Implantación De Sistemas De Información De La Utopía A

implantación de sistemas de información, de la utopía a la realidad ¿alegrías o tristezas?, productividad o quiebra? en este articulo trata

Implantación de Sistemas de Información, de la Utopía a la Realidad
¿Alegrías o tristezas?, productividad o quiebra?
En este articulo trataremos de abordar algunos de los típicos
problemas en el uso de las tecnologías de información (TI), veremos
algunos casos desafortunados en la implantación de los mismos y de
llegar a las raíces de los problemas (las cuales suelen estar en lo
más básico) en función de evitar estas catástrofes tecnológicas,
tratando de evaluar un poco algunos conceptos y como la información en
sí, debería ser procesada.
La actual proliferación de sistemas de información en el mundo
industrial y comercial es una necesidad que parece inevitable de
abordar.
Al pensar el futuro de una empresa parece que la relación de ésta con
las Tecnologías de Información es y será un factor preponderante.
Hay algunos paradigmas muy conocidos, algunos son hasta slogan
predilectos de algunas empresas, citemos algunos a modo de ejemplo:
*
A mayor información mejor capacidad tendremos ante la competencia!
*
¡Le ayudamos a usar la información que posee y no usa!
*
¡Información es poder, a mayor información tendremos más poder!
Estas corrientes han desatado toda una fiebre de servicios de
información que prometen centralizar absolutamente todo bajo sistemas
que permiten el control total de toda la información posible e
imaginable (un poco de exageración de mi parte no esta demás,
considerando las ofertas de los sistemas de información).
Hay hechos que no mienten, en diciembre de 1998 en Inglaterra
analizábamos el proceso de implantación de un sistema de información
en una gran empresa transnacional, esta había invertido en el año 1998
bastantes millones de dólares en esa implantación y todavía quedaba
mucho por hacer. Cuando comenzamos con la auditoria de la información,
se pudo observar cómo esta empresa había caído en uno de los
paradigmas anteriores y estaba en un proceso de nunca acabar de
levantar datos, que luego trataría de usar de alguna manera. Más no se
habían detenido a observar qué información era la más relevante para
sus procesos y cómo debería ser usada, mantenida, almacenada, etc. Es
decir el ciclo de vida de la información tampoco había sido evaluado.
Este caso es bastante común en la industria actual.
También se conoce el caso la compañía farmacéutica norteamericana con
ventas de billones de dólares, que se declaró en quiebra después de un
intento fallido de instalación de uno de los más famosos sistemas de
información del momento.
Una vez en una empresa petrolera de las más importantes del mundo
observé como después de solicitar un material clave para una planta de
gas, a los 30 días la requisición de compra estaba perdida en los
niveles de aprobación y seguridad de un supersistema de información,
donde la seguridad había hecho que quien solicitara los materiales
debía hacerlo en una hoja de cálculo, para ser enviada por e-mail y
luego importada por el sistema (por alguien con nivel de autoridad
para hacerlo). Total cuando algo era urgente quien lo necesitaba tenia
que "salir al supermercado" y comprar lo que requería. Todo esto con
más de un año en la implantación.
Luego vi la misma tendencia en otra de las "top ten" de las empresas
petroleras, produciendo interfaces complejas (serían sencillas en un
principio) para manejar el supercomplejo y omnipoderoso sistema de
información.
A menor escala he visto como no me dan factura en un taller de
automóviles, porque "es fin de mes y el sistema está cerrando el mes,
lo cual lo inhabilita".
Otra empresa enorme, perdió seis meses de información en el "proceso
de actualización tecnológica" de su sistema de Información de Gerencia
de Mantenimiento (CMMS).
Espero hallan sido suficientes ejemplos negativos, al final veremos
como podríamos intentar no caer en esas trampas de la tecnología.
Los Gurus
Veamos que dicen algunos de los gurús de nuestra época, recopilación
por Norman Eason:
Peter Drucker:
Un sistema adecuado de información debe conducir a los ejecutivos y
gerentes a preguntar las preguntas correctas, no solo alimentarlos de
información esperada por ellos. Esto presupone que los gerentes y
ejecutivos saben qué información requieren.
Los datos deben estar integrados a una estrategia, deben probar las
asunciones de la compañía y deben retar la apariencia actual de la
empresa.
La tendencia post-mortem de la información debe cambiar hacia bases de
acción futuras.
Robert S. Kaplan & David P. Norton
Si Ud. pide a una división o corporación cambiar su estrategia, Ud.
debería cambiar el sistema de medida para ser consistente con la nueva
estrategia.
La implementación de una estrategia debe comenzar con la educación de
aquellos quienes deben ejecutarla.
Ricardo Semler
La tecnología es trasformada de un día a otro, la mentalidad toma
generaciones en hacerlo.
Ud. puede adoptar sistemas sofisticados y complejos para manejar las
complicaciones o Ud. puede simplificar ambos.
La motivación y sentimiento de pertenencia no pueden ser
cuantificados, más esto no significa que tienen menos valor que
aquellos tópicos con valor monetario asociado.
Thomas Stwart
Nada en la vida corporativa es más peligroso que una función buscando
trabajo.
Se hace demasiado para gerenciar el conocimiento, automatizar
archivos, librerías hipersónicas enlazadas. Muy poco se hace para
servir a los clientes.
Dr. E.M.Goldratt
Una medida mal definida es menos que inútil.
Productividad es el acto de acercar a la compañía a sus metas.
Cada acción que acerca a la compañía a sus metas es productiva.
Cada acción que no acerca a la compañía a sus metas es improductiva.
La Productividad no tiene significado si Ud. no sabe cuales son sus
metas.
Anónimo
Sabiduría es la habilidad de ver redondas las esquinas.
La Reingeniería y los Sistemas TI
La relación de la reingeniería y los sistemas de TI que en muchos
casos suena como directa, esta comenzando a ser cuestionada
fuertemente, según Varun Grover, en USA se invirtieron cerca de 900
Billones de Dólares en la industria de servicios (en los últimos diez
años) con un correspondiente crecimiento mínimo (estimado en un 0.7%),
también se estima que un 70% de los proyectos de reingeniería fracasa,
su estudio también muestra que la Competencia Técnica no parece
significar un problema fuerte en la implantación de proyectos de
reingeniería. Entonces una gran atención a la gerencia de la
tecnología tener un efecto pequeño o ninguno en los resultados de la
reingeniería.
Esto confirma lo ocurrido en un gran estudio de Mantenimiento Centrado
en la Confiabilidad (implica una reingeniería del Mantenimiento
industrial) realizado por una gran central energética en USA, donde al
principio se invirtió una suma de dinero enorme en la evaluación de
información y en la búsqueda de patrones de comportamiento, así como
medios de automatización, cinco años después de mucho esfuerzo y pocos
resultados, se abandonó todo y se quedaron con bases de datos
sencillas, hojas de cálculo y procesadores de palabras comerciales,
donde se almacenaba la información que arrojaba el conocimiento de los
equipos de trabajo y la reingeniería comenzó a dar resultados.
Sistemas de Información
Las Bases
Si partimos de que un sistema de información debería ayudar a
gerenciar la información, entonces deberíamos comenzar a pensar en la
información, ¿qué es ésta?, ¿para qué sirve?, ¿cómo la debo
gerenciar?, etc.
Bien, ahora comenzaremos a tratar de romper algunos paradigmas.
Normalmente hacemos las cosas correctamente, pero, ¿hacemos las cosas
correctas?
Todo sistema de información está basado en la manipulación de datos,
los cuales son levantados, procesados, etc.
Todo nace en datos. ¿Alguno de nosotros ha pensado en los datos como
un activo?.
Veamos el siguiente diagrama:

Acá vemos como los datos son la base del conocimiento y la sabiduría
de una empresa, los cuales a su vez, son combustible para la
productividad.
Ahora el punto de reflexión viene en la poca atención que le damos a
los datos, nos preocupamos más en el proceso de los mismos que en
ellos como tal, el resultado puede ser fatal, pues como todo proceso
donde la materia prima sea obviada, el resultado puede no ser el
deseado.
Si estamos de acuerdo en ver los datos como un bien, se deben generar
estrategias para:
*
Adquisición
*
Almacenamiento
*
Procesamiento
*
Mantenimiento
*
Etc.
Por lo menos alguno de los puntos anteriores son deficientes en los
intentos problemáticos de implantación de sistemas de información.
En una organización que mejora y aprende, el diagrama anterior debería
convertirse en el siguiente:

Este implica que la adquisición de datos y el consiguiente sistema de
información debe ser manejado con sabiduría. Suena un poco como
aquello del sonido de una palmada dada con una sola mano. Pero el
punto de aprendizaje es en realidad sencillo, la gerencia de los datos
debe ser realizada partiendo del concepto de que estos son unos bienes
valiosos para la empresa, tanto como lo son las turbinas, generadores,
robots, etc, puesto que todos los bienes de la empresa serán manejados
en función de la información que obtengamos de los datos.
Sabiduría y Departamento de TI
El conocimiento y la sabiduría de cualquier empresa no se encuentra en
las personas de TI (a no ser que sea una empresa de TI, por supuesto).
Este se encuentra en las personas que ejecutan los procesos. Esto
suena evidente, más sin embargo es la gente de TI quien muchas veces
coordina la implantación de sistemas de información, quien decide cual
implantar (muchas veces deslumbrados por la tecnología y no por las
necesidades de su empresa), como hacerlo, por donde comenzar, etc. Al
final del proceso se encuentra el usuario final, el cual es adiestrado
en la fase final para que comience la implantación definitiva, "que
será realizada en tiempo récord".
El reto para la gente de TI es el de acercarse mucho más a los
ejecutores finales de los procesos, involucrarse profundamente y
trabajar de una manera más sinergica en función de lograr el objetivo
común:
Mejorar el Desempeño de la Empresa!!!.
Donde esto se realiza se observa una mejor comunión entre los
responsables de la implantación de este tipo de proyectos, lo cual
mejora el sentido de la propiedad, ingrediente muy valioso para el
éxito.
El paradigma de que el departamento de TI está para hacer lo que se le
pida y ya, esta cediendo ante los hechos. La gente de TI está muy bien
preparada y debe ser usada de una manera más proactiva, permitiéndoles
"ver" los procesos y dejar que trabajen con todos a manera de mejorar
los procesos.
Al igual que la medicina y el mantenimiento industrial han ido
evolucionando de la reparación a la prevención y erradicación de
causas. La gente de TI de información debe pasar a ser generadora de
un mejor futuro.
Reingeniería Otra Vez
La consecución de resultados exitosos de una organización después de
implantar un sistema de información, dependerá en gran medida de cuán
preparada está la misma para el uso del sistema. Una vez más el uso de
sistemas complicados para manejar las complicaciones, es lo que ha
generado grandes problemas en la implantación de los sistemas de
información. Lo que deseo transmitir es que no solo la sabiduría
aplicada al sistema de información será suficiente para una mejor
productividad, también se deben estudiar los sistemas de operación
como tal y ver hasta que punto se pueden simplificar, buscando unos
procesos simples ayudados por un sistema fácil de usar, que ofrezca
soluciones y no problemas.
Las Empresas de TI
En estos años la cantidad de dinero invertido y a invertir en sistemas
de TI, es enorme, esto ha traído al mercado muchos esfuerzos desleales
que buscan simplemente apoderarse de gran parte del mismo. Algunas
empresas han olvidado el objetivo de la generación de tecnologías, y
simplemente buscan tener "joyas estado del arte", que impresionan por
su desempeño en sí, pero que no lo reflejan en el aumento de la
productividad del usuario final (analizar una a una las razones seria
motivo de un libro).
Aquellas empresas que de verdad se acerquen al usuario final y
entiendan su negocio, sus problemas y hablen el mismo idioma serán las
destinadas a ganarse el mercado. Aquellas que comprendan las empresas
y hagan las cosas de una manera simple, la respuesta esta ahí, solo
hay que buscarla. Para reflexionar: Hay grandes empresas que son
manejadas sin grandes sistemas de información de una manera bastante
eficiente y a su vez empresas no tan grandes con complejos sistemas de
información y son menos eficientes.
El enfoque hacia el objetivo final de la empresa cliente es el que
debe prevalecer.
Reconocimiento
A Norman Eason cuyas enseñanzas aunadas a nuestras experiencias están
plasmadas en este artículo. A todos aquellos comprometidos en el
mejoramiento continuo como forma de vida: operadores, personal de TI,
técnicos, gerentes, contratistas, etc. con los cuales he compartido y
vivido estas inquietudes en diversas industrias, culturas y países.