Warszawa 14 Listopada 2019 R DBFOWPA312762019BB Pani / Pan

warszawa, 14 listopada 2019 r. dbfo.wpa.312.7.6.2019.bb pani / pan dyrektor szkoły, przedszkola i placówki oświatowej, dla której o

Warszawa, 14 listopada 2019 r.
DBFO.WPA.312.7.6.2019.BB
Pani / Pan Dyrektor
szkoły, przedszkola i placówki oświatowej,
dla której organem prowadzącym
jest m.st. Warszawa
Dotyczy: zawierania umów na dostawy i usługi w roku 2020 r. i w latach
następnych.
W związku z planowanym zawieraniem umów na dostawy i usługi
przypominam
o konieczności przestrzegania wytycznych dotyczących istotnych
elementów występujących
w umowach zawieranych przez dyrektorów placówek oświatowych w imieniu
Miasta Stołecznego Warszawy z podmiotami zewnętrznymi oraz zaleceń
Skarbnika m.st. Warszawy
z uwzględnieniem zachowania zasady legalności, celowości,
gospodarności i rzetelności.
Tytułem przypomnienia wskazuję, iż:
I.
Kwestie formalne do umów
1.
Z zastrzeżeniem pkt 11 poniżej, Strona umowy powinna być określona
jako: „Miasto stołeczne Warszawa, Plac Bankowy 3/5, 00–950
Warszawa NIP: 525–22–48–481, reprezentowanym na podstawie
pełnomocnictwa Prezydenta m.st. Warszawy
z dnia ……… nr ……… przez [dane osobowe dyrektora placówki, tj. imię
i nazwisko] – dyrektora [nazwa placówki oświatowej] ”; powyższa
zmiana wynika
z konieczności dostosowania nazw podmiotów zgodnie z pismem Pani
Prezydent m.st. Warszawy z dnia 12 listopada 2015 r. znak
KK.-9-3201.147.1.2015.PKO w związku
z centralizacją rozliczeń z tytułu podatku od towarów i usług.
Dodatkowo wskazuję,
iż w celu prawidłowego i sprawnego obiegu dokumentów w umowie
powinien być wskazany adres korespondencyjny danej placówki
oświatowej, tak aby korespondencja w sprawie umów z kontrahentami
była kierowana bezpośrednio do placówek oświatowych, a nie na Plac
Bankowy 3/5.
2.
Umowa powinna mieć numer porządkowy. Jeżeli kontrahent nie naniósł
swojego wewnętrznego numeru umowy, numer ten powinien zostać
wprowadzony przez placówkę oświatową.
Zgodnie z pismem Skarbnika m.st. Warszawy znak KK-9.3201.10.2019.MKR z
dnia 22 marca 2019 r. we wszystkich umowach wydatkowych na początku
numeru umowy należy obowiązkowo zamieszczać oznaczenie jednostki
organizacyjnej m.st. Warszawy zgodnie z Załącznikiem nr 3 do
Instrukcji realizacji zobowiązania podatkowego podatku od towarów i
usług w m.st. Warszawa określonej Zarządzeniem Prezydenta m.st.
Warszawy nr 1867/2017 z dnia 4 grudnia 2017 r.
3.
W umowie musi być wskazana podstawa zawarcia umowy, tj. art. 4 pkt
8 ustawy
z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych, jeżeli
wartość zamówienia
w danym roku nie przekracza 30.000 euro netto lub inny tryb
udzielenia zamówienia zgodny z ustawą o zamówieniach publicznych.
Przypominam, iż zaciągniecie zobowiązania w sposób sprzeczny z
ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych
(dalej: uzp) może stanowić podstawę do naruszenia dyscypliny
finansów publicznych, zatem w interesie dyrektorów placówek
oświatowych jest zawieranie umów zgodnie z ww. ustawą. Nadmienić
należy, iż każde zawarcie umowy na podstawie innej niż art. 4 pkt
8 uzp skutkuje koniecznością spełnienia wielu formalnych wymogów w
celu zawarcia umowy, nawet jeżeli ustawa dopuszcza udzielenie
zamówienia w trybie z „wolnej ręki”.
4.
W umowach, które są zawierane na podstawie art. 4 pkt 8 uzp,
niezbędne jest wprowadzenie klauzuli o treści:
a.
„Sprzedawca/Wykonawca1 oświadcza, iż znany jest mu fakt, iż
treść niniejszej umowy, a w szczególności dane go
identyfikujące, przedmiot umowy i wysokość wynagrodzenia
stanowią informację publiczną
w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o
dostępie do informacji publicznej, która podlega udostępnieniu w
trybie przedmiotowej ustawy”;
oraz ewentualnie:
b.
„Ze względu na tajemnicę przedsiębiorcy, udostępnieniu, o którym
mowa powyżej, nie będą podlegały informacje zawarte w §
[…]/załączniku [….]/do niniejszej umowy stanowiące informacje
techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub
inne posiadające wartość gospodarczą.”
Zastrzec należy, iż to kontrahent musi ewentualnie wskazać, które
informacje lub dane stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. Jeżeli
kontrahent nie wskazuje danych stanowiących tajemnicę
przedsiębiorstwa, klauzulę o treści lit. b) należy
z umowy usunąć.
2.
Umowa powinna zawierać postanowienie: „Szacunkowa wartość umowy w
okresie obowiązywania umowy nie przekroczy kwoty w wysokości ………….
zł brutto”. Ww. postanowienie umowne jest istotne z punktu
widzenia konieczności zabezpieczenia środków finansowych w planie
placówki oświatowej, zaś brak ww. postanowienia umownego
uniemożliwia udzielenie kontrasygnaty przez Głównego księgowego
Biura i w konsekwencji uniemożliwia skuteczne zaciągnięcie
zobowiązania przez placówkę oświatową.
3.
Umowa powinna zawierać dane dot. okresu obowiązywania umowy, tj.
od dnia 02.01, względnie w szczególnie uzasadnionych przypadkach
od 01.01 - w zakresie umów typu: sprzedaż energii elektrycznej,
usługi ochrony mienia, świadczenia usług telekomunikacyjnych, do
dnia 31.12 danego roku kalendarzowego lub dłużej, jeżeli został
wprowadzony limit do wieloletniej prognozy finansowej dla danej
placówki.
7.
Data zawarcia umowy i zaciągnięcia zobowiązania musi pokrywać się
z datą wejścia w życie umowy – w związku z powyższym uprzejmie
proszę
o przedstawianie do zaparafowania dokumentów przed planowanym
dniem wejścia
w życie umowy. Jeżeli z przyczyn technicznych i organizacyjnych
kontrahent nie zastosował się do ww. zasady, należy wprowadzić
postanowienie o treści: „Niniejsza umowa obowiązuje od dnia jej
zawarcia, tj. od dnia [wpisać datę zawarcia umowy] do dnia [data
końcowa obowiązywania umowy] z mocą obowiązującą od dnia [data
w której umowa powinna obowiązywać].
7.
Umowa co do zasady powinna zawierać dane dot. rachunku bankowego,
na jaki mają być dokonywane wpłaty przez mokotowską placówkę
oświatową. Do umowy powinien być załączony wydruk z tzw. białej
listy podatników potwierdzający, że wskazany w umowie rachunek
bankowy figuruje w rejestrze VAT (pismo Dyrektora DBFO – Mokotów
m.st. Warszawy z dnia 4.11.2019 r., znak:
DBFO.WF.0710.2.13.2019.DM).
7.
Do umowy powinny zostać wprowadzone postanowienia umowne
określające zasady płatności, wynikające z centralizacji rozliczeń
podatku od towarów i usług m.st. Warszawy, o następującej treści:
„Faktura zostanie wystawiona na nabywcę – Miasto stołeczne
Warszawa, Pl. Bankowy 3/5, 00 – 950 Warszawa NIP: 525-22-48-481,
zaś odbiorcą i płatnikiem będzie [nazwa wyłącznie placówki
oświatowej wraz z jej adresem]. Ważne jest, aby faktury oraz
rachunki zawierały ww. numer NIP, a nie numer NIP placówki
oświatowej. Powyższa zmiana wynika z konieczności dostosowania
nazw podmiotów zgodnie z pismem Pani Prezydent m.st. Warszawy
z dnia 12 listopada 2015 r. znak KK.-9-3201.147.1.2015.PKO w
związku z centralizacją rozliczeń z tytułu podatku od towarów i
usług.
7.
W przywołanych umowach w aktach prawnych mogą być podane aktualne
dzienniki ustaw, przy czym z uwagi na dość często zmieniające się
aktualnie dzienniki ustaw oraz powszechny, internetowy dostęp do
tekstów jednolitych ustaw, dopuszczalne jest niewskazywanie
dzienników ustaw w umowach z kontrahentami. Jeżeli dana placówka
oświatowa chce wprowadzić do umowy publikator, musi być on
aktualny. Na dzień sporządzenia niniejszego pisma, aktualne
publikatory ustaw są następujące:
a.
dla ustawy o zamówieniach publicznych: tj. Dz. U. z 2019, poz.
1843;
b.
dla ustawy o informacji publicznej: tj. Dz. U. z 2019, poz.
1429;
c.
dla prawa energetycznego – Dz. U. z 2019, poz. 755;
d.
dla kodeksu cywilnego – Dz. U. z 2019, poz. 1145;
e.
dla kodeksu pracy – Dz. U. z 2019, poz. 1040;
f.
dla ustawy o VAT – Dz. U. z 2018, poz. 2174;
g.
dla prawa telekomunikacyjnego – Dz. U. z 2018, poz. 1954;
h.
dla ustawy o ochronie mienia i osób – Dz. U. z 2018, poz. 2142;
i.
dla działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej – Dz. U. z
2019, poz. 381;
j.
dla ustawy dot. służby medycyny pracy – Dz. U. z 2019, poz.
1175;
k.
dla rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 września 1997 r. w
sprawie służby bezpieczeństwa i higieny pracy – Dz. U. z 1997,
nr 109, poz. 70 ze zm;
l.
dla rozporządzenia Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z dnia
30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzenia badań lekarskich
pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad
pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów
przewidzianych w kodeksie pracy – Dz. U. z 2016, poz. 2067;
m.
dla rozporządzenia MENiS z dnia 31 grudnia 2002 r w sprawie
bezpieczeństwa i higieny w publicznych i nie publicznych
szkołach i placówkach – Dz. U. z 2019, nr 6, poz. 69;
n.
dla rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca
2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i
higieny pracy – Dz. U. z 2004, nr 180, poz. 1860;
o.
dla ustawy o dozorze technicznym – Dz. U. z 2019, poz. 667;
p.
dla ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych – Dz. U. z
2019, poz. 1231.
7.
W zakresie umów, których źródłem finansowania są środki z
zakładowego funduszu świadczeń socjalnych:
a.
oznaczenie strony jako zamawiającego powinno brzmieć: Miasto
stołeczne Warszawa – [nazwa placówki oświatowej], adres placówki
oświatowej, NIP placówki oświatowej, reprezentowanym na podstawie
pełnomocnictwa Prezydenta m.st. Warszawy z dnia ……… nr ……… przez
[dane osobowe dyrektora placówki, tj. imię i nazwisko];
b.
pkt 9 powyżej nie obowiązuje.
7.
W celu uniknięcia wątpliwości co do oznaczenia kontrahenta, na
stronie Biura w zakładce Pliki do pobrania/Wydział Finansów/Zasady
gospodarowania mieniem oświatowym/Informacja dotycząca danych
kontrahentów, znajduje się przykładowe oznaczenie kontrahentów co
do formy prowadzonej działalności gospodarczej. W zakładce
znajdują się również inne wzory umów do wykorzystania.
7.
Termin płatności, zgodnie z wytycznymi Skarbnika m.st. Warszawy
powinien wynosić 21 dni od dnia wystawienia faktury. Wszelkie
umowy powinny zatem uwzględniać ww. termin zapłaty. Wyjątkowo –
jeżeli kontrahent nie zgadza się na ww. termin zapłaty, może być
wskazany termin 14 dni, przy czym należy zachować korespondencję
potwierdzającą brak zgody na 21 dniowy termin płatności. W
zakresie dostaw i usług związanych z wydatkiem na rok 2019, termin
zapłaty musi przypadać najpóźniej na dzień 27 grudnia 2019 r.
7.
We wszystkich umowach wydatkowych (z wyłączeniem umów zawieranych
z osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej),
niezbędne jest wprowadzenie postanowień umownych dot. mechanizmu
podzielonej płatności. Tym samym należy wprowadzić do umowy
postanowienie o treści:
a.
„M.st. Warszawa oświadcza, iż będzie dokonywało płatności za
zrealizowanie przedmiotu umowy z zastosowaniem mechanizmu
podzielonej płatności” oraz
b.
„Wykonawca/Dostawca/Sprzedawca2 nie może dokonać cesji żadnych
praw
i roszczeń lub przeniesienia obowiązków wynikających z umowy na
rzecz osoby trzeciej bez pisemnej zgody Zamawiającego” oraz
c.
w przypadku umów zawieranych z osobami fizycznymi prowadzącymi
działalność gospodarczą dodatkowo (lit. a, b, c): „Wykonawca/Dostawca/Sprzedawca3
oświadcza, iż wskazany w fakturze rachunek bankowy jest rachunkiem
rozliczeniowym służącym wyłączenie dla celów rozliczeń z tytułu
prowadzonej przez niego działalności gospodarczej”.
W przypadku umów zawieranych z osobami prawnymi (spółka z o.o.,
spółka akcyjna, spółka jawna, spółka partnerska, spółka
komandytowa, spółka komandytowo – akcyjna, gmina, powiat) ww.
postanowienie umowne jest zbędne.
Konieczność wprowadzenia ww. postanowień umownych wynika z pisma
Prezydenta m.st. Warszawy z dnia 31 lipca 2018 r. znak
KK-1.3201.2.2018.TMR.
Jeżeli kontrahent nie wyraża zgody na wprowadzenie do umowy zmiany
opisanej w lit. a) należy zgromadzić dokumentację w ww. zakresie.
7.
W zakresie danych osobowych:
a.
jeżeli przedmiot umowy nie jest związany z przetwarzaniem danych
osobowych, należy wprowadzić do umowy postanowienie o treści:
„Wykonanie niniejszej umowy nie jest związane z przetwarzaniem
danych osobowych w rozumieniu przepisów prawa krajowego oraz
rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z
27.04.2016 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z
przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu
takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne
rozporządzenie o ochronie danych) zwanym dalej: RODO”).
b.
Jeżeli zawarcie umowy wiąże się z przetwarzaniem danych
osobowych, niezbędne jest uzgodnienie z właściwym inspektorem
ochrony danych osobowych odpowiednich postanowień umownych,
które będą zabezpieczały interes placówki oświatowej w ww.
zakresie.
c.
należy dodać postanowienie o treści: „Zamawiający4 oświadcza, iż
realizuje obowiązki administratora danych osobowych, określone w
przepisach RODO, w zakresie danych osobowych Wykonawcy5, w
sytuacji, w której jest on osobą fizyczną (w tym osobą fizyczną
prowadzącą działalność gospodarczą), a także danych osobowych
osób, które Wykonawca6 wskazał ze swojej strony do realizacji
niniejszej umowy”.
7.
Przy umowach remontowych lub wykonawczych (dot. robót
budowlanych), podstawą do wystawienia faktury przez Wykonawcę jest
protokół odbioru końcowego, zaś
w przypadku umów sprzedaży – protokół zdawczo – odbiorczy. Należy
wprowadzać
do umów ww. postanowienia umowne.
7.
W każdej umowie, w szczególności umowie o roboty budowlane lub
realizację usług, powinien zostać precyzyjnie określony przedmiot
umowy. Przedmiot umowy może odnosić się do załącznika do umowy w
przedmiocie kosztorysu lub opisu przedmiotu zamówienia.
7.
Wysokość kar umownych w umowach remontowych lub dot. sprzedaży
powinna odnosić się do wynagrodzenia brutto umowy w wysokości: od
0,1 % do 0,2 % za każdy rozpoczęty dzień zwłoki oraz od 10 % do 20
% w przypadku odstąpienia od umowy.
7.
W umowie remontowej lub dot. sprzedaży należy wprowadzić
postanowienia umowne, iż placówka oświatowa może odstąpić od umowy,
gdy zwłoka przekroczy ……. dni od dnia określonego jako termin
realizacji przedmiotu umowy, zaś ww. uprawnienie może zostać
zrealizowane w terminie do 45 dni od dnia zaistnienia przesłanki
do odstąpienia od umowy.
Jeżeli z jakichkolwiek przyczyn wprowadzenie ww. postanowień umownych
do wzorca umowy jest ograniczone lub utrudnione, uprzejmie proszę o
przygotowywanie załączników do umowy podpisanych przez obie strony
uwzględniające ww. postanowienia umowne.
II.
Najczęstsze błędy
Proszę o zwrócenie szczególnej uwagi na błędne postanowienia umowne
występujące w treści umów przedstawianych przez kontrahentów, jak
również na inne występujące nieprawidłowości, takie jak np.:
1.
data zawarcia umowy – zapis: „12 miesięcy” – zapis błędny, winno
być np.
od 1 stycznia lub 2 stycznia 2020 r. do 31 grudnia 2020 r.;
2.
brak podstawy prawnej (należy wskazać właściwy przepis ustawy z
dnia 29 stycznia
2004 r.- Prawo zamówień publicznych, w tym tryb udzielania
zamówienia lub inną podstawę prawną w oparciu, o którą zawierana
jest umowa);
3.
brak informacji, czy umowa wiąże się z przetwarzaniem danych
osobowych czy nie (szczególnie w przypadku umów na medycynę pracy,
BHP, monitoring);
4.
brak klauzul dot. jawności w przypadku umów zawieranych na
podstawie art. 4 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych;
5.
brak postanowień umownych dot. mechanizmu podzielonej płatności;
6.
brak informacji dyrektora o zachowaniu zasady legalności,
celowości, gospodarności oraz rzetelności (1 egzemplarz);
7.
błędna numeracja umów (wytyczne Skarbnika m.st. Warszawy).
Przypominam, że ogólne zasady obiegu umów (zakupu, w ramach ZFŚS,
najmu, dzierżawy) oraz dokumentów finansowo – księgowych zostały
opisane w piśmie z dnia 14 listopada
2018 r., znak: DBFO.WF.0710.2.07.2018.MBU.
Kwestie organizacyjne w zakresie podpisywania umów na rok 2020 i WPF
będą przekazane drogą mailową oraz zamieszczone na przekazanych
teczkach.
Proszę również o niezwłoczne przekazanie jednego egzemplarza umowy lub
kserokopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem do Wydziału
Administracyjno
– Organizacyjnego. Przypominam, że umowy przekazywane powinny zawierać
oznaczenie jednostki i numer porządkowy, nadany zgodnie z pismem
Skarbnika m.st. Warszawy z 22.03.2019 r.
1 oznaczenie kontrahenta musi być zbieżne z nazwą określoną w umowie
2 w zależności od oznaczenia kontrahenta, należy dostosować do
odpowiedniego oznaczenia kontrahenta
w komparycji umowy (oznaczenia stron)
3 jak wyżej
4 w przypadku innego oznaczenia placówki (np. Zleceniodawca, etc),
należy odpowiednio zmodyfikować oznaczenie
5 jak wyżej
6 jak wyżej
6