de
Administración Pública Internacional (CAPI) y aplicada por la
Secretaría de las Naciones Unidas, salvo que el Secretario General
disponga de otra manera.
(b) En casos excepcionales y cuando lo exijan las circunstancias, el
Secretario General podrá autorizar un aumento razonable de las dietas
que han de pagarse a un funcionario cuando se le requiera que acompañe
a uno de los más altos funcionarios de la Secretaría General o a una
persona vinculada con la Organización y cuando sus funciones oficiales
durante el viaje exijan gastos adicionales de subsistencia a un nivel
considerablemente más alto que el previsto para establecer las dietas
correspondientes a su categoría. El Secretario General también podrá
autorizar tal aumento en el caso de una misión especial (Regla
103.14).
(c) Se entenderá que las dietas para viajes comprenden la aportación
total de la Organización para gastos de comida, alojamiento, propinas
y otros gastos por servicios personales prestados. Salvo lo dispuesto
en la Regla 108.18, todo gasto efectuado que sea superior a la dieta
correrá por cuenta del funcionario.
(d) Cuando el funcionario se enferme durante el viaje oficial y tome
licencia por enfermedad, continuará recibiendo dietas mientras dure
dicha licencia, hasta un máximo de 10 días.
(e) Se pagarán dietas por los días en que al funcionario se le exija
el desempeño de funciones oficiales mientras disfruta de licencia
anual fuera de su lugar de destino, y no se le cargarán tales días a
la licencia anual a que tenga derecho.
(f) Salvo en los casos previstos en los párrafos (h) e (i) infra,
cuando los dependientes elegibles de un funcionario estén autorizados
a viajar por cuenta de la Organización, el funcionario recibirá,
respecto de cada uno de ellos, dietas suplementarias de cuantía
equivalente a la mitad de las que le correspondan a él.
(g) Salvo lo dispuesto en el párrafo (k) infra, no se pagarán dietas
de viaje a los funcionarios ni a sus dependientes durante períodos de
licencia anual o de viaje al país de origen.
(h) No se pagarán dietas de viaje a los dependientes de un funcionario
durante períodos de licencia especial, salvo que el Secretario General
lo autorice en circunstancias especiales.
(i) No se pagarán dietas de viaje cuando se trate del viaje
relacionado con el subsidio de educación del hijo de un funcionario.
(j) No obstante lo dispuesto en los párrafos (a) y (b) supra, el
Secretario General podrá fijar dietas de viaje especiales para el
funcionario que haya sido contratado como observador especial o a
término fijo por menos de un año, siempre y cuando la tarifa no sea
superior a las tarifas estipuladas en el párrafo (a) supra.
(k) En el caso de viaje al país de origen, el funcionario tendrá
derecho a un día de dieta de viaje para sí y medio día para cada
dependiente calificado que viaje con él.
Referencias: Regla 106.4; Adm. Mem. 103, “Budgetary and Financial
Rules” , modificado en parte por el Adm. Mem. 79 rev. 3, “Instructions
for Travel in the General Secretariat of the Organization of American
States”. Reglamento Presupuestario y Financiero EOSAF/042-07, "Manual
Financiero de Acuerdos de Fondos Específicos".
Regla 108.15 Dietas especiales de viaje
(a) El Secretario General puede autorizar el pago de una tarifa
especial para las dietas de viaje a los funcionarios cuyos servicios
sean requeridos en conferencias o reuniones en las cuales la
Secretaría General proporcione servicios de secretaría. Salvo lo
dispuesto a continuación, tales dietas no serán superiores a las que
se pagan conforme a las escalas pertinentes que publique las Naciones
Unidas.
(b) En ciertos casos, por disposición del Secretario General, podrán
establecerse tarifas especiales para las dietas de viaje al personal
de la Secretaría General que viaje con delegaciones o misiones
especiales de los órganos de la Organización, cuando las condiciones
de trabajo exijan a dicho personal que permanezca cerca de los
miembros de tales delegaciones o misiones.
Referencias: Adm. Mem. 103, “Budgetary and Financial Rules” ,
modificado en parte por el Adm. Mem. 79 rev. 3, “Instructions for
Travel in the General Secretariat of the Organization of American
States”. Reglamento Presupuestario y Financiero EOSAF/042-07, "Manual
Financiero de Acuerdos de Fondos Específicos".
Regla 108.16 Reducción de las dietas de viaje
Cuando otra organización o un gobierno sede sufraguen los gastos del
funcionario o le proporcionen hospedaje, comidas o ambas cosas, las
dietas se reducirán del modo siguiente:
(i) Si el funcionario recibe de la otra organización o del gobierno
sede dietas cuya cuantía sea menor que la aplicable según la escala de
la Secretaría General, tendrá derecho a percibir la diferencia, la
cual se estipulará en la autorización del viaje.
(ii) Las dietas aplicables según la escala de la Secretaría General se
reducirán en un 40% si se proporcionan las comidas o el hospedaje, y
en un 80% si se proporcionan ambos.
Referencias: Adm. Mem. 103, “Budgetary and Financial Rules” ,
modificado en parte por el Adm. Mem. 79 rev. 3, “Instructions for
Travel in the General Secretariat of the Organization of American
States”. Reglamento Presupuestario y Financiero EOSAF/042-07, "Manual
Financiero de Acuerdos de Fondos Específicos".
Regla 108.17 Cálculo de las dietas de viaje
(a) Las dietas se devengarán a partir de la fecha de salida del lugar
oficial de destino. El período cubierto por las dietas se calculará
multiplicando la cuantía aplicable por el número de noches de viaje
oficial; sin embargo, no se pagará dieta por el día en que concluya el
viaje y tampoco se autorizará el pago de una fracción del viático para
hospedaje asignado por la Secretaría General por el día en que inicia
el viaje de regreso, si no se requiere pernoctar ese día.
(b) La cuantía aplicable será la del país en que se efectúen los
gastos de hospedaje para el día pertinente.
(c) Cuando el viaje dure menos de 24 horas y el funcionario no tenga
que pernoctar, recibirá por cada cuarta parte del día el 25% de la
dieta, en vez de los gastos reales y necesarios que efectúe. No
obstante, si el funcionario lo solicita, se le podrán rembolsar tales
gastos.
(d) Cuando la índole del trabajo requiera que el funcionario
permanezca por largo tiempo en un mismo lugar, se le pagarán las
dietas regulares solamente durante los primeros 60 días. A partir del
sexagésimo primer día, el funcionario deberá haber conseguido
alojamiento nuevo y otros servicios y se le pagará la dieta reducida
para "todo el personal después de 60 días", según consta en la escala
correspondiente.
(e) Cuando al funcionario que sólo tenga derecho a recibir dietas
reducidas se le exija, por motivos oficiales, que se ausente
brevemente del lugar donde permanece, se le pagarán, desde la fecha de
su partida para el lugar que visite, las dietas completas
correspondientes a dicho lugar. A su regreso al lugar provisional de
destino, se le pagarán las dietas completas aplicables a ese lugar por
un período equivalente al número de noches pasadas fuera de su lugar
de destino temporal en viaje oficial. En adelante, se le calcularán de
nuevo las dietas según la escala para "todo el personal después de 60
días".
(f) Siempre que, para el cálculo de las dietas, haya de precisarse la
"hora de salida" y la "hora de llegada", estas expresiones se
entenderán como el momento en que el tren, el barco o el avión partan
efectivamente o lleguen efectivamente a su punto de destino normal.
Referencias: Adm. Mem. 103, “Budgetary and Financial Rules” ,
modificado en parte por el Adm. Mem. 79 rev. 3, “Instructions for
Travel in the General Secretariat of the Organization of American
States”. Reglamento Presupuestario y Financiero EOSAF/042-07, "Manual
Financiero de Acuerdos de Fondos Específicos".
Regla 108.18 Gastos diversos de viaje
Los gastos adicionales necesarios efectuados por el funcionario al
tramitar asuntos oficiales o durante un viaje autorizado serán
rembolsados por la Secretaría General una vez completado el viaje,
siempre que la naturaleza de dichos gastos y la necesidad de
efectuarlos sean satisfactoriamente explicadas y refrendadas por los
comprobantes pertinentes. Dichos gastos, para los cuales se deberá
obtener autorización previa en la medida de lo posible, se limitarán
normalmente al costo de los mensajes oficiales enviados por teléfono,
telégrafo, radio y cable.
Referencias: Adm. Mem. 103, “Budgetary and Financial Rules” ,
modificado en parte por el Adm. Mem. 79 rev. 3, “Instructions for
Travel in the General Secretariat of the Organization of American
States”. Reglamento Presupuestario y Financiero EOSAF/042-07, "Manual
Financiero de Acuerdos de Fondos Específicos".
Regla 108.19 Exceso de equipaje y transporte de efectos personales
(a) Se considerará exceso de equipaje, para los efectos de la presente
regla, todo equipaje que exceda de la franquicia concedida por las
compañías de transporte.
(b) Los cargos por exceso de equipaje serán reembolsables únicamente
cuando se autoricen antes de iniciarse el viaje, salvo lo dispuesto en
los párrafos (c) y (d) infra.
(c) Se rembolsarán los cargos por exceso de equipaje cuando el
funcionario lo haya transportado por ser necesario para el desempeño
de funciones oficiales, siempre que presente con el reclamo un recibo
de la compañía de transporte en el que se detallen los cargos por ese
concepto.
(d) Se podrán rembolsar al viajero los costos pertinentes cuando el
equipaje sea trasladado sin costo por una compañía de transporte, pero
en una etapa posterior del viaje otra compañía considera que tiene
exceso de peso, siempre que el funcionario obtenga de la compañía un
recibo en el que conste el pago por exceso de equipaje.
(e) En los viajes por vía aérea del funcionario o de sus dependientes
elegibles al país de origen o en los que se relacionen con el subsidio
educativo, podrán rembolsarse los cargos por exceso de equipaje hasta
un máximo de 10 kilos (22 libras) por persona. Cada hijo dependiente
al cual la compañía aérea no le conceda franquicia de equipaje tendrá
derecho a exceso de equipaje hasta un máximo de 30 kilos (66 libras).
Estos reembolsos cubrirán solamente los costos de transporte de ropa y
otros efectos personales. Se requerirán facturas de los gastos
incurridos por estos conceptos. A solicitud del funcionario, se podrá
convertir este beneficio al transporte por vía terrestre o marítima de
50 kilos adicionales (110 libras) o 0,31 metros cúbicos (11 pies
cúbicos) de equipaje no acompañado para cada una de las personas
autorizadas.
(f) En caso de nombramiento, traslado o separación del servicio cuando
no se tuviere derecho a rembolso de gastos de mudanza, o en el viaje
de ida y vuelta relacionado con una misión que dure un año o más,
podrá rembolsarse al funcionario los gastos de transporte de sus
efectos personales y enseres domésticos por vía terrestre o marítima,
o por ambas vías, hasta un máximo de (i) 1.000 kilos (2.200 libras) o
6,23 metros cúbicos (220 pies cúbicos) para el funcionario; (ii) 500
kilos (1.100 libras) o 3,11 metros cúbicos (110 pies cúbicos) para el
primer dependiente autorizado, y 300 kilos (660 libras) o 1,87 metros
cúbicos (66 pies cúbicos) para cada dependiente autorizado adicional.
(g) En el caso de nombramiento o traslado por menos de un año o de
separación del servicio si se trata de un nombramiento de menos de un
año, podrá rembolsarse al funcionario los gastos de transporte de sus
efectos personales y enseres domésticos por vía terrestre o marítima,
hasta un máximo de 100 kilos (220 libras) o 0,62 metros cúbicos (22
pies cúbicos). Si el nombramiento o el traslado se prolongan por un
año adicional, o más, podrán rembolsarse al funcionario los gastos
adicionales correspondientes al transporte de sus efectos personales y
enseres domésticos hasta el máximo del derecho estipulado en el
párrafo (f) supra.
(h) El rembolso de los gastos de transporte estipulados en los
párrafos (e), (f) y (g) supra incluirá el peso o el volumen del
acondicionamiento, excluido el del embalaje de tablas y del
contenedor. También incluirá los gastos razonables de empaque,
embalaje, acarreo, desempaque y desembalaje de efectos personales,
dentro de los límites establecidos en los párrafos mencionados. Salvo
que el Reglamento estipule de otra manera, su traslado se hará por el
medio de transporte más económico factible en las circunstancias a
juicio de la Secretaría General, la que también determinará la empresa
a utilizar en cada lugar. No se rembolsarán los gastos de almacenaje,
salvo los incidentales del envío, ni los de reparación de aparatos y
utensilios domésticos, desarmado o instalación de muebles o
dispositivos fijos o empaques especiales. La Secretaría General pagará
también las primas de seguro de conformidad con lo dispuesto en la
Regla 108.26.
(i) En caso de nombramiento, traslado o separación del servicio cuando
el funcionario tuviese derecho a rembolso de gastos de mudanza, se le
podrán rembolsar los gastos de transporte por exceso razonable de
equipaje, ya sea por vía terrestre o marítima, que no excedan del peso
máximo permitido en el párrafo (f) de la presente regla. El peso del
exceso de equipaje será deducido del máximo establecido en el párrafo
(d) de la Regla 108.20.
(j) Cuando el transporte de superficie previsto en los párrafos (f) o
(g) supra sea el medio más económico de transporte, el envío por dicho
medio de transporte podrá ser convertido a carga aérea sobre la base
de la mitad del peso o volumen autorizado para el transporte de
superficie:
(i) Cuando el funcionario opte por convertir a carga aérea la
totalidad del envío por transporte de superficie; o
(ii) Cuando, a juicio del Secretario General, la conversión a carga
aérea de una parte del envío por transporte de superficie sea
necesaria para satisfacer necesidades de la Organización.
Si el envío se hace con arreglo al inciso (i) supra, se deducirá del
envío a que el funcionario tenga derecho según la Regla 108.20 el
doble del peso o volumen del envío por carga aérea.
(k) No obstante la norma de la reducción a la mitad establecida en el
párrafo (j) supra, podrá autorizarse la conversión a carga aérea sobre
la base del peso o el volumen total en los casos siguientes:
(i) Cuando el costo de la carga aérea sea inferior al del transporte
de superficie;
(ii) Cuando exista un riesgo extraordinario de pérdida o daño del
envío en tránsito; o
(iii) Cuando se prevea una demora excesiva en el transporte,
especialmente si se trata del transporte a países sin litoral.
Sin embargo, en los casos de conversión del envío por transporte de
superficie que estén relacionados con el beneficio de educación, se
podrá autorizar la conversión sobre la base del peso o volumen total
únicamente en las circunstancias indicadas en los incisos (i) y (ii)
de este párrafo (k).
Referencias: Reglas 108.7(a)(iv) y 108.18.
Regla 108.20 Gastos de mudanza
(a) Cuando un funcionario de categoría profesional o cualquier otro
que haya sido reclutado en el plano internacional deba prestar
servicios en un lugar de destino fuera de su país de origen durante un
período continuo de dos años o más, el Secretario General decidirá si
la Secretaría General podrá autorizar el pago de los gastos de mudanza
en virtud de la presente regla, en lugar del subsidio por misión
previsto en la Regla 103.15. En circunstancias excepcionales, cuando
el período de servicios sea de por lo menos un año pero menos de dos,
el Secretario General podrá autorizar el pago de gastos de mudanza
conforme a esta regla en vez del subsidio por misión estipulado en la
Regla 103.15. Se podrán pagar los gastos de mudanza en las
circunstancias siguientes:
(i) Con ocasión de un nombramiento inicial por un período de dos años
por lo menos;
(ii) Al cabo de dos años de servicios ininterrumpidos;
(iii) Con ocasión del traslado de un país a otro, a condición de que
se prevea que el funcionario va a permanecer en su nuevo lugar de
destino durante dos años por lo menos; y
(iv) Con ocasión de la separación del servicio, a condición de que el
funcionario haya sido nombrado al menos por dos años o haya prestado
dos años por lo menos de servicios ininterrumpidos.
(b) Sujeto a lo indicado en el párrafo (a) supra, la Secretaría
General pagará los gastos de mudanza de los efectos personales y
enseres domésticos desde el lugar donde el funcionario haya sido
reclutado o desde la localidad donde se le haya autorizado a tomar su
viaje al país de origen, conforme a lo dispuesto en la Regla 106.4.
Los efectos personales y enseres domésticos deberán haber estado en
poder del funcionario con anticipación al momento de su nombramiento y
deberán ser transportados para su uso personal. En casos
excepcionales, el Secretario General podrá autorizar el pago de los
gastos de mudanza desde un lugar diferente, en las condiciones que
considere apropiadas.
(c) Sujeto a lo indicado en el párrafo (a) supra, la Secretaría
General pagará los gastos de mudanza de los efectos personales y
enseres domésticos desde el lugar de destino del funcionario ya sea
hasta el lugar a donde tenga derecho a ser repatriado conforme a lo
dispuesto en la Regla 108.1, o hasta algún otro lugar que el
Secretario General autorice en casos excepcionales y en las
condiciones que juzgue apropiadas. Los efectos personales y enseres
domésticos deberán haber estado en poder del funcionario con
anticipación al momento de su nombramiento y deberán ser transportados
para su uso personal
(d) El pago incluirá los gastos razonables de empaque, embalaje,
acarreo, desempaque y desembalaje de enseres domésticos hasta un peso
máximo de 4.900 kilos brutos (10.800 libras brutas), o 3.930 kilos
netos o 30,58 metros cúbicos (8.640 libras o 1.080 pies cúbicos) para
funcionarios sin dependientes elegibles y 8.150 kilos brutos (18.000
libras brutas) o 6.545 kilos netos o 50,97 metros cúbicos (14.400
libras o 1.800 pies cúbicos) para funcionarios con dependientes
elegibles, y para su transporte por el medio más económico factible en
las circunstancias, según lo determine la Secretaría General, la que
también seleccionará la empresa a ser utilizada en cada lugar. Sin
embargo, el Departamento de Recursos Humanos podrá autorizar un máximo
más elevado en el caso del funcionario con uno o más dependientes que
residan con él en su lugar de destino, siempre que pueda demostrar que
los efectos personales y enseres domésticos que normalmente necesita
representan una carga superior a 50,97 metros cúbicos (1.800 pies
cúbicos). Se podrá transportar, dentro de los límites arriba
indicados, un automóvil de propiedad del funcionario. No se
rembolsarán los gastos de almacenaje, salvo los incidentales del
envío, ni los de reparación de aparatos y utensilios domésticos,
desarmado o instalación de muebles o dispositivos fijos y empaques
especiales. La Secretaría General pagará también las primas de seguro
de conformidad con lo dispuesto en la Regla 108.26.
(e) La presente regla no se aplicará a los funcionarios destinados a
una misión.
(f) Cuando ambos cónyuges sean funcionarios y cada uno de ellos tenga
derecho a la mudanza de sus efectos personales y enseres domésticos,
la carga límite transportada por cuenta de la Secretaría General será
la prevista para un funcionario que tenga dependientes residentes con
él en su lugar de destino.
(g) La Secretaría General podrá otorgar un préstamo, a tasas de
mercado, al funcionario que no tenga derecho a los gastos de mudanza
según esta regla, o al que se le niegue el pago de los gastos de
mudanza de conformidad con la autoridad discrecional prevista en el
párrafo (a) supra. Sin embargo, el monto del préstamo no podrá, en
circunstancia alguna, ser superior al valor de las prestaciones que
recibirá el funcionario en la fecha de terminación de su contrato o
nombramiento, y el préstamo no se otorgará a no ser que el prestatario
ofrezca como garantía, por un monto equivalente al del préstamo, los
pagos que recibirá por concepto de beneficios de separación y
beneficios de jubilación y pensión y otros emolumentos o pagos de
sueldo que se le adeuden. Todos los préstamos que se otorguen según
esta Regla serán considerados "deuda con la Secretaría General" en
virtud de la Regla 103.20. El Secretario General establecerá
directrices adicionales para esos préstamos en los instrumentos
administrativos de la Secretaría General.
Referencias: Artículo 51 de las Normas Generales; Reglas 103.15(e),
103.21, 103.22, 104.17, 105.5 y 108.3.
Regla 108.21 Pérdida del derecho al rembolso de gastos de mudanza
(a) En principio, el funcionario que renuncie antes de haber prestado
dos años de servicios no tendrá derecho al pago de los gastos de
mudanza previstos en la Regla 108.20.
(b) La Secretaría General no pagará los gastos de mudanza indicados en
el párrafo (a) de la Regla 108.20 si la mudanza no se ha iniciado
dentro del año siguiente a la fecha en que el funcionario adquirió el
derecho al beneficio, o cuando se prevea que los servicios del
funcionario no van a continuar por más de seis meses a contar desde la
fecha calculada para la llegada de sus efectos personales y enseres
domésticos.
(c) La Secretaría General no pagará los gastos de mudanza si ésta no
se inicia dentro del año siguiente a la fecha de la separación del
servicio, salvo en el caso de que ambos cónyuges sean funcionarios y
el cónyuge que primero se separe del servicio tenga derecho al pago de
los gastos de mudanza y tal derecho, conforme a lo dispuesto en el
párrafo (b) de la Regla 104.16(c), no cesará hasta un año después de
la fecha de separación del otro cónyuge.
Referencias: Reglas 103.21 y 103.22.
Regla 108.22 Anticipo de fondos con ocasión de un viaje
(a) Los funcionarios autorizados para viajar deberán proveerse de la
suma necesaria para hacer frente a todos los gastos normales y para
ello la Secretaría General les otorgará, en caso necesario, un
anticipo de fondos. Podrá concederse al funcionario o a sus
dependientes un anticipo razonable de fondos, en relación con la suma
prevista para los gastos de viaje rembolsables y demás gastos
autorizados en virtud del presente Reglamento.
(b) En el caso de que durante el viaje se autorice a un funcionario a
prolongar el viaje o a incurrir en gastos adicionales relacionados con
gestiones oficiales de la Organización, se le adelantará el saldo de
la suma prevista de gastos reembolsables .
Referencias: Adm. Mem. 103, “Budgetary and Financial Rules” ,
modificado en parte por el Adm. Mem. 79 rev. 3, “Instructions for
Travel in the General Secretariat of the Organization of American
States”. Reglamento Presupuestario y Financiero EOSAF/042-07, "Manual
Financiero de Acuerdos de Fondos Específicos".
Regla 108.23 Enfermedad o accidente durante un viaje
Cuando un funcionario se enferme o sufra un accidente durante un viaje
oficial, la Secretaría General pagará o rembolsará una suma razonable
en concepto de gastos médicos y de hospital que no hayan sido
cubiertos por el seguro médico.
Referencias: Regla 107.4(c).
Regla 108.24 Rechazo de reclamación de gastos de viaje
El Secretario General podrá desestimar las reclamaciones de pago o de
rembolso de gastos de viaje o de mudanza que un funcionario haya
efectuado en contravención de las disposiciones del presente
Reglamento.
Referencias: Capítulo VIII del Reglamento de Personal
Regla 108.25 Traslado de restos mortales
Si un funcionario o alguno de sus dependientes fallece, la Secretaría
General sufragará los gastos de transporte de los restos mortales
desde el lugar de fallecimiento hasta el lugar en que el funcionario o
sus dependientes habrían tenido derecho a ser repatriados conforme a
lo dispuesto en las Reglas 108.1 y 108.2. Los gastos reembolsables
incluirán el costo razonable del ataúd y de la preparación del
cadáver. El Departamento de Recursos Humanos asistirá a los deudos en
los arreglos correspondientes.
Referencias: Reglas 108.1, 108.2 y 110.10.
Regla 108.26 Seguros
(a) No se rembolsará al funcionario por las primas que abone para
asegurarse personalmente contra accidentes o para asegurar su equipaje
acompañado; sin embargo, podrá ser indemnizado en el caso de que su
equipaje acompañado resulte extraviado o dañado conforme a las
disposiciones que se hallen en vigor según lo previsto en la Regla
107.5.
(b) En el caso de equipajes no acompañados cuyo envío se autorice en
virtud de la Regla 108.19, salvo que se trate de un viaje al país de
origen o de un viaje relacionado con el subsidio de educación, la
Secretaría General hará asegurar dicho equipaje hasta un máximo de:
(i) US$8.000 para el funcionario;
(ii) US$4.000 para el primer dependiente autorizado cuyo viaje corra
por cuenta de la Secretaría General; y
(iii) US$2.400 para cada dependiente autorizado adicional cuyo viaje
corra por cuenta de la Secretaría General.
El seguro no cubrirá los objetos de valor especial que supongan el
pago de una sobreprima. La Secretaría General no será responsable por
la pérdida o avería del equipaje no acompañado.
(c) Se rembolsará la prima del seguro de transporte de los efectos
personales y enseres domésticos (excluidos los objetos de valor
especial que supongan el pago de una sobreprima) previsto en la Regla
108.20; la suma asegurada no podrá pasar de US$40.000, cuando se trata
de un funcionario sin cónyuge ni hijo a cargo, ni de US$65.000, cuando
se trate de un funcionario con cónyuge o hijo a cargo, que resida en
el lugar de destino oficial. En ningún caso la Secretaría General será
responsable por pérdidas o roturas.
(d) En el caso de equipajes no acompañados cuyo envío se autorice en
virtud de la Regla 108.19, salvo que se trate de un viaje al país de
origen, de un viaje relacionado con el subsidio de educación, o según
la Regla 108.20, el funcionario facilitará a la Secretaría General,
antes del envío, un inventario detallado por duplicado de todos los
artículos expedidos, con indicación de los recipientes, por ejemplo
maletas, y del costo de reposición, en dólares de los Estados Unidos,
de cada artículo enviado. La no presentación de este inventario a
satisfacción de la Secretaría General se interpretará como la pérdida
legal y la renuncia a cualquier derecho de reclamo del funcionario con
respecto a los beneficios de seguro que dispone esta regla.
Referencias: Reglas 107.5, 108.19 y 108.20; Admin. Mem. 71,
“Compensation for Loss or Damage to Personal Effects”.
 NOTA: A LAS PERSONAS QUE UTILICEN EL REGLAMENTO DE PERSONAL SE LES
EXHORTA A CONSULTAR LAS CONDICIONES GENERALES QUE APARECEN EN EL
CAPÍTULO XIII DONDE SE INCLUYEN DEFINICIONES DE LOS TÉRMINOS AQUÍ
UTILIZADOS ASÍ COMO LA REFERENCIA QUE SIGUE A CADA REGLA. Las
referencias son solamente para propósitos de consulta y no forman
parte de este Reglamento. En caso de conflicto directo entre este
Reglamento y las Normas Generales para el Funcionamiento de la
Secretaría General, prevalecerán las Normas Generales. En caso de
conflicto entre este Reglamento y una Orden Ejecutiva, prevalecerá
aquel instrumento que haya sido emitido en fecha más reciente. En caso
de conflicto entre este Reglamento y un Memorando Administrativo,
Directiva o Circulares al Personal, prevalecerá este Reglamento. Los
interesados pueden consultar estos instrumentos en www.oas.org/legal.
15