civi mail (parte 3) parte 3. el envío (proceso de envío, gestión de correos, informes) 1. cómo enviar un correo con civimail *

CIVI MAIL (PARTE 3)
Parte 3. El envío (proceso de envío, gestión de correos, informes)
1. Cómo enviar un correo con CiviMail
*
Si estamos enviando a un Grupo de contactos, > Envíos de correo >
Nuevo envío de correo. Si estamos enviando a una búsqueda,
seleccionamos contactos y en el desplegable escogemos
“Programar/enviar un correo electrónico masivo”.

*
Paso 1. Seleccionar destinatarios.
*
Nombre su envío de correo. Es para uso interno. Pongamos un
nombre que oriente a otros usuarios administradores de
CiviCRM. Conviene empezar el nombre con una fecha. “140530
Informe recortes”.
*
Campaña. Si hemos habilitado el módulo Campaña (que sirve para
englobar eventos, envíos de correos y donaciones bajo el
paraguas de una campaña) y hemos creado una campaña, aquí
también podremos decir si este correo pertenece a una campaña
determinada.
*
Eliminar correos electrónicos duplicados. Si un contacto está
en tres grupos incluidos en el mailing, sólo recibirá una
copia del correo. Pero si distintos contactos usan una misma
dirección de correo electrónico, esa dirección recibirá tantas
copias de correo como contactos la usen. Si marcamos esta
casilla, nos aseguramos de que sólo un correo electrónico se
envíe a cada dirección.
*
Destinatarios del correo. Podemos añadir o excluir grupos a
los que vamos a enviar el correo, pero también dejar fuera a
los receptores de un primer envío, para que no reciben el
mismo correo dos veces, escogiéndolo en el área de EXCLUIR
Destinatarios de estos correo(s). Si el envío es a partir de
una búsqueda, esta pestaña se llamará “Destinatarios
Adicionales del Envío de Correo” pero las opciones serán las
mismas.

Al dar a siguiente, y pasar a la siguiente pestaña nos sale el número
de receptores.

*
Paso 2. Hacer seguimiento y responder.
*
Seguimiento. Podemos monitorizar tanto Clics (cuántos y qué
usuarios pincharon en qué enlaces del correo) y Abiertos (cuánta
gente abrió el correo. No es muy fiable, porque depende de que
se descarguen las imágenes del correo, y no todo el mundo lo
hace).
*
Responder. Respuestas: si la marcamos, las respuestas de los
receptores irán a CiviCRM en lugar de a la persona marcada como
remitente (*ver cuadro más abajo). Si marcamos esta opción se
abren otras dos: 1) Reenviar respuestas: si queremos que la
persona marcada como remitente (De:) también reciba los mensajes
fuera de CiviCRM (en Outlook, Gmail, etc). 2) Auto responder a
las respuestas: permite enviar una respuesta automática a
quienes responden el correo que hemos enviado. El autoresponder
se configura en > Envíos de correo > Encabezados, Pies y
Mensajes automáticos (** ver cuadro más abajo).
*
Online publication. Si escogemos Public Pages: el contenido
podrá verse como una página Web más por todos aquellos que
tengan permiso para ver “contenido público de CiviCRM”. Si
escogemos “User and User admin only”, sólo los receptores y los
administradores podrán verlo como página Web. Para añadir un
link a la versión web en nuestro correo, debemos insertar un
“mailing permalink token” (veremos los tokens en la siguiente
documentación) en el mensaje en el siguiente paso.

*En la teoría, CiviCRM archiva las respuestas que los receptores
envían como respuesta al mailing. Pero aquí Donald Lobo dice que no
tiene constancia de ello.
https://forum.civicrm.org/index.php/topic,24989.msg105592.html#msg105592.
“No descarto que quede archivado en la BBDD pero que no haya acceso
desde el administrador. Hay que investigarlo”.
**En cuanto al autorespondedor, me he encontrado con este problema que
plantean en el foro: http://forum.civicrm.org/index.php?topic=27396.0.
Cuando das a responder, la dirección que genera CiviCRM es aleatoria.
CiviCRM es capaz de procesarla, pero como nuestro servidor de correo
no, da fallo y el correo no llega a CiviCRM.

Lobo da como solución: “The mailing server @ your recipient domain
needs to allow wildcard email addresses to a specific inbox. Most
mailing servers have a configuration for this and/or a pattern that
can be used.”
http://forum.civicrm.org/index.php/topic,27396.msg116785.html#msg116785
En Wikipedia: http://en.wikipedia.org/wiki/Catch-all. Cómo
configurarlo en CPanel:
http://docs.cpanel.net/twiki/bin/view/AllDocumentation/CpanelDocs/EmailAccounts#Default.
Para comprobar las estadísticas, después iremos a > Envíos de correo >
Envíos programados y enviados. Damos en report. Si pinchamos sobre el
nombre de la estadística, nos dará un listado de los contactos a los
que se aplica. Si damos a Búsqueda avanzada, podemos filtrar la
búsqueda. Por ejemplo, personas que hayan hecho clic en algún vínculo
que tengan entre 21 y 30 años.

*
Paso 3. Contenido del envío de correo.
*
Desde dirección de correo electrónico. En este desplegable
encontraremos todas las cuentas que creamos en > Administrar >
CiviMail > Direcciones de Remitente de Correos: la de
comunicación, la de voluntariado, la genérica… Escogemos la
dirección que queremos que sea la remitente.
*
Usar plantilla. Escogemos una de las plantillas que tendremos
creadas.
*
Asunto del Envío de Correo. Este será el asunto que leerán los
receptores.
*
Yo quiero: podemos elegir entre “Composición en pantalla”, que
nos permite editar el mensaje en esta misma pestaña, o “Cargar
contenido”. Si elegimos esta opción, se abrirá el típico
cargador para subir un archivo HTML que habremos trabajado en
otro programa como Dreamweaver, pero CiviCRM no da la
posibilidad de editarlo en su sistema.

Si escogemos la opción “Composición en pantalla”, se activarán las
pestañas “Formato HTML” y “Formato Texto Plano”. Añadiremos el texto y
las fotos del envío a la plantilla seleccionada en “Usar plantilla”.
Si hacemos grandes cambios, podemos guardarla como una nueva
plantilla. Podemos incluir tokens (veremos los tokens en la siguiente
documentación) tanto en la versión HTML como en la de texto plano, que
se sustituirán por contenido personalizado (nombre y dirección del
receptor) cuando se abra el correo.

CiviCRM nos da la posibilidad de añadir 3 archivos de 2MB máximo de
peso.
También podemos escoger encabezado y pie del correo. En mi caso, no he
creado de momento encabezados ni pies, sino que he incluido esta
información en la propia plantilla del correo, así que en ambos caso
selecciono “Ninguno”.

*
Paso 4. Prueba. Podemos examinar nuestro mensaje de dos maneras:
*
Test mailing. Podemos enviar a un solo contacto o a un grupo de
prueba. El mail de prueba sustituirá los tokens por la
información e incluirá los adjuntos que hayamos especificado.
Conviene verlo en varios clientes de correo electrónico y por
distintas personas.
*
Previsualizar envío de correo. Muestra el HTML con los tokens
sustituidos, pero no los adjuntos. Está bien para verificar que
el diseño se mantiene, pero es más fiable el primer método.
*
Paso 5. Programa o enviar. Podemos enviarlo inmediatamente o
programarlo. CiviMail envía los correos masivos por lotes de 400
contactos, para evitar que los correos queden bloqueados por los
filtros anti-spam.

2. Cómo gestionar los correos con CiviMail
*
Gestionar los envíos de correo. Los correos masivos pueden
encontrarse en tres áreas accesibles desde el menú > Envíos de
correo.

*
Borradores y correos sin enviar: Correos masivos guardados sin
enviar. Desde aquí podemos acceder a su edición.
*
Correos programados y enviados: los correos enviados permanecen en
este apartado hasta que son archivados o borrados. Podemos acceder
a las estadísticas (Informe) o usarlos como base para un nuevo
envío (Reusar – esta opción no está disponible para los envíos
basados en búsquedas). Más opciones: Archivar (para correos
enviados) | > Borrar (para correos enviados) | Cancelar (para
correos programados pero no enviados todavía).
*
Envíos de correo archivados: los correos archivados no estarán
disponibles para incluir o excluir a sus receptores de futuros
envíos. También hay opción de Informe y Reusar.
3. Cómo analizar las estadísticas
*
Informes de envíos de correo individuales. > Envíos de correo >
Correos programados y enviados. Podemos hacer un seguimiento en
tiempo real de los envíos. Para ello, pinchamos en “Informe” del
correo en cuestión. Cuando accedemos a la página de informe, si
actualizamos la página, se actualizarán las cifras.
*
Destinatarios. Número de personas a quién hemos enviado el correo
electrónico.
*
Envíos exitosos. Correos que han entrado en la bandeja de entrada.
*
Seguimientos abiertos. Número de personas que han abierto el
correo (en teoría). Para contabilizarlas, como otros programas de
correo masivo, CiviCRM usa un truco: añade una pequeña imagen, que
si se descarga junto con el resto de imágenes del correo, permite
saber si el correo se ha leído. Si no se descarga las imágenes,
puede haber abierto el correo, pero no será contabilizado. Un 30%
de tasa de apertura puede considerarse un buen número.
*
Click-throughs. Número total de veces que la gente ha pinchado
sobre los vínculos del correo (ver más información abajo).
*
Reenvíos. Número de veces que la gente ha reenviado el correo.
*
Respuestas. Número de veces que la gente ha contestado al correo.
*
Bounces. Número de direcciones de correo electrónico donde no ha
podido llegar el correo electrónico (ver más información abajo).
*
Unsubscribe requests. Número de personas que han pinchado en
cualquier vínculo de cancelación de suscripción.

*
Gestionar rebotes o bounces y contactos con correos electrónicos
inválidos. Los contactos a los que envíamos un correo pero éste
rebota por el motivo que sea (bandeja llena, cuenta electrónica
mal escrita), se quedan marcados con On Hold. CiviCRM eliminará
los siguientes mensajes que enviemos a ese contacto hasta que lo
solucionemos. Podemos acceder a los On Hold desde el Informe de
rebotes o haciendo una Búsqueda avanzada. También pinchando en el
link Bounces del Delivery Summary. Allí nos informa del error, por
ejemplo, si una dirección está mal escrita, la corregimos, y
quitamos el estado On Hold. A continuación podemos reusar el
mailing y añadir el primer envío a EXCLUDE Recipients of These
Mailing(s) para que sólo llegue a las direcciones que hemos
corregido.
*
Informe de Click-through. Muestra estadísticas por cada link del
correo. Hay dos estadísticas:
*
Clicks: número de veces que se ha hecho clic sobre los vínculos.
Clic en los números para acceder a los contactos que han pinchado.
*
Unique clics: número de personas que han hecho clic sobre los
vínculos. Clic en los números para acceder a los contactos que han
pinchado.

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